論述計算機信息處理技術在辦公自動化中的運用

劉建瑜

（江蘇省無錫市總工會）

目前為止，辦公自動化沒有一個準確的定義，主要是將現代化辦公和計算機網絡功能結合在一起的辦公形式。凡是在辦公中利用新技術、新設備等新興科技技術，都可以被稱為辦公自動化。很多企業通過辦公自動化，實現了對企業內部的整體改革和完善，使企業邁向現代化發展的進程。也有很多企業對辦公自動化進行細致的分析和研究，并且運用其中的自動化原理，也就是計算機信息處理技術，使辦公自動化性能得到了更全面的發揮，并且推動企業的發展。

一、辦公自動化和信息技術

信息技術是管理和處理信息時所采用的技術的統稱。主要包括傳感技術、計算機技術和通信技術，所以信息技術有時又被稱為信息和通信技術，主要被用于收集、管理和處理信息。

關于信息技術的理解，我們可以分為三個層次進行了解，從廣義上講，信息技術是一種能夠利用與擴展信息功能的方法，在哲學中，定義為信息技術與人本質之間存在的聯系；在一般情況下，信息技術被歸類為我們平時所能操作的數據資料，可以對信息進行采集、傳輸、加工等各種處理，這是屬于人對技術功能使用的理解結果。還有一種狹義的理解方式，那就是通過計算機、廣播、電視等設備對文字、圖像、聲音等進行加工、傳輸的處理過程，在這期間，所注重的是技術與科技之間的關聯。

我們主要是通過對一般情況下的信息技術的理解范圍，對現代化的計算機信息處理技術進行研究和分析，發現人與計算機之間的緊密聯系。在辦公自動化中，人與計算機成為一個獨立的辦公系統，只有兩者之間相互制約與激發，才能實現辦公自動化的現代化辦公系統的建立與完善，從而達到提高企業的辦公效率的實際目的。

二、計算機技術在辦公自動化管理中的作用

1.辦公自動化概述

中國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出：辦公自動化是利用先進的科學技術設備與人共同構成服務某種辦公業務的信息處理系統。由此可知，辦公自動化是人與技術設備共同組建的辦公系統，其具有辦公效率高、辦公內容準確等特點。下面我們將對辦工自動化的優點進行詳細的介紹和闡述：

（1）可滿足各項業務需求

辦公自動化的靈活度較高，避免了傳統的辦公模式中辦公場面混亂、環境嘈雜的現象。辦公室的員工可以通過網絡平臺進行互相協作，還可以隨時進行商討，方便溝通的同時還加快了辦公的進度。

（2）具有靈活的即時通信

網絡同樣也是用來相互通信的便捷途徑。在辦公網絡平臺上，員工可以實時地分享大量的資料信息，省去了傳統交流中不必要的麻煩環節。在辦公中發生突發事件時，也可以通過網絡通信進行實時溝通和交流，解決了辦公時孤立無援的窘境。

2.有利于降低企業的管理成本

計算機歷經了長時間的發展與革新，如今已經是具有現代化先進技術的信息處理儀器。隨著計算機的投入使用，信息時代因此拉開了序幕。計算機在企業的經營管理中起著重要的作用。不僅僅提高了企業的辦公效率，從而使企業的整體面貌得到了改善，并且使企業的生產成本大幅度降低以及企業的經濟增長點得到迅速提升。除此之外，減少了企業生產運作中勞動力的投入，提高了生產中的安全系數，并且節省了生產成本。

3.有利于擴大辦公區域，優化辦公環境

在傳統的辦公中，對辦公環境的選擇是有局限性的，通常受技術條件的限制，辦公存在一定的制約性。計算機信息處理技術廣泛應用之后，實現了辦公自動化，解決了這一難題。辦公自動化突破了以往環境和地域的限制，使辦公變得輕松、便捷，也使辦公室員工能夠隨自己的喜好對辦公環境進行調整，更好地促進辦公效率的提升。員工通過對計算機網絡的操作，在進行辦公的同時，將多個領域的資源信息進行交流，實現了信息的整合，為各領域之間的交流與合作奠定了良好的基礎。

三、未來辦公自動化的發展趨勢

近年來，計算機技術發展迅猛，對信息的采集、整理、存儲、加工、編輯等處理已不再是難題

現如今，計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用已經十分廣泛和普遍，我們很難預測在未來辦公自動化將會朝著哪一個方向發展，又會帶給我們哪些科技的體現。下面，我們以當今的發展趨勢為前提，對未來的辦公自動化發展做一下展望：

1.大量應用視頻技術

傳統的會議需要員工把企業高管們聚集在一起，對企業中的發展規劃等一系列問題進行商討，一個會議的討論往往會花費很多時間，導致會議的參與者身心疲憊。由于辦公自動化的發展，視頻會議的出現和應用解決了這一問題，使會議更加自由、輕松，通過攝像頭的成像傳輸技術，能夠看到會議現象的一切情況，猶如身臨其境一般，真正實現辦公自動化的高科技應用，充分實現了辦公中的自動化職能。

2.無線辦公環境

隨著Wifi 技術的發展，網絡通信迅速地在辦公領域興起。這種網絡辦公使得傳統的封閉式辦公室不再成為必需，工作者可以利用網絡和計算機技術隨時隨地地進行辦公，例如：機場、飯店、異地出差以及家中等等。此外，為了保障企業內部的信息安全，企業可以依據使用權限設置不同的應用級別，設定不同的處理優先權，保障這種網絡辦公的安全性。

3.靈活的工作程序

電子傳輸的速度遠遠地大于傳統紙質文件的傳輸，而且，其不僅僅能夠傳輸文字，還能夠有效地實現音頻、視頻的傳輸，極大地豐富了傳送文件的形式，并且其還能夠實現永久的保存，卻不占用任何的空間。

總而言之，辦公自動化一方面解決的是信息處理的問題，一方面完成了信息的傳遞和交流。隨著信息技術、計算機技術以及通訊技術、網絡技術的蓬勃發展，信息處理技術將會越來越完善、越來越發達，從而能夠更快速地實現信息的傳遞和交流。

四、計算機技術在辦公自動化中的應用

計算機技術作為辦公自動化管理體系中的主要技術，貫穿于辦公自動化的各個環節和要素，極大地提高了企業的辦公自動化管理效率和水平，因此，給企業帶來的效益是巨大的、顯著的。這些效益的收獲源自計算機技術在辦公自動化中的應用。計算機技術在辦公自動化中的應用，主要包括以下幾個方面：

1.圖文制作及演示軟件

圖文制作及演示軟件是計算機技術應用較廣的一項功能。指的是將需要的各種圖文內容，先通過幻燈片格式進行輸入，然后對表格、文本、圖片、剪貼畫、藝術字、公式等內容進行編輯，并根據需要插入視頻、聲音等，最后播放出來。這一軟件的應用，最大的功效就是能顯著增強演示的效果，而且在應用這些軟件的過程中，能極大地激發用戶的創造力。

2.文字軟件處理

處理軟件是計算機技術應用于辦公自動化中的重要表現。利用文字處理軟件能制作出各種文檔，包括商務合同、報告、書信等，且操作簡單、快捷。另外，文字處理軟件除在處理文字方面表現突出之外，在處理圖形和表格方面的功能也十分齊全。該軟件能將圖形、表格、文字很好地結合起來，以便更好地呈現出效果，且功能操作易于掌握，使用方便。軟件提供多項命令和功能，如列表排序、文件管理功能、郵件列表功能、數據計算功能、圖形處理功能、創建顯示類型、文字替換功能、文本對齊、添加圖形邊框等，以供用戶選擇，幫助其更快捷地完成任務。

3.數據處理電子表格

在處理數據時，應用數據處理電子表格能極大地提高工作效率。數據處理電子表格功能強大，操作具有簡便、清晰、快捷等特點，即便是初學者也能很快學會并熟練掌握。因其能提供大量分析工具，具有專業水準的計算工具，因而能在很大程度上削減重復、復雜的計算過程，使工作效率得以極大提升。

4.數據處理軟件

與文字處理軟件相類似，數據處理軟件則是用于處理各種數據。在現代企業辦公中，數據繁多、過程處理復雜是一大特點。而應用數據處理軟件，使用其提供的數據庫管理系統、應用程序生成器等，能幫助用戶創建各種數據庫應用程序，從而為所需的人提供各種有效、準確的數據信息。

綜上所述，計算機辦公自動化系統已廣泛應用于各行業中，極大地提高了辦公效率，且實現了空間無距離的信息化交流。辦公自動化也因此成為社會信息化發展的必然選擇。而對辦公自動化未來發展趨勢的分析，可知計算機辦公自動化技術將會在更多領域發揮重要作用，令人期待。

［1］常學洲，朱之紅.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究［J］.軟件，2014（02）.

［2］李大向.淺析計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用［J］.科技資訊，2013（35）.