從折舊費快速增長角度談共享服務中心的資產管理漏洞

孟西敏

（艾默生科技資源（西安）有限公司 陜西·西安 710075）

一、折舊費快速增長的問題

所謂折舊費，就是企業固定資產在使用過程中所發生損耗的補償，根據相關規定自投入使用月份的次月開始計提折舊；同時，停止使用的固定資產，自停止使用月份次月開始不再進行計提。在實踐中固定資產的具體用途存在著一定的差異性，折舊費科目也不盡相同，通常用制造費用、或者管理費用。如，2015 年4 月20 日，計提固定資產折舊費20000 元，其中：生產車間固定資產折舊費15000 元，管理部門固定資產折舊費5000 元。則會計分錄如下：

借：制造費用——折舊費 15000

管理費用——折舊費 5000

貸：累計折舊 20000

通過以上分析可知，企業固定資產投用以后的發生的折舊費用，直接關系著企業的資產狀況，如果折舊費用增長過快，則企業的總體資產額就會降低，單位的成本就會增加，這對企業的發展非常不利。近年來，很多企業集團在建立共享服務中心后，隨著部分人員和業務轉移到共享中心，與業務單位相關的資產采購也需要在共享中心完成，加上共享中心自身發展所需的資產，導致共享中心資產增加，折舊費急劇上升，對企業資金狀況也提出了挑戰。折舊費用快速增長問題是企業財務管理過程中需要面對的問題，如果處理不好，必須會影響企業的資金狀況，影響資金的集中管控。

二、相關部門折舊費快速增長的原因和解決方法

（一）相關部門折舊費快速增長的原因

企業的資產管理者缺乏責任感，目前的狀況是，一方面，共享服務中心的IT資產管理人員缺乏資產管理基本知識，管理手段欠缺，意識淡漠。IT 采購部門只要有新增加的員工，就會為其申請采購新的電腦，但是對于老員工離職所歸還的電腦，卻沒有及時進行登記，并實現調劑使用，而是簡單的入庫，造成賬面庫存資產大量積壓。另一方面，監督機制和監督力度也不夠，根據固定資產的管理要求，對于固定資產保管不善的應該做出處罰，但是這項管理在實際工作中未得到落實。在日常管理中，沒有做到對固定資產進行及時清查盤點，資產的配置也不是很合理，普遍表現為資產的閑置和利用率不高等現象。經過查看財務報表，發現固定資產投入占比重大，占總資產投資73%，經過對財務資產臺賬整理，發現公司在冊電腦數量1300 多臺，幾乎為員工總人數的2 倍，資產使用率非常低，而在實物上，IT庫房中存在大量已經完全不能使用的電腦,IT未進行報廢處理，另外有部分電腦被業務部門長期借用折舊卻仍在IT支持部門，IT因為沒有資產而在加大采購。共享服務中心的特征，導致資產采購存在控制缺陷。共享服務中心的建立使得各工廠的不同業務被集中在一起，對共享中心的管理者而言，評估各業務單位采購資產的合理性和必要性是一個很大的挑戰。而對各業務單位而言，其購買資產，僅從自身業務需要考慮，因為實施的是遠程管理，致使其財務人員遠離業務，根據數字也無法準確的分析實際情況，對資產的采購評估也會產生偏差，這導致業務單元的資產采購變成工廠和共享中心雙方監督的薄弱區，極易發生重復采購、無效采購的現象。造成公司資金流失，資產、折舊迅速增長，資產使用效率低下。員工績效考核目標存在矛盾，IT 支持部門迫于員工滿意度指標的壓力，根據業務部門的要求，頻繁給予更換電腦，或者給予配置多部電腦。為此采購的電腦數劇增，而換入IT 部門的舊電腦資產，則加大了支持部門的折舊費用。IT 資產管理部門資產信息缺乏，沒有資產的完整信息、使用人、使用狀況等的記錄和跟蹤，年度電腦采購預算中，達到使用期需要更換的電腦數量預測完全依賴財務的會計折舊年限進行判斷，脫離實際資產使用狀況。在編制預算時，留下預算空間，預算采購數量年年上升。資產采購審批環節存在問題，IT 部門往往迫于業務部門的業務緊急等壓力，先行購買資產，然后才根據公司流程的要求補辦資產采購申請等相關手續。

（二）折舊費快速增長的解決方法

第一，建立資產管理部門的資產臺賬，對企業資產進行全面的記錄、監督，并建立起相應的考核機制。協助IT部門，通過對財務資產臺賬的整理和公司實物盤點，幫助IT 建立資產臺賬。并要求臺賬完善資產信息。信息與財務共享，對于電腦的購買、使用、轉出、報廢環環相扣，所有環節及時更新。財務通過單據和臺賬進行核對。在核查IT部門年度預算時，根據臺賬，嚴格控制IT預算數字，不允許留冗余。嚴格按照資產采購流程進行采購，對于先購買，后審批的予以杜絕。從源頭保證采購的合理性。降低不必要采購。IT 部門日常申請采購時，應當嚴格按照要求進行審核，要求提供相關信息；同時，還要建立采購績效考核機制，其中包括對資產管理部門的采購金額、庫存率的考核，并且對庫存、采購進行嚴格控制。

第二，加大對財務人員和資產管理部門的培訓力度。高素質的人才是企業財務共享工作得以順利進行的關鍵，應當加大人才培養力度，不斷提高員工的綜合素質和業務技能，實現日常管理目標。對于企業新進員工，要求IT 部門在配備電腦時，盡量使用庫存電腦，以減少庫存量，提高固定資產使用率，對于需要更換電腦的，要求進行使用人現有電腦的信息核對，同時還要全面了解資產是否達到使用年限或者是否可用。培養各業務單元資產管理人員的資產管理意識和采購成本效益意識，強化與工廠溝通，加強資產采購的可行性評估。

第三，不斷完善企業的資產管理制度，建立起相應的資產使用、管理機制。對由于資產出借造成的費用中心和使用人不一致的，要求IT 部門必須予以清理。對已經不能使用的資產，督促其盡快進行實物處置，減少帳存資產數量。逐步提高其庫存帳的質量，使之更真實反映公司現有可供使用電腦狀況。建立資產使用政策，對業務部門要求更換的資產，如果未達到資產使用年限的，向工廠收取費用。培養員工良好資產使用習慣，延長資產使用時間。對于員工不善加使用，致使資產使用期限降低的，IT 部門在更換電腦時，由工廠補償資產處置的損失，提高員工愛護資產的意識。

第四，建立資產管理模塊，加強與IT 和各業務單位之間的相互協調與配合，及時了解資產的應用情況。實踐中，將辦公室自動化系統與企業固定資產管理工作結合在一起，實現數據資源的有效共享，提高資產管理水平。同時，還要不斷完善和健全企業財務管理系統，加強信息化建設，各業務單位應該根據自己的實際情況，搭建信息化平臺，及時更新系統確保信息平臺平穩運行。實現業務單元的資產與工廠管理部門的共享，提高工廠對各自在外資產的監督。

第五，增強職工的風險意識和防范能力。共享服務中心的業務是集團其他工廠業務的一部分，所以，必須增強風險防范意識和能力，以確保各業務單位能夠平穩運行。由于電腦屬于服務共享中心的最關鍵的資產，對各業務單元開展遠程業務起著至關重要的作用，所以IT部門應該定期對電腦使用運行狀況進行分批、有序的摸底，隨時掌握資產運行狀況，有計劃的進行替換，在消化現有庫存的基礎上，設置少量公用電腦，防范業務運行中的突發風險。同時避免因業務中斷而引起的不符合流程的非常規資產采購。

[1]任曉艷.實施共享服務中心的風險管理研究[D].西南交通大學,2008.

[2]張永嬌.財務共享服務中心構建問題研究[D].河南大學,2014.

[3]朱凱.跨國公司財務共享服務中心問題研究[D].蘇州大學,2013.