文書檔案鑒定工作之我見

○于海濤

（錫林郭勒職業學院，內蒙古 錫林浩特026000）

文書檔案鑒定工作一直是檔案館工作的難點，面對日益增多、價值參差不齊的館藏檔案，檔案工作者有無從下手之感。鑒定工作存在哪些難點呢？

一、需鑒定數量浩大

產生原因如下：

1.進館檔案質量不高。由于種種原因，檔案界一直對館藏量津津樂道，衡量檔案館的規模以及達標升級，館藏量均為主要條件之一，豐富館藏成為各檔案館的主要目標。在增加館藏之際，一些不具備進館條件的檔案悄然進館，因此，檔案館需要鑒定的已不僅是到期檔案，還有大部分冠以長期、永久之名，卻無實際保存價值的檔案。

2.檔案館未做到有計劃，經常性地開展鑒定工作導致需要鑒定的檔案與日俱增。在庫房不緊張的情況下，鑒定工作并不十分迫切，況且鑒定工作費時費力，又難見成效，檔案館未將鑒定工作放到應有位置，致使鑒定工作負擔越來越重。

二、鑒定程序復雜

2003年以前檔案按卷裝訂，分厚卷皮及子母卷小卷皮兩種。具體鑒定時，卷中若有不符合保管期限的文件，處理手續十分煩瑣：

1.拆卷。將不需要繼續留存的文件剔出，并在卷內文件目錄上說明；如剔出文件較多，則需要重新抄寫卷內文件目錄，重新組卷。

2.調整檔號。保管期限的調整，案卷的變化，需要重新編排檔號才能保證管理和利用。

3.調整檢索工具。案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工作都需要調整、更改。這種牽一發而動全身的操作，令工作人員望而卻步。

三、鑒定標準難以掌握

文書檔案的鑒定，不同于專業檔案，如會計檔案，保管期限劃分為5年、15年、25年、永久等幾個級別，期限劃分得較明確，鑒定時便于操作。文書檔案內容復雜，涉及面廣，價值不易確定，在鑒定時困難較大。目前，鑒定標準依據的是1987年頒布的《文書檔案保管期限表》，此保管期限表雖然在多年的文書檔案立卷、接收、鑒定工作中起到了重要作用，但實踐證明，在保管期限的劃分方面還存在不足之處，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開展。

解決的對策有：

1.注重進館質量，少一些無價值檔案進館。從某種意義上講，檔案在進館之前，已多涉及到鑒定工作。一是檔案室工作人員在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定。二是檔案指導部門定期對案卷質量檢查時涉及到鑒定。三是檔案館接收之前對案卷進行檢查。在這三個鑒定環節中，立卷鑒定環節是確保案卷質量的關鍵，檔案局（館）的指導、檢查是進一步保障。因此為保證檔案進館質量，應提高立卷人員業務素質，在立卷環節上就使保管期限劃分準確；在指導檢查環節，應將案卷質量作為重點之一，及時監督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環節，更應當注重檔案內在質量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價值的檔案剔除在進館之前。

2.改進立卷方式，提高現代化管理水平。傳統的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定，上文已有涉及。改進立卷方式，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢在必行。以件為組卷并輔以計算機管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，但其便于隨時剔除無保存價值文件的優勢就是顯而易見的。這種立卷方式在鑒定時，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作效率。

3.改進現行文書檔案保管期限表，便于鑒定操作。當前鑒定工作依據的《文書檔案保管期限表》存在諸多對鑒定工作不利之處，應進行必要的改進。一是調整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關系介紹信、下級報送文件、上級下發文件、提案類等文件，保管期限劃分高，進館后多數無人問津，占據了庫房，為鑒定工作增添了負擔。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如果僅從一個單位角度劃定保管期限，必然會導致檔案館各全宗檔案的重復，影響檔案鑒定工作。如干部任免各類審批表、下級單位報送的年度以下的報表等，涉及單位都要移交進館。這些問題如不在立卷劃定保管期限時解決，進館后依靠檔案鑒定剔除，難度相當大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長期、永久界定保管期限，在鑒定時不易掌握。如長期為16~50年，跨越年度如此之大，令鑒定人員無所適從。

4.在檔案館設立鑒定機構，由專門機構或專人負責鑒定工作。主要是對館藏到期檔案進行統計，制定鑒定計劃；對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行調查、分析，提出鑒定意見，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進行。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性。因此，認定電子文件的原始性，是保證具有憑證作用的關鍵。對電子文件的原始性認定是非常困難的，主要表現在以下幾個方面：

（1）電子文件易于修改，改動可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件大得多，使人們感到把握其內容原貌的困難。在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（2）電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。電子文件的制作者不一定像制作紙質文件那樣制出一份或一批原件來行使其職責，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候將其輸出，這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到電子計算機存儲器上或轉換成拷貝保存起來，在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內容文件可以毫無區別，無法區別其中哪個是“原件”，哪個是“復制件”。

（3）電子計算機軟硬件技術的不斷更新與換代，迎接電子文件必須不斷適應新的“生存環境”，這種適應需要以自身結構、格式的改變為代價。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

（4）電子文件不再具有固定的存貯載體，根據利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定載體，也就無法通過載體判定電子文件的原始性。

（5）電子文件不再具有制定的字跡，人們可以根據不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

（6）目前電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點使我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法判斷它的原始性，需要為它建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內容確確實實是在當時由原作者撰寫制作出來的，此后從未修改過，我們就應該承認它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態，甚至因轉換失去了原來的格式，這種“原始性”概念與紙質文件原件的區別主要在于它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內容的原始性為唯一標準。根據現代信息技術的特點和社會各方面對電子文件的需要，我們認為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當和必要的，它將使電子文件轉化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護是一件十分困難的，涉及多方因素的事情，這個問題的解決有賴于信息技術的進步、電子文件管理水平的提高以及有關法律的建立和完善。