財務信息傳遞障礙的分析與探究

暨南大學財務與國有資產管理處 黃敏

財務信息的有效利用一直都是管理中的薄弱環節，在現實工作中，會計職能的獨立性和專業性使其掌握了大量的數據，不僅記錄了過去、現在的財務狀況，也為未來的發展提供了全面的分析依據。但長久以來，會計功能僅局限于事后反映，事中和事前的信息往往被忽視，更無法被業務部門、決策部門所共享，本文認為傳統的按勞分工理論建立的職能型工作流正在阻礙財務信息流的傳遞，原有的管理理念、工作流程和管理手段面臨著嚴峻的考驗。本文通過探討財務信息傳遞中各類障礙的形成因素，闡述了信息傳遞問題對組織發展的影響，并提出初步改進的思路。

1 信息與財務信息

溝通的載體是信息，信息是組織管理活動的基本要素和依據，“信息論的創始人香農說：信息是用于消除不確定性的東西；控制論的創始人維納認為，信息是人們在適應外部世界并將這種適應反作用于世界的過程中，同外部世界進行交換的內容，接收信息和適應信息的過程，就是我們適應外部偶然性的過程；決策學的代表人物西蒙則提出：信息是影響人改變對于決策方案的期待或評價的外界刺激”。

財務信息是信息的一部分，從組織的角度來看，財務信息是在會計管理活動中，采用專門的核算方法收集和匯總的分析數據，反映了組織中資金運行的全過程，并通過公開和傳遞的途徑為企業決策提供支持，為各級管理部門提供戰略依據。因此，財務人員在日常記賬、核算、統計報表的工作中，對與資金有關的數據分類匯總再加工的過程就是編制財務信息的過程，財務信息的產生首先經過財務人員的專業判斷，將其按會計準則分類為資產、負債、所有者權益、收入、費用和利潤，與之相對應的是一系列的經濟行為，通過會計語言詮釋的是整個企業的經營狀況和經營成果。如果能夠有效地利用財務信息，就能敏感地發現經營中存在的問題，如資金是否有效利用、資產配置是否合理、利潤有無虛增虛減、未來的經營能力能否持續等。財務信息不僅反映結果，更揭示了企業的各種經濟關系和現狀，以及未來發展的預測，是企業運營過程中的“晴雨表”和“預警表”。

但是財務信息也和所有信息一樣，具有從主體到客體的傳遞、理解的獨特過程，其結構和處理的復雜性以及較強的綜合性和專業性，更容易導致信息失真，溝通客體無法理解信息含義等現象，從而產生各種傳遞障礙。

2 財務信息傳遞主要障礙

影響財務信息傳遞的障礙可以歸結為非結構性溝通障礙和結構性溝通障礙。非結構性溝通障礙主要包括信息的不對稱、地位差異、經驗判斷、溝通的技巧和方法、人際、心理、文化等因素，這類問題的產生是由各種客觀原因造成的；結構性溝通障礙主要包括溝通渠道、信息技術、工作流程等，是在組織結構及運行機制中產生的。

2.1 非結構性障礙

2.1.1 信息不對稱

信息不對稱理論產生于20世紀70年代，是指在市場中有關交易的信息在交易雙方間分布不均衡，導致一方知情而另一方不知情，占據信息優勢的一方可能會以此獲取最大的利益。信息不對稱的現象在經濟和生活中普遍存在，其產生的原因是多樣化的，而財務信息不對稱可以歸納為以下兩種。

(1)社會化和專業化分工明顯。當今社會分工越來越精細，專業化程度越來越高，隨著經濟高速發展，專業人士與非專業人士之間的信息差距越來越明顯。會計人員掌握的專業知識要比非會計人員更全面，對信息的識別和理解也更精通；但在另一方面，會計人員的工作主要偏重于財務數據的核算和分析，對組織內部經濟運行的其他領域并不熟悉，因此如果缺乏對非專業領域的理解和判斷，信息傳遞中就容易發生判斷性失誤，從而造成信息的不對稱。

(2)可用信息的識別和理解。當今的信息時代使人們時刻都處于各種資訊的包圍當中，如何過濾帶有“雜質”或者錯誤的信息，是識別有效信息的關鍵。財務信息在數量上要求全面，在質量上也講求重要性原則，重要性的程度往往需要財務人員的職業判斷。由于財務人員和業務運作者分屬不同的專業層次，從各自的立場和角度來理解和使用信息往往會造成偏差。例如資金運作表面上正常，但在資金結構上由于業務的差異已經有所不同，如果對此缺乏了解和分析，單憑數據是無法準確反映經營上的問題的。

2.1.2 地位差別造成的認知性障礙

在組織成員間因為地位差異容易形成對信息的認知性障礙，首先是心理因素方面，也被管理學家稱為“位差效應”，指在組織中由于地位的不同而產生的上位心理與下位心理，上位心理因層次較高形成了優越感，下位心理因層次較低形成了自卑感，因此職位的高低對溝通有一定的影響，信息理解容易失真；其次由于職位的不同，對信息的認知存在差異，一般來說職位較高的人掌握信息較多，考慮權衡因素、因果關系較全面，而職位較低的人掌握信息較單一，考慮問題不夠全面和完善，因此同一條信息對于不同層級的使用者來說有著認知上的差異。

2.1.3 經驗型障礙

在對信息的認知過程中，人們一般利用自己以往的經驗、知識來進行選擇、理解和評價，并把信息轉換成為自己能夠接受的符號。在轉換過程中，信息接收者對信息的處理和分辨往往依賴于參考架構或經驗來完成，有可能忽視了信息本身的實際情況，造成誤解而產生信息傳遞障礙。

2.1.4 雙向溝通技巧型障礙

傳統的財務信息傳遞僅限于提供財務報表，或領導下達指令，下屬根據指令反饋信息，兩者間沒有產生雙向的有效溝通，也沒有真正地反映問題和解決問題。有效的財務信息傳遞必須是雙向的，接收者要掌握良好的溝通技巧，通過換位思考來理解對方的意圖，針對不同的信息傳遞對象采用不同的溝通方法，以達到雙向理解的目的，使財務信息的真實性得以傳遞。

2.1.5 財務信息的供需矛盾

傳統的財務信息一般是以財務報告的形式對外公布，因此財務信息在數量上是全方位的，是對企業財務狀況和經營成果的總體反映，而在實際工作中，不同的用戶對財務信息需求的角度不同，財務信息呈現的單一性使效用成本提高，往往難以滿足不同使用者的個性需求；此外對外公布的財務信息都是經過加工匯總分析出來的，存在人為職業判斷的因素，從而使財務信息提供者與信息需求者之間、不同的需求者之間產生利益或立場的矛盾，由此造成信息傳遞障礙。

2.2 結構性障礙

2.2.1 組織結構障礙

從橫向來看，組織結構的設置一般遵循分權制衡的原則，因此各部門既有分工又相互依賴，既要合作又相互監督。傳統按職能分工的弊端在于過多關注局部，對整體的流程和目標缺乏統一認識，例如只關注本科室或本崗位的工作內容，忽視整個工作流程。組織結構方面的財務信息傳遞障礙問題表現在：過度的崗位專業化使各部門專注于手頭的工作，長期以來容易形成思想僵化，無創新和學習意識，一旦出現業務交叉或者理解不清晰、制度不嚴密、業務存在特殊性等問題時，就會產生流程脫節、相互推諉的現象，嚴重的則影響工作效率。特別是跨部門的財務工作會被職能部門所忽視，造成延誤甚至數據的差錯。

從縱向來看，上下級溝通本身就存在固有的位差效應，而且由于關注問題的角度不同，及掌握信息的不對稱，使得上下級經常有局部和全面的差異。信息傳遞形式必然與組織結構的格局相一致，從而服務于各級決策的判斷，如果有所脫節就會形成障礙，造成部門間職責權限的模糊，上下級信息傳遞的失真。層級制縱向管理的缺陷在于對信息的掌握和理解的不一致，作為財務部門同樣也存在著這種問題，工作人員接收信息一般來源于上級管理者，而上級管理者的信息來源于更高層的管理者，工作中出現的問題也是由下至上地逐層反饋，因此中層管理者的溝通能力和判斷能力尤為重要，一些由于信息不暢順而出現的問題往往源于中層管理者的瓶頸效應，如信息傳遞的遲緩、反饋的不及時、解決問題的拖延等。此外，跨級溝通的缺失也使基層工作人員忙于手頭的工作，不關心整個部門的目標任務和方向，不理解上級的工作部署和安排，導致部門凝聚力不足等問題。

2.2.2 工作流程問題

組織的工作通常包含三類流程：業務流程、財務流程、管理流程，并通過物流、資金流和信息流相互聯系、相互依存、相互作用。但傳統的勞動分工強調的是“職能導向”而不是“業務流程導向”，財務信息管理即使步入了電腦時代，其思想仍然是照搬手工操作，關注的是財務內部核算本身，而不是從一個完整的業務流程結構來考慮。按職能分工的組織結構使工作流程分割斷裂，形成獨立運作的科室。如果組織結構設置不完善，就會增加不必要的工作環節，使信息傳輸脫節或失真，反映能力和整體業務處理能力減弱。因此，協作成為跨部門信息傳遞的關鍵，一旦處理不及時，沒有通盤考慮各個業務環節的關聯度，就有可能解決了一個問題又引發了另一個問題。實際上，從全局考慮，各部門的工作內容都是業務流程中的某個環節，從來都不是獨立存在的，需要各環節的緊密配合才能保證整體運行的順利。而在落后的按勞分工的思想指導下，不同部門之間必然形成“信息孤島”，由此帶來了工作流程的信息傳遞障礙。

此外，沒有嚴格的流程控制，個人能力的強弱往往直接影響工作效果，在平常的工作流程中問題也許不明顯，但在對特殊問題的處理方面，容易使問題得不到解決或拖延下去。

3 解決財務信息傳遞障礙的思路

3.1 信息技術與ERP管理思想

針對財務信息傳遞過程中的結構性障礙和非結構性障礙，信息技術是目前采用的最有效、最廣泛的手段，此外建立行之有效的信息傳遞機制，重視提高信息傳遞的效率也可以減少財務信息傳遞過程中的障礙。

ERP的管理思想從20世紀90年代初運用到企業管理，其宗旨是針對人力資源管理、物資資源管理、財務資源管理、信息資源管理提出集成一體化的方案，以實現信息數據標準化的企業資源計劃系統。財務資源作為融合企業各類業務流程的中樞而起到主導作用，其中心思想就是通過梳理整體的業務流程，用信息化的手段將組織內的重要流程環節都融入系統中，制定標準化的業務格式，最大限度地將業務、信息、資源融合在一起，從而跨越部門障礙，實現信息傳遞的直接、準確、快捷，同時在另一方面也擴大信息傳遞的廣泛度和可控度，為信息的無障礙溝通建立了平臺。

3.2 信息一體化平臺存在的問題

在實際操作中，系統的建立往往存在偏離預想的情況，從而不能發揮最大的效能，原因主要在于系統并沒有完全解決信息傳遞中的個性化問題。例如在系統設計的最初，系統設計人員與實際操作人員的想法存在著偏差，設計人員考慮的是系統架構和運行，操作人員要的是效用和便捷，如果溝通中無法達成一致，系統就達不到使用者所預想的結果，特別是組織內各層級管理者的個性化需求更加難以滿足。

本文認為，在系統設計時要注意整體性、實操性、延伸性和效用性，理想的財務信息一體化不應該是獨立、封閉、只強調專業化的系統，它與企業內部的其他信息系統相結合，業務系統的數據可以借助網絡將指定信息實時傳輸到財務部門，財務部門及時處理后將相關信息自動反饋回去，實現信息同步交流和信息共享。這就要求系統設計者以財務信息傳遞為中心，以使用者為導向，不能單純做各類業務的疊加，應該考慮整體流程的順暢和使用者的需求。

3.3 觀念的轉變和組織文化的建設

對于各種客觀因素造成的信息傳遞障礙，首先應該引起管理層的高度重視，在組織內部建立起溝通良好的運行機制，使工作中的每個環節都可以運行自如，從而保證企業內部管理機制的良性循環；其次要加強員工的業務技能及溝通技能培訓，讓每個崗位都清楚了解自己所處的位置和作用，特別注意信息傳遞節點的判斷；最后是要建立有效的信息傳遞渠道，針對不同層級提供所需的信息，財務信息有比較敏感的內容，要區分可公開和僅向相關者公開的信息，對于財務政策、財務辦事流程等應該公開和透明，讓辦事者和相關人員一目了然，減少獲取信息的障礙性因素。

[1]楊周南.會計信息系統——面向財務部門應用[M].北京:電子工業出版社,2006.

[2]郭軍.強化財務預算管理與信息溝通的探討[J].經營與管理,2008(03).

[3]王澤山.財務信息系統問題探討[J].會計之友,2010(02),043.