數字檔案信息技術外包的風險及避免措施

趙維寧

（重慶郵電大學檔案館，中國 重慶 400065）

紙質檔案數字化的過程，需要先進的信息技術來支撐，但是由于檔案管理部門的計算機專業知識與技術相當有限，檔案數字信息化進程很艱難，所以很多檔案部門都把信息技術外包給了專門外部企業。這些企業專門從事各種檔案部門的檔案數字化的前期工作，他們的服務專業并且高效，檔案數字化的業務外包內容很多，檔案部門通過這種外包的模式充分利用了最優秀的專業資源，從而減低檔案數字化的成本，同時檔案數字化的效率也得到了提高。

1 數字檔案信息技術外包服務的優勢

1.1 外包服務節約數字檔案建設成本與時間

數字檔案前期工作是需要比較專業并且要求高的設備進行信息采集與輸入，而且紙質檔案轉化為數字信息需要工作人員具備IT行業的一些專業知識，所以數字檔案信息技術采取外包模式可以大量地減少前期工作的人員與資金的投入，而且外包企業都是具有數字檔案這方面嫻熟的技術與先進的設備，外包比檔案館自己操作避免很多操作風險。外包公司具有優良的IT技術、合作協調的工作談對、豐富的工作經驗，這些因素都可以讓外包公司具有比檔案部門更高的工作效率。

1.2 外包服務數字檔案建設提高服務質量和服務水準

采用外包模式可以依托外包公司的技術優勢和豐富研發經驗加強對系統間的相互溝通，有效借鑒其他部門數據設計模式、兼容其他部門的數據設計格式、避免重復投入。同時在信息管理系統的設計上可以充分引進或利用現成的數據庫，提高檔案信息資源的利用，所以檔案部門通過外包企業的幫助可以建立完整而且規范的電子數字檔案庫，為各部門、各單位提供優質、高效、便捷的在線查詢和訪問服務提供便利，使檔案部門的服務水準得到提高。

2 數字檔案信息技術外包風險

2.1 外包檔案的保密問題風險

檔案部門擁有許多保密檔案與涉密文件，這些檔案法律規定是具有保密性的，在一定的保密期限內是不能被隨便外傳的。因此在數字檔案的外包中，必須保障涉密檔案的安全，如果一味追求檔案數字化外包的高效快速而不顧檔案的保密要求，必然會導致檔案部門的泄密問題，增加檔案部門保密職能的風險。

2.2 外包公司服務質量風險

外包公司盡管擁有先進的IT技術，但是他們對檔案部門的業務并不熟悉檔案部門業務需求，所以如果檔案部門與服務商之間缺乏必要的溝通，就會導致外包公司對檔案數字化的需求產生與檔案部門不同的理解，就會給檔案數字工作帶來風險。外包公司的技術能力、財政支持能力、持續發展能力、等多種的因素都會造成外包工司的不確定風險，公司的不確定風險同樣也會給數字化檔案建設帶來質量風險。

2.3 數字化外包的管理風險

外包公司必需成立專門的工作小組到檔案部門們去做前期工作，這個專門的工作小組是臨時性的，只是處理相應的外包業務，不同的工作小組完成不同階段的工作，整個外包由于多個不同的人組成不同的臨時性的工作小組完成，這樣工作小組的決策權和管理權限都是模糊不清，難于統一管理，互相協調的難度也大，很多檔案館用戶會疏忽對外包工作小組的監督管理，所以會因為外包小組的不穩定性導致外包項目的質量受到影響。

3 數字檔案信息技術外包風險防范措施

3.1 要選擇專業、可靠的檔案數字化業務外包公司

檔案部門選擇外包公司首先要向專家咨詢專家意見，然后應該多方打聽，收集社會評價，找那些社會反響好的外包公司，再根據專家的建議分辨外包公司的技術能力、業務處理能力、財務狀況，找專家對外包公司的研制與開發能力進行專業的評價與審核，從投標的外包公司中選擇那些真正有實力的公司。最后要核實一下外包公司在近幾年完成的項目表，評定其在軟件工程工具、配置管理方法、管理技術人員、控制項目成本和質量的能力及水平。

3.2 要加強對檔案數字化業務外包的管理

檔案數字化外包的過程中，必須以業務技術應用管理者的身份加強監督管理：第一，要與外包公司簽訂合法有效的合同。合同必須合法，而且有可操作性，在合同中要明確雙方的權利與義務責任。第二，檔案部門應該成立有專家組成的監管小組，對外包公司的工作進度與質量進行定期或者不定期的監督，及時發現問題及時解決去問題。第三，要加強與外包公司的溝通與交流，定期舉行研討會，檔案部門與外包公司一起制定項目的協調計劃與工作進展計劃。

3.3 加強檔案部門的學習與創新能力

檔案部門必須加強自己內部員工對IT知識的學習，該檔案人員提供學習的機會，也可以聘請專家來檔案部門講課，應該給檔案部門接觸信息技術利用的機會，增加檔案部門人員對信息知識的了解。同時，應該加強IT技術與檔案業務的結合，提高檔案管理部門自身的業務水平，同時可以提高檔案管理人員對外包企業的監管能力。

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