淺談如何做好衛計檔案管理工作

楊和菊

（棗陽市興隆鎮計劃生育服務中心，湖北 棗陽 441218）

衛計檔案是國家檔案的重要組成部分，但受基礎條件、觀念體制、人力和經費等因素的制約和影響，人口衛計檔案管理仍存在著很多問題和薄弱環節。進一步規范衛計檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農村建設服務，對促進人口衛計工作必將起到重要的推動作用。

1 衛計檔案的主要作用

衛計檔案是衛計部門的基礎性工作軟件。檔案對研究歷史、認識社會、指導工作具有重要的憑證和參考作用。所謂衛計檔案，就是衛計部門在進行各項職能活動時形成的全部檔案的積聚。檔案工作就是負責管理檔案專門業務，就是在統一管理衛計檔案的原則上，建立專門檔案制度，科學地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映衛計工作活動的衛計檔案，既可以為單位領導者提供決策依據，又可以為檔案利用者了解國家各項方針政策提供幫助，還能為制訂計劃、開展今后工作以及處理問題提供可靠的參考材料。在衛計工作活動中，無論是全國性的人口普查、人口統計的數字調查、衛計人員工資調整，還是行政執法工作的深入開展、基建工程的規劃與實施、衛計隊伍的建設與整訓、各項經費的管理、再生育人員調查、獎勵扶助對象的獎金發放等都離不開檔案。如果檔案資料不齊全，不準確，就會影響以至延緩這些工作的正常開展。特別是接受新任務，制訂新的工作計劃，或遇到新問題，出現新情況，需要做出正確的決策時，檔案的參考和借鑒作用更不可缺少。檔案的信息作用越來越被人們關注和重視。衛計檔案是衛計工作中一個不可缺少的重要組成部分，是其它工作所不能替代的，已成為衛計部門管理工作中不可缺少的一項基礎性工作。

衛計檔案也在創造價值和效益。衛計檔案除直接記述和反映衛計工作活動外，還能創造出經濟效益和社會效益。因為檔案工作人員每年都要為單位的各項工作提供大量的文件、資料、信息，為利用者避免了重復勞動，節約了時間，間接產生了經濟效益和社會效益。

衛計檔案是不可再生的寶貴財富。衛計檔案真實地記錄了機關的行政管理、衛計各項工作的全過程，凝聚著衛計管理的成功經驗，是全體人員辛勤勞動和智慧的結晶，它作為衛計工作的重要組成部分，既具有現實作用也具有長遠作用。因為衛計事業需要一代一代地繼承和發展，各項工作也要一代一代地往下傳。社會活動不停止，檔案工作就不會停止。檔案一旦損失，就無法彌補。因此，我們不僅享有利用檔案財富的權力，更有為后人積累和增加財富的義務，這是事業的需要，也是對歷史負責的表現。

2 衛計檔案工作的規范化

系統網絡化。衛計檔案工作是衛生和計劃生育工作的重要組成部分。要充分認識做好檔案工作的重要性，把檔案工作作為一項重要工作內容，明確專人，落實責任，加強管理，實現衛計檔案工作管理系統網絡化。

實現系統網絡化，能夠有效地保證工作的正常運轉。這個網絡既是衛生和計劃生育工作的基本體系，同時也是衛生和計劃生育檔案收集、管理的系統體系。要定期對這些衛計部門的網絡檔案員進行業務培訓，使其熟悉網絡檔案業務，精通網絡操作技術。實踐證明，完整的領導機構，過硬的工作隊伍和健全的基層信息網絡，是做好新形勢下衛計檔案工作的重要基礎。

職責明確化。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

工作制度化。人口衛計工作十分繁雜，市衛計局和各鄉鎮、村級衛計部門要經常接觸大量的已婚育齡人群。在這種情況下，就需要制定一套完整的制度來規范和約束。根據多年工作的實踐經驗，這些制度應包括以下五個方面：一是對專兼職檔案員實行考核年獎懲制度；二是衛計檔案收集、上報、整理、存檔應做到規范，要根據上級業務部門的統一要求，按照嚴格的標準，進行操作；三是實行定期談話制度。專兼職檔案人員要定期與服務對象談話，取得工作主動權；四是實行衛生和計劃生育項目檢查治療登記制度，為醫院的B超室、X光室、手術室、婦產科等相關科室專門配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統計起來；五是實行檔案收集整理專業時間制度，規定各科室下班前要收集歸檔當日的資料，每月上報一次檔案材料。另外，還要制定一些輔助制度，依次保證上述各項制度的落實。只有嚴格有關規章制度，才能確保檔案的完整和安全。

管理科學化。衛計部門檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進行科學的歸檔整理。為保證工作質量，達到檔案分類設置合理、組卷規范的目的，重點應抓好以下五個環節：一是合理設置分類體系；二是實行定期歸檔制度；三是實行衛計檔案工作檢查制度；四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關規章制度，確保檔案的完整安全；五是認真做好年度檔案收集整理和開發利用工作。

總之，衛計檔案的管理工作，如果實行無序的管理方式，勢必造成不良的后果，給日后的工作帶來被動。實行完善的管理方式，能夠有效地促進衛計工作的正常開展，讓衛計工作可以循序漸進，發現問題可以立即排查，依次實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為衛生和計劃生育工作做出長遠又積極的貢獻。