探討現代檔案管理工作的創新

孫軍穎

(大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣教師進修學校 黑龍江 大慶 166200)

現代社會的進步和發展源于改革和創新，檔案管理工作只有不斷更新管理觀念，提升檔案管理工作水平，才能適應社會發展的現代化要求。如今計算機技術、網絡技術、信息技術已逐步被應用于社會各個領域，使得各行業的現代化管理水平得到不斷提高，傳統的手工檢閱和人工查卷的檔案管理方法效率低下，因此，采取科學合理的方法及手段對檔案管理進行創新顯得尤為重要。

一、當前檔案管理工作的不足

檔案管理工作就是對各種檔案進行收集、征集，分類、立卷，保管、保護，開發利用。檔案中一般記載著企事業單位歷來的企劃和統計數據，這些資料有助于企事業單位管理者的工作，要提高企事業單位綜合能力，提升企事業單位員工的工作質量和效率，加強檔案管理是必要條件。隨著信息化的發展，當前的檔案管理工作明顯不能滿足要求，種種問題也顯露出來，下面就出現的問題進行簡單討論分析。

1．管理制度不完善

企事業單位在制定檔案管理制度時沒有充分考慮到現實的問題，對檔案管理工作不重視，使得制定的管理制度不完善，如有一些檔案管理工作分配不合理，導致檔案管理工作出現漏記、重記的現象;或者企事業單位員工的各種檔案沒有及時更新、收集信息，很多檔案在收集整理歸檔的過程中缺乏系統完整的記錄、整理，失去了許多應有的使用價值;而在整理中沒有條理性，使得檢索時不方便;保管制度的不健全，對不同文件的加密條件沒有準確的規定，造成了機密的遺失;有些基礎設施建設不夠，使得部分檔案遺失，造成了不可彌補的損毀。

2．檔案管理者的綜合素質偏低

檔案管理人員必須具備十足的耐心和認真的態度，具備一定的計算機知識，從而方便工作，滿足工作的需求。而許多檔案從事人員來源復雜，對他們的培訓力度不夠，這使得他們對工作職責不是很了解，而導致在一些工作中出現遺漏、不全面的地方，在計算機的使用上，許多檔案管理者文化程度不高，不能熟練地應用計算機知識，對工作的積極性也略有降低，這給檔案管理工作造成一定的損失。

3．檔案管理室的設施不齊全

隨著科學技術的不斷發展，計算機網絡技術在檔案管理中起著很重要的作用，被廣泛應用，管理的手段和軟件系統也在不斷進步、升級，而一些企事業單位仍采用手工收集、檢索，這對查找極不方便，也不利于檔案的收集、利用和開發。檔案管理室建設不標準，對檔案管理必備的條件解決落實差。

二、現代檔案管理工作的創新途徑

檔案管理工作在新時代下出現了不少問題，而若想得到解決，則需對檔案管理工作進行創新來更好的適應我國社會形勢的發展，促進檔案事業的發展。

1．檔案管理工作制度的創新

各級領導應了解檔案管理工作的重要性，在制定檔案管理制度時多了解目前的現狀和改進的方法，健全檔案管理制度，落實到檔案管理的每一處，以提高管理水平。規范從業人員檔案管理水平，創新檔案管理模式，把現代化的管理手段和先進的管理技術融入到檔案管理工作中，推動檔案管理工作朝著全面多元的方向發展。提高檔案管理現代化意識，從基礎工作抓起，學習成功經驗，充分利用檔案管理信息軟件，建立電子檔案，檔案工作創新既要學習本行業專業知識，借鑒本行業成功的經驗和方法，又要學習相關專業、其他行業知識，借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。在有限的資源下，不斷地優化檔案信息的錄入、收集和管理方式，同時也要加強現代化設備和檔案管理軟件的更新。同時完善責任制度，在發生問題時能夠及時找到責任人，避免管理工作者推卸責任的事情發生。

2．檔案管理工作者的變通創新

提高檔案工作人員專業技能和素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先，要引進高等學科人才，注意引進招聘一些有文化專業知識、專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。其次，加強現有人員的繼續教育培訓工作是目前和今后一段時間刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新行業、新領域、新技術不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出新的要求和挑戰。檔案管理工作人員要提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術、來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。

3．檔案管理工作設施的創新

改進和完善檔案功能。嚴格遵循國家法律和相關方針政策，以堅持更好地為大家服務，充分發揮檔案事業在建設和諧社會中的作用為宗旨，做到功能齊全，設施完善，經濟實用，滿足檔案收集、整理、保管、利用等工作需要。使其記錄內容全面、客觀、動態。一是對檔案的功能應進行予以保留;二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，從而更好地為單位服務。

三、結語

綜上所述，檔案工作一定要研究新情況，適應新變化，尋求新發展。檔案工作只有把握發展的脈搏，步入創新之路，才能找準檔案工作的切入點，不斷加強服務能力，有效地促進檔案工作可持續發展。

［1］李國民.略論認識檔案管理改革的制度創新與策略選擇［J］.新西部，2012(6):P33．

［2］韓煒.淺談新時期下如何做好檔案管理工作［J］.科學時代，2012(16):P78．