信息化環(huán)境下招投標檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新

王 穎

(齊齊哈爾市建設工程招投標管理辦公室 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

在建設工程實施過程中，需要對利用招投標來選擇高質量及高信譽度的承包商，而且招投標全過程中所形成的原始資料即是招投標檔案，由于這些資料具有較高的價值，所以需要進行妥善保管和管理，從而確保招投標檔案的完整性，以便于更好的確保招標投檔案作用的發(fā)揮，更好的為社會發(fā)展及經(jīng)濟建設服務。長期以來我國檔案都是以紙質檔案為主，招投標檔案也不例外，但隨著信息化技術的發(fā)展，目前招投標檔案都是利用計算機形成電子文檔，而紙質資料為輔。招投標檔案的數(shù)字化，就為其管理工作增加了難度，需要在管理中進行不斷的創(chuàng)新，以更于更好的適應招投標檔案的數(shù)字化管理的需要。

一、信息化環(huán)境對招投標檔案數(shù)字化管理的挑戰(zhàn)

在當前信息化環(huán)境下，招投標檔案數(shù)字化后，有效的提高了檔案管理的效率，在對檔案利用時有了更大的便利條件。但招投標檔案數(shù)字化過程中，也面臨著較大的壓力和挑戰(zhàn)。

首先，長期以來檔案管理人員因循守舊的思想很難改變。由于信息化環(huán)境下，招投標檔案的數(shù)字化其先進性和科學性是傳統(tǒng)檔案所無法比擬的，其無論是收集方式、管理方式還是利用方式都發(fā)生了較大的變化，但長期以來在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理人員謹小慎微及因循守舊的思想和觀念在受到來自于檔案數(shù)字化變革的沖擊下，本能的會產生抗拒，在工作中就會有消極的情緒存在，不利于檔案數(shù)字化管理工作的正常開展;

其次，在配套設施上，包括檔案數(shù)字化后所需要的信息生產設備、信息存儲設備和信息管理設備，同時還需要軟件、網(wǎng)絡和信息安全保障，但在目前很多招投標機構中這些系統(tǒng)配套都存在著嚴重的不足，從而無法更好的滿足招投標檔案數(shù)字化的要求。由于當前軟件開發(fā)時往往只是面對單一的檔案管理部門，這就導致檔案信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，不能更好的滿足檔案信息共享性的要求，制約了檔案數(shù)字化的進程。特別是在當前信息化環(huán)境下，網(wǎng)絡和信息安全問題尤為突出，這對于招投標檔案數(shù)字化管理帶來較大的較大的安全隱患。

最后是檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準。這就在很大程度上導致檔案數(shù)字化水平處于較低的水平，更是不能與當前信息化環(huán)境下對檔案管理的新要求相適應。另外當前招投標機構中信息處理復合型人才較少，由于人員信息化水平較低，不能更好的對數(shù)字化設備進行操作，從而無法將數(shù)字化的優(yōu)勢更好的體現(xiàn)出來。

二、信息化環(huán)境下招投標檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新

(一)管理與理念創(chuàng)新

隨著科技的快速發(fā)展，人類社會的不斷進步，人民群眾對檔案信息的利用要求越來越高。就拿招投標檔案而言，很多企業(yè)都有訴求反映到招標單位，如果能方便的瀏覽過去在該單位的投標記錄和投標文件，企業(yè)愿意為此支付費用。所以在管理上，要考慮滿足個人和企業(yè)法人的需求，在理念上，檔案不再是“包袱”，它也可以創(chuàng)收。之前憑介紹信到窗口查閱的非保密檔案，完全可以利用信息網(wǎng)絡平臺，電子商務交易辦法處理，輔以個人、法人身份驗證，屆時，用戶瀏覽授權內的網(wǎng)站就如同網(wǎng)購一樣方便。

(二)技術與架構創(chuàng)新

應充分利用云計算技術、物聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)技術及移動互聯(lián)網(wǎng)技術對檔案數(shù)字化進行技術升級與架構創(chuàng)新。基于云計算的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)主要由云計算數(shù)字檔案管理應用程序，數(shù)字化檔案管理節(jié)點，計算機專用網(wǎng)絡、信息安全設備等構成。利用物聯(lián)網(wǎng)的RFID 技術可將電子檔案與紙質檔案完美結合，一一對應。基于大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析技術，則為檔案信息化增值服務提供了想象空間。招投標雙方能夠從歷史文件庫中找到與當期項目相似的案例，對于招投標文件的理解，對于招投標工作的組織，都是非常有利的。

(三)規(guī)范與流程創(chuàng)新

真正把招投標工作和檔案管理工作以及數(shù)字化技術結合起來，需要更新標準、再造流程。《電子招標投標辦法》雖然對電子招投標的歸檔也進行了約束，但還是從大框架上給的要求。實際操作上，很多檔案工作都是事后再次歸口相關人員整理。如能夠更新一下流程，把招投標工作的任何一項活動記錄文件都作為檔案組成因子，自動操作、隨時歸檔，那么當一次招投標實例完成時，全部歸檔工作就自動完成。一切都可以靠程序完成，不再依賴人工，即提高效率又降低了人為錯誤。除了在招標機構內部考慮電子招投標與歸檔的實時結合，還可以由專業(yè)檔案部門考慮各部門各機構檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一入庫整合，這都是標準流程適應招投標檔案數(shù)字化管理發(fā)展需求的體現(xiàn)。

三、結束語

在當前信息化環(huán)境下，信息網(wǎng)絡給我們帶來了全新體驗，其可以將不同操作系統(tǒng)和不同類型的終端連接在一起。在這種環(huán)境下，招投標檔案管理也運用了信息管理系統(tǒng)，這有效的提高了招投標檔案管理的效率，同時利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫技術，將招投標數(shù)據(jù)集中在一起，為管理工作帶來較大便利。并通過將招投標數(shù)據(jù)進行備份、多份布放等有效的確保了數(shù)據(jù)的安全性。這為招投標檔案更好的為社會經(jīng)濟發(fā)展服務提供了充足的保障。

［1］劉娟.淺議實現(xiàn)招投標檔案優(yōu)化管理的目標.城建檔案.2013 －02 －15.

［2］張音.淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端.黑龍江科技信息.2009 －02 －05.