淺析新形勢下房產檔案的數字化管理

高 原

(哈爾濱市住房保障和房產管理局檔案信息中心 黑龍江 哈爾濱 150000)

一、淺析房產檔案數字化的含義

房產檔案數字化是指借助一些諸如計算機、掃描、數據庫和多媒體存儲技術之類的新時代下的先進的、科學、發達的技術，有效的實現將各類形式的房產檔案轉化為簡潔明晰的數字化的信息，并將其以數字化的信息儲備起來，借助網絡這一高新途徑將其有機的結合起來，并最終通過計算機系統對其進行統一管理，力求建成一個系統、全面、科學、安全的信息數據庫，以供企業和相關人士隨時查閱和調取資料，方便了房產檔案的管理和傳遞，在很大程度上實現資源在多個領域內的共享。

二、實現房產檔案數字化管理的必要性分析

在經濟飛速發展的今天，伴隨著房地產業的不斷興起，房產交易無論是在方式還是在數量上都發生了巨大的變化，傳統的房產檔案管理模式已經無法適應現代化的房產發展水平。房產權屬檔案數字化管理可以很好的克服傳統的管理模式所暴露出來的很多缺陷，在信息獲取的途徑方面、信息獲取速度的大幅度提升層次上、在圖文結合層面、在現代化的網絡和計算機的運用上、在信息的儲備能力方面、在檔案的保存形式上、在檔案的分類、整理、排序、查閱、統計等管理方面都表現出顯著地優勢，而這些優勢能夠不斷地改善我國房產企業的檔案管理水平，推動房產檔案管理的發展，從而更好地為房地產企業的發展提供正確、科學的信息，不斷地提高工作效率，有效的實現我國房產企業檔案管理的科學化、規范化、數字化。

三、新形勢下房產企業檔案的數字化管理現狀分析

1．對房產檔案管理數字化的認識不足

近年來，雖然房產檔案管理方法在不斷地改進和完善當中，但是步伐緩慢，效果不是很明顯，其中一個主要的原因就是相關人員對房產檔案管理數字化的管理模式的實現缺乏足夠的認識，對其重視程度明顯不足。不注重房產檔案信息采集的分析和歸類，將其單純的等同于簡單的文字處理工作，忽視了檔案管理工作隊企業經營過程中的重要的作用。因此，在實際的管理實施過程中，缺乏嚴謹的信息采集與分類環節，使得檔案材料歸檔與保存形式化，嚴重的破壞了信息的完整性，大大的降低了其使用價值，也耽誤了大量的時間，拖延了工作進度。

2．缺乏專業的人員指導和開展檔案管理工作［1］

隨著社會的不斷發展和變遷，我們必須清楚認識到現代化的知識型檔案管理早已逾越傳統的手工勞動范疇。我國在房產檔案管理中缺乏對專業人才的投入，大多數檔案管理人員都不是畢業于檔案管理專業的人員，也沒有經過嚴格的審核和培訓，有些是臨時從別的部門抽掉過來補充人員短缺的，他們只是單純的認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集、分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對企業經濟發展的重要性。

3．有效實現房產檔案管理的數字化的若干措施

(1)提高房產業相關人員對檔案管理數字化的深層認識

實現房產檔案管理的數字化的主要目的在于科學、系統的管理房產檔案，方便檔案的調用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學性和便利性，為企業管理者制定企業決策提供正確的依據。而一旦檔案資料在管理過程中因為管理不善，而導致檔案內容的缺損、不完整、記錄不規范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實性和實用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產企業檔案管理的發展水平在某種意義上受到人力、財力、物力等相關因素的制約。所以想要快速實現房產檔案管理的數字化，不斷地提高相關業務管理水平和工作效率，房產檔案管理人員應該注重從相關人員的思想認識上著手，深化員工對這一科學的管理模式重要性的認知，突出顯示出其在企業在未來市場競爭中的核心競爭力，著重強調其相對于傳統的管理模式相比所顯示出的巨大的優勢，讓其從根本上意識到實現房產檔案管理數字化的必要性，并在實踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動檔案管理工作向著優質、高效的方向發展，促進房產檔案管理現代化的建設。

(2)提高檔案管理人員的業務能力，實現員工的專業化、規范化［2］

數字化房產檔案管理，是一門集眾多學科于一體，對專業性和技術性有著較高的要求。數字化房產檔案管理人才，必須擁有全面系統的知識框架和敏銳的觀察和信息處理能力，才能在數字檔案建設過程中發揮出其作用。在競爭日益激烈的時代背景下，要想富有成效的實現房產檔案管理的數字化，管理部門必須建立一支有專業素養高、文化水平高、思想覺悟高、業務水平高的卓越的房產檔案管理人才。因此培養和造就高素質的既懂檔案管理業務工作，又熟練掌握辦公自動化技術的綜合型人才則對企業的發展戰略意義非凡。這就要求相關單位應該重視檔案人才的教育和培養，充分激發和調動檔案人員的自覺性、積極性，不斷地提高房產檔案人員的能力，打造出一直專業知識過硬、綜合實力超強的團隊。

結語:快速發展的房產業對我國房產檔案管理工作既創造了機會，也帶來了挑戰，傳統的房產檔案管理模式因其諸多的缺陷已經很難順應當下房產企業的不斷地跨越式的發展。筆者認為，我們必須盡快實現房產檔案管理的數字化模式，向科學、系統、全面、便利、完善、高效、先進的趨勢進步，逐步推動我國房產檔案管理完善，加大人才、財力和技術開發方面的投入，不斷提升檔案工作者的專業化程度，為房產檔案管理數字化的全面實現打好堅實的基礎。

［1］王斌.計算機技術在房產檔案數字化管理中的幾點思考［J］．硅谷，2011(03 －04)．

［2］陳霞紅.房產檔案數字化管理的建設與應用［J］．浙江檔案，2010(07 －08)．