檔案管理信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化策略

劉　磊四平市山門水庫管理處，吉林四平　136001

檔案管理信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化策略

劉磊
四平市山門水庫管理處，吉林四平136001

摘要隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的要求，因此需要根據(jù)當(dāng)前檔案管理的實(shí)際情況對其進(jìn)行調(diào)整改進(jìn)，進(jìn)而提升檔案管理工作效率的提升。本文主要從如何實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案管理的現(xiàn)代化，以及在實(shí)施的過程中需要注意的問題兩個(gè)方面進(jìn)行簡要的分析。

關(guān)鍵詞檔案管理；信息化；現(xiàn)代化

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，檔案已經(jīng)在逐步實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化的管理。但隨著科技的不斷進(jìn)步，管理理念的不斷更新，使信息化下的檔案管理的現(xiàn)代化成為檔案管理的未來走向。因此，檔案管理部門一定要看清時(shí)代發(fā)展的趨勢，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，對檔案管理進(jìn)行改進(jìn)完善，從而提升檔案管理的質(zhì)量和水平，增強(qiáng)檔案管理的工作效率。

1　實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理現(xiàn)代化的措施

1.1 改革傳統(tǒng)檔案的管理模式

實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理的現(xiàn)代化，需要對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)，為此需要從以下幾個(gè)方面著手：第一，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅰ鹘y(tǒng)的檔案主要是以紙質(zhì)、錄像、錄音等形式進(jìn)行收集管理的，都是檔案管理人員人工進(jìn)行操作的，因此檔案管理人員的工作內(nèi)容量不僅大而且還非常繁瑣，因此對檔案管理人員的要求也比較高。尤其是在檔案資料非常多的情況下，檔案管理人員的工作就需要較多的時(shí)間才能完成，并且效果還不能保證。因此應(yīng)該將傳統(tǒng)的檔案管理輸入為電子檔案的形式，這樣不僅可以降低檔案管理人員的工作難度，還能有效提升檔案管理人員的工作效率。不僅如此，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比還具有不易磨損，保存時(shí)間更為久遠(yuǎn)等優(yōu)點(diǎn)，而且一旦紙質(zhì)檔案丟失，電子檔案還可以作為備份，保證檔案管理工作的正常有序開展；第二，實(shí)現(xiàn)檔案存儲方式的轉(zhuǎn)變。新科技的不斷進(jìn)步，也改變了檔案存儲的方式。傳統(tǒng)的檔案在進(jìn)行存儲管理中，需要花費(fèi)較多的人力和時(shí)間，而且還需要有場地的支持。新的存儲方式的出現(xiàn)，使檔案資源能夠在較小的空間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對較多內(nèi)容的存儲，對于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數(shù)字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。將電子信息資源進(jìn)行數(shù)字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實(shí)現(xiàn)了資源的合理配置與優(yōu)化，進(jìn)而對于實(shí)現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化管理。

1.2 建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)

要想實(shí)現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化管理，還需要檔案管理部門建立自己的信息平臺，進(jìn)而為檔案工作的管理提高便利。為此，需要檔案管理部門在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺時(shí)，注意以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：第一，建立科學(xué)的管理程序。計(jì)算機(jī)管理程序的設(shè)定，對于未來檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關(guān)管理設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行該模塊工作時(shí)，需要結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，以及檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動工作的順利開展。第二，根據(jù)檔案管理的工作內(nèi)容，對網(wǎng)絡(luò)信息平臺的各項(xiàng)功能進(jìn)行設(shè)定。在設(shè)計(jì)時(shí)主要以工作的高效開展為主要目標(biāo)，進(jìn)而為提升其工作效率和工作質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。第三，建立健全的安全防護(hù)系統(tǒng)。由于檔案工作具有較強(qiáng)的機(jī)密性，內(nèi)容一旦被泄，后果不堪設(shè)想，因此需要相關(guān)設(shè)計(jì)人員一定要加強(qiáng)對該信息平臺的安全維護(hù)，保證檔案信息的安全。

1.3 完善檔案管理體制

隨著當(dāng)前檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，管理內(nèi)容的變化，原有的檔案管理體制已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理，需要對其進(jìn)行完善。為此，相關(guān)部門需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)，從而實(shí)推動信息化條件下的檔案信息的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。首先，相關(guān)部門要根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)狀以及檔案管理的實(shí)際情況，將現(xiàn)代化信息技術(shù)體現(xiàn)在當(dāng)前的檔案管理原則以及條例之中，進(jìn)而使檔案管理人員在開展工作時(shí)具有可遵循的依據(jù)，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質(zhì)量；其次，加強(qiáng)各檔案館對數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的重視。當(dāng)前一些檔案管理部門雖然引進(jìn)了相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對檔案管理工作現(xiàn)代化的重視，積極將現(xiàn)代化的管理模式應(yīng)用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費(fèi)，提升其檔案管理的水平。

1.4 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

信息化條件下檔案管理的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當(dāng)前的檔案管理人員在現(xiàn)代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對該方面內(nèi)容的管理，從而推動檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。為此，需要檔案管理的相關(guān)部門從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行：第一，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識積累。現(xiàn)代化的檔案管理也需要現(xiàn)代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識結(jié)構(gòu)，從而更好的推進(jìn)工作的開展。為此，要求相關(guān)部門通過培訓(xùn)等方式，為檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，豐富自身的專業(yè)知識創(chuàng)造條件。同時(shí)，要求檔案管理人員要自覺的對當(dāng)前新的知識與內(nèi)容進(jìn)行了解與掌握，從而實(shí)現(xiàn)對自身素質(zhì)的完善。第二，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能的學(xué)習(xí)。隨著檔案管理工作的不斷改進(jìn)，計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備也逐漸引入到檔案管理之中，檔案管理人員需要根據(jù)檔案發(fā)展的情況，以及工作的需要，努力學(xué)習(xí)相關(guān)的技能，從而幫助檔案管理人員開展高效率的工作創(chuàng)造有利條件。第三，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識。檔案管理工作與其他工作不同，需要檔案管理人員具有較強(qiáng)的保密意識。為此，相關(guān)部門需要加強(qiáng)對檔案管理人員該方面的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的重視程度，通過簽訂保密協(xié)議等方式，約束檔案管理人員的行為，進(jìn)而達(dá)到保護(hù)檔案的目的。

2　實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理現(xiàn)代化需注意的問題

信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，要求檔案館要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢。但在實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理的現(xiàn)代化過程中，需要相關(guān)部門注意以下兩個(gè)問題：第一，要用長遠(yuǎn)的眼光看待問題。信息化條件下的檔案現(xiàn)代化管理是一個(gè)較為復(fù)雜，并且需要較長時(shí)間才能實(shí)現(xiàn)的，因此需要檔案館能夠以發(fā)展的眼光看待問題，推動現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)；第二，做好各方面的協(xié)調(diào)工作。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，需要檔案管理部門對各方面都做好協(xié)調(diào)組織，從而為現(xiàn)代化的檔案管理創(chuàng)造有利條件。

3　結(jié)論

信息化條件下檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，需要通過對傳統(tǒng)的檔案管理體制與檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)和完善，然后通過建立現(xiàn)代化的管理體系，增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)等措施，推動檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化，進(jìn)而使其符合時(shí)代發(fā)展趨勢，提高檔案管理的效率。

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但它很難達(dá)到傳統(tǒng)媒體的制作精致專業(yè)程度。

作者簡介：劉磊，大專，中級管員，研究方向：檔案管理

中圖分類號G2

文獻(xiàn)標(biāo)識碼A

文章編號1674-6708（2015）139-0187-02