集團財務信息化建設在口岸公司的應用淺析

廈門中遠國際貨運有限公司 姚雪翎

一、舊系統模式特點及存在的問題

某某口岸有兩家本部公司、八家下屬網點企業（分公司、子公司）以及三家靠掛管理的分公司。口岸與下屬網點之間及網點間使用不同的財務系統，口岸與其他口岸之間及網點間使用著不同的業務系統。繁多的互不集成的系統使得科目設置不能統一、業務與財務信息無法互通，形成了典型的“信息孤島”。

這種狀況給會計核算工作、風險管控及企業管理各方面帶來了諸多問題。首先，系統不集成信息就不能共享，各級機構無法從一個系統里獲取所需下屬機構的信息，只能依靠下屬機構的層層報送。同時，各種不同的系統中由各家自行設置業務流程、會計科目、核算流程、會計報表，產生的財務數據必然口徑不一，這些信息在網點、口岸、集團的上傳中難以匯總分析，往往造成信息滯后、管控漏洞，并且存在審計風險。其次，沒有統一的系統平臺就無法實施集中審批、事中預算和資金統管，而這三項管理正是企業管控方面的重要內容，在企業財務信息化建設中不容忽視。可見，系統新建設勢在必行。

二、新系統上線展現出特點與優勢

長期以來該集團選擇某軟件作為財務管理信息系統的核心軟件，在財務集中核算項目推進過程中，積極與具有實力的企業信息化專業服務提供商合作將該軟件系統平臺版本進行了升級。另外，集團或自行開發或合作運用上配套的接口和應用系統。就是這樣以統一的財務平臺和統一的業務結算系統為基礎建立起了綜合財務管理信息系統。

一方面，新系統將口岸及各網點財務信息集中儲存在一個服務器內，不再是分散的帳套。同時統一設置財務基礎數據（包括會計科目、客商代碼、外幣折算匯率）與核算流程，為集團公司規范內部會計制度，進行口徑一致、規則一致的財務集中核算與內部審計，準確及時提供出合并報表打下了基礎。另一方面，通過簡潔統一的接口和應用系統，實現業務財務一體化，將業務數據、前端數據導入核心軟件中自動生成會計憑證，有效提高了辦公自動化水平，并減少了人工干預風險。

三、統一的數據交互平臺與重要模塊舉例

圖1 數據交互平臺

以上是新系統上線后多系統間的交互集成的粗略圖示。本文以某某口岸新系統實施中的重要模塊為例，簡單分析介紹。

(一)資金管理模塊及業務接口

資金能在同一平臺進行統一管理，是一個很大的進步，資金的集中收款、上掃下撥、付款審批都按照統一的流程處理，資金流信息變得透明，為企業管控、審計監督帶來便利。核算繼續貫徹收支兩條線，關聯賬戶改由資金計劃部統一管理。資金收付有很大部分是業務往來事項，新研發的集團內商務結算系統涵蓋了所有的業務流程，并做到了集中審批、實時傳遞以及自動生成會計憑證、同步掛賬的效果。這樣的接口使得資金流與業務賬項一一對應，并且能夠避免人為動作，方便信息的查詢與核對。

(二)報銷系統與預算的事中控制

承上，涉及資金付款的另一部分是費用報銷，報銷系統是企業財務信息化體系中的重要組成部分。該口岸此次使用的是由ERP實施咨詢領域實力某公司研發的費控系統。新系統的引進，不僅改變了傳統報銷手工處理模式，而且還可以切換口岸網點公司，順應了集團公司多分支機構的特點；更值得一提的是將預算設置其中，真正實現及時、準確、強制的管控。

該系統的特點有：一是付款申請人在網上提起附以電子原始憑證的報銷單申請，系統會按照定義的審批權限、流程自動進行層層審批，當事人還可以實時查詢單據審批進度。二是系統事前編制預算，付款申請人在提起申請時系統會自動判斷是否超預算，若超過預算則發出警告提示或拒絕提示；另外，在此系統中可以統計、查詢費用報表。三是審批流程結束后，財務人員預制憑證過賬，當即自動產生費用掛賬憑證，連同付款申請一并傳送至核心軟件資金平臺。與業務接口一樣，費控接口也可反寫憑證號，將申請單與資金付款登記一一對應。

(三)固定資產、稅務平臺及人工成本核算

根據以上兩點，大家對系統改革可見一斑，其他九項管理事務的設置理念一脈相承，筆者選取其特別之處簡說一二。一是固定資產涉及核心軟件和費控系統的使用，在系統內不僅有價值管理，還實現了資產實物管理。二是稅務管理涉及核心軟件的使用，它的流程為在稅務平臺計提、支付稅金，在資金平臺上做稅金支付登記與確認，最終在核心軟件做定期清賬。三是人工成本核算涉及HR系統和費控系統，二者將員工資料同步，在HR系統計算人工成本后通過接口進行傳遞，可自動生成憑證。

四、財務信息化建設中可能存在的問題與建議

(一)系統應用要求高

當企業系統信息化成為企業運營與競爭力的基礎時，系統的應用就至關重要。企業的信息來源于業務、財務等報表，報表的信息來源于各種單據憑證，所以系統的前端錄入就必須及時、準確、完整，這需要業務、財務、領導等全員的共同維護。尤其是財務人員，更要深入了解系統，才能應用好系統。

(二)報表體系的改進

在新舊切換的前期，舊系統的清理與新舊交接的處理有較大的難度。該口岸用了將近一年的時間，才將舊系統數據基本清理完畢。在此期間，會計報表的編制工作量也一度增加。雖然在此次系統改革中，報表體系已經統一了式樣與取數口徑，但在往來處理中還是有可以提高、改進的空間。

(三)會計人員專業水平

隨著財務信息化的不斷發展，系統實現了業務自動對應會計科目、自動生成會計憑證、自動出具報表的功能。這一方面提高著會計人員的工作效率，另一方面也在減弱會計人員的專業訓練，如果個人、企業不予重視，會計人員最終將成為流水線上的錄入員，失去處理賬務、分析報表、發現問題的能力。