計算機信息技術在現代辦公政務中的應用分析

丁丹丹

摘要：現代辦公政務中的計算機信息技術使用能夠極大的提升工作的質量、效率，并且能夠在高效高質的情況下降低整體的工作成本。在本文中，我主要就計算機信息技術在現代辦公政務中的應用進行分析，以便從中了解到計算機信息技術的使用優勢以及具體應用情況。

關鍵詞：計算機信息技術；現代辦公政務；應用分析

一、現代辦公政務的缺陷

（一）工作效率慢

工作效率慢是現代政務辦公的最為主要的缺陷之一。在現代政務辦公中，對于數據的處理工作占據了主要的部分。數據的處理工作包括數據的收集、錄入、整理以及分析。在這一系列環節中，重要性最低但是卻最為繁瑣的就是數據的錄入工作以及整理工作。這兩部分工作由于需要傳統的手動錄入，因此占據了工作人員的大部分工作時間，從而導致了整體辦公的效率較慢。

（二）工作成本高

在現代政務辦公中的成本是越來越高的。首先，就體現在人工成本的不斷攀升上。隨著近年來人力成本的上升，各個用人單位均感到了人力成本上漲帶來的壓力。政務辦公由于其工作內容多且繁瑣，因此需要較多的工作人員來完成，其人力成本一直都居高不下。其次，就是時間成本的攀升。在現今社會時間也同樣作為一種資源與財富，在經營活動中具有重要的地位。在政務辦公中，存在這大量有效時間的浪費，因此給組織帶來了時間資源的浪費問題。

（三）人員工作意愿低

員工在工作時如果長時間做重復性工作，很容易產生疲倦感、煩躁感以及厭惡感。在政務辦公中，就容易出現此類的員工心理問題。其主要原因在于政務工作本身的特質。這種人員工作時的較低意愿又會使整個工作效率和工作質量下降，從而給組織帶來負面影響。

二、現代辦公政務的需求

（一）效率高

效率就是在一定時間內能夠完成盡量多的工作內容。這在政務辦公中有很大的需求。政務辦公的工作內容整體難度較小，創新性較低，復雜程度較低，很多都是簡單的重復勞動，因此政務辦公中更加注重對于效率的要求。并且由于政務辦公的群體，具有緊迫性強、總數大的特點，因此就更需要高效率的工作進行支持。

（二）質量高

在政務工作中，效率是不可或缺的，但是提高速度的同時必須要保證質量。質量作為政務工作評判標準之一，能夠很好的體現組織的自身能力、服務宗旨以及員工的素質。并且，在現代社會中，顧客的要求越來越高，其對服務質量的期望越來越高，因此，政務辦公必須注重質量問題。

（三）成本低

低成本也是政務工作的要求。在上文中提到的人工成本是政務工作中的主要成本，為此，政務工作的保持低成本的主要措施就是盡可能的降低人工成本的支出。低成本可以使政務工作具有可持續性，同時也能夠使組織中的人員結構保持在合理的范圍，杜絕人浮于事的現象。

三、計算機信息技術的內涵和特點

現代政務辦公需要的是較高的效率、較高的質量以及較低的成本。如果以傳統的思維進行思考，這些要求之間是存在一定的矛盾關系。例如，低成本并沒有辦法支撐高質量和高效率的要求。但是，隨著現代計算機信息技術的不斷提升，以及摩爾定律的運用，在低成本下走一條高質高效的發展之路具有了較大的可行性。

（一）計算機信息技術的內涵

計算機信息技術是一個寬泛的說法，其既包括軟件技術又包括硬件設備。計算機信息技術的作用客體是各種各樣的信息，其行為主體是各種操作系統、硬件設備以及操作人員。通過計算機信息技術，人力得到了解放，能夠從繁瑣的簡單勞動中解脫出來，將工作交由快速、便捷的計算機信息技術。并且，在摩爾定律的支持下，這種計算機信息技術的成本是越來越低的。

（二）計算機信息技術特點

1.高效率。在各種工作中，都需要對各種信息進行收集和處理。如果在這之中使用傳統的人工，就會浪費大量的工作時間在簡單勞動上，人沒有時間和精力集中到核心工作和復雜工作中。這樣不僅會導致整體的工作效率變慢，人工使用的效率也會降低。但是，計算機信息技術的使用可以有效的解決這一問題，在該技術應用下，各種操作系統能夠輔助人工甚至是自動化的進行簡單工作。

2.高質量。人工在工作時依據自身的身心狀況以及工作內容，總會產生或多或少的錯誤。這是沒有辦法避免的。然而在計算機信息技術下，各種信息操作系統能夠完全按照程序設定來完成工作，不會產生任何的疲倦。不僅計算機信息技術能夠在工作過程中降低錯誤發生的頻率，并且也能夠很快的發現錯誤以及糾正錯誤。

3.低成本。有了計算機信息技術，就可以極大的減少人員的需求。即使只有少數的員工，也能夠完成原有的工作，能夠極大的降低人工成本。其主要原因就在于計算機信息技術的自動化特點，能夠較少的依賴甚至是擺脫人工的監管和控制。并且，根據摩爾定律的設定，所有的計算機信息技術隨著時間的增加其生產成本和使用成本都會成指數下降，這就為組織減少了一次性的投入成本。

四、計算機信息技術在現代辦公政務中的具體應用

（一）信息收集

在信息收集構成中，由于互聯網的存在，能夠使計算機終端在各個連接端口搜集政務辦公所需要的信息。這種信息的收集具有范圍廣、速度快、成本低的特點，能夠很好的滿足現代政務辦公的需求。在這一過程中，計算機終端能夠根據內在程序以及系統的設定進行信息的收集以及呈現，能夠擺脫對人工的依賴。

（二）信息整理

在這一環節中，信息的整理工作包括信息的錄入工作、修改工作以及排版工作。這一部分是整個信息處理工作中最為繁瑣的環節。在計算機系統的使用下，信息的錄入能夠更加的便捷，甚至不需要人工的手動輸入。在錄入之后，信息將會呈現在一個軟件之中，這時可以方便的進行信息的調用和修改，極大的簡化的搜索過程。

（三）信息分析

在信息的整理工作中，最為重要的環節就是最后的輸出環節。這一環節能夠直接生成服務信息或者決策信息，因此是前期活動的歸宿。在現代辦公中，較多的依賴于工作人員的定性分析。而計算機信息技術的使用在傳統定性分析的基礎上加上了定量分析，使得最終的信息分析成果更為全面、高質、有效。

（四）結束語

計算機信息技術目前在各行各業均已經廣泛而深入的使用。計算機信息技術的使用不僅僅為政務辦公提高了最終工作結果的效率和成果，更為重要的是使政務辦公能夠更好的和社會需求以及時代潮流進行銜接，能夠更好的履行自己的責任，為人民服務。不過，就目前計算機信息技術本身而言，其安全性、穩定性、應用性還存在一定的缺陷與不足，政務辦公還沒有辦法依賴于計算機信息技術。在未來的技術發展中，不斷完善的計算機信息技術一定能夠給政務辦公帶來創新與變革。

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