事業單位人事檔案管理的改革與實踐

摘要：人事檔案記錄了個人的基本信息，是進行人力資源合理分配的重要依據，社會經濟的快速發展,促使各行各業進行不斷創新和完善,以便更好地應對各種挑戰，事業單位人事檔案管理工作也不例外，作為事業單位工作的重要部分,其應該在管理工作上進行深一步的改革與創新，應對不斷變化發展的現實情況。本文對事業單位人事檔案管理工作進行簡要闡述，分析目前工作的形勢，并且有針對性地提出創新工作的改革措施與建議。

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2015）04-0011-01

隨著事業單位改革的深入，人才的需求狀況也發生了改變，各部門需要根據實際情況對人員崗位作出相應的調整，這就需要對工作人員的信息有著充分的了解，良好的認識檔案管理恰好為其提供了便利。人事檔案管理工作是對工作人員的個人信息進行收集、整理、保存、鑒定、統計及分享使用的過程，事業單位的人事檔案要更加側重工作人員的思想覺悟和職位晉升的情況，雖然近年來人事制度的相關改革獲得了一定的成效，但是同時也暴露出制度不完善、信息化程度不高等問題，還需進一步作出調整。

一、事業單位人員檔案管理的現狀

對人事檔案管理工作的認識程度不夠。人們往往只重視生產管理，追求獲得最大的經濟效益，而忽視了不能帶來直接經濟利益的管理工作，雖然檔案管理不能直接產生經濟利益，但是良好的管理會為生產經營提供更好地服務，從某種角度來說，人事檔案的管理會產生間接的經濟效益，應該加以關注。

管理人員的綜合素質不高，隨著人事制度改革的開展，事業單位的工作崗位也進行了相應的調整，然而進行人事檔案管理的工作人員并沒有檔案知識培訓的經歷，沒有熟練地專業技能，難以勝任檔案管理工作。 同時由于對檔案管理的重視程度不夠，很多歸檔制度難以嚴格執行，缺乏監督，致使檔案收集工作無法及時完成。

管理手段比較陳舊，管理目的不明確。在很多事業單位的人事檔案管理中，管理方法都比較落后，傳統的人工紙質化管理已經難以滿足現代社會發展的需要，加之工作量較大，單純的人力勞動難免出錯，也容易出現操作不規范的現象，不利于今后信息的整理、查詢和補充。另外工作人員并不明白進行檔案整理的意義和目的，一般工作單位只是將資料進行歸檔封存，而沒有真正意識到檔案的價值，沒有將其進行充分的利用，如果只是將信息收集好整理好收藏好，就失去了檔案的意義。

缺乏信息化的管理模式，隨著科學技術的發展，很多領域都已實現了信息化管理，而人事檔案管理工作的信息化只是空有其表，使得檔案管理工作既缺乏科學性，又缺乏效率。并且目前運用的檔案管理制度存在很大的缺陷，最重要的是沒有相關工作標準，致使檔案的整理比較混亂，國家也沒有出臺統一的管理辦法，這不利于信息的統一管理，也不利于事業單位的健康發展。

二、事業單位人事檔案管理工作的創新建議

人事檔案的管理工作應該順應時代的發展，逐步實現檔案管理的信息化與科學化，利用網絡技術進行資料的整理和歸檔，便于后期進行查詢，將傳統的工作方式向現代化、專業化和規模化的工作模式轉變。具體而言，需要做到以下幾點：

提高重視程度，建立專門領導小組，對檔案管理工作嚴格審查，進行監督，完善人事招聘制度，提高工作人員的素質，同時設立科學的考核機制，對工作人員進行定期考察，督促其不斷掌握新技術，不斷提升自身的工作素養，推進人事檔案管理的規范化。根據不同層次管理的需要，招聘技術人員、科研人員、管理人員等不同方面的人才，定期進行專業培訓，提高專業水平。認真篩選人事檔案信息資料。人事檔案的相關信息資料必須做到完整真實，盡量包括個人的工作經歷、業務能力、工作成績、工作合同等多方面的內容，根據相關法律文件的規定，對收集到的個人信息進行核查，確保記入檔案的信息真實有價值，并且做好歸檔工作，便于后期進行查詢和補充，簡而言之要去偽存真、不斷補充完善。

建立健全事業單位人事檔案管理體系。從宏觀和微觀兩方面入手進行改革，實現檔案的分類、多層次管理，并且結合我國實際情況做到整體管理與細節管理的有機結合，在宏觀統一管理下重視微觀的分類管理，積極利用現代網絡技術為管理工作服務，以彌補紙質化管理的不足。現代網絡技術的發展不但可以使所需的人力資料以圖像、聲音等方式展現出來，對相應崗位進行模擬安排，實現資源的最優分配，還可以對人事檔案進行檢索，以最快的速度獲得最需要的信息，另外也方便后期對人員資料進行補充，為社會提供更加完整有價值的信息，為社會提供高質量的信息服務，在保護個人信息的基礎上最大程度實現信息的公開，實現個人型向社會型的轉變，方便工作單位獲得全面的信息，提高工作效率。

創新事業單位人事檔案管理改革工作。創新是一個企業、一個單位、一個國家不斷進步的不竭動力，人事檔案的管理工作要想獲得不斷地進步，就需要有創新精神，就人事檔案的創新而言，應該從檔案表格的設計、管理工作的程序等方面著手進行，傳統的表格內容基本相同，對于個人展現特長和興趣愛好造成了限制，使得招聘人員在了解個人信息時難以產生立體感覺，也就難以根據個人的差異安排合適的崗位，因此在表格的設計上，可以給個人留有適當自由展示的空間，同時將分人的血型、星座、家庭狀況等包含在內，盡量從更多方面了解員工。

三、總結

檔案管理工作雖然不能直接產生經濟效益，但是可以為經營活動提供便利，實現人力資源的最優配置，因此應該得到重視。隨著經濟和科技的發展，各部門都需要實現工作的高效率、信息化和科學化，檔案管理制度的問題在此背景下顯現的更加突出，必須進行深化改革。本文就事業單位人事檔案管理工作進行簡要介紹，就實現現代化檔案管理提出幾點建議，希望為今后檔案管理工作的更好開展起到指導作用。