提高檔案服務水平

◎朱 潔 雷 云

提高檔案服務水平

◎朱 潔 雷 云

檔案管理工作是部門工作的重要組成部分，是維護歷史面貌以及未來發展的事實基礎。但是，目前大多數單位對檔案工作的認識不足，導致資源投入不夠，嚴重影響了檔案管理工作的科學發展。這就要求，檔案管理部門，一方面要積極爭取投入，緊跟時代發展，加快推進檔案數字化建設；另一方面，要立足于現有條件，通過加強檔案管理工作、提高檔案管理水平，更好地發揮檔案服務中心工作、服務廣大群眾的作用。

一、加強制度建設，不斷完善檔案管理工作體系

構建檔案管理工作體系，是提高檔案管理工作質量和效率的重要基礎。只有建立科學的、合理的、完善的檔案管理體系，才能確保檔案管理工作順利進行。

一是構建檔案管理工作的組織領導體系。一部分職工甚至是部門的領導，往往會認為檔案工作無非是保存一些資料，不屬于單位的中心工作，只要資料不外泄，不丟失，能夠進行簡單的查閱就足夠了。針對這種情況，要加大宣傳力度，爭取領導對檔案管理工作的重視和支持，真正樹立起保護資源、積累經驗、利用檔案、為中心工作服務的理念，對檔案管理工作提供人力、財力、物力等資源的全方位支持。具體的講，就是要有一個領導重視、分工明確、配合協調、責任到人的組織領導體系，有業務水平高、責任心強的專職檔案管理員，有一套科學的、行之有效的規章制度。

二是構建檔案管理工作的任務目標體系。要嚴格按照《檔案法》，根據上級檔案管理工作的要求以及本單位檔案工作的實際情況，確立本單位檔案管理工作的目標與思路，把檔案管理做為一項工作內容融入到單位工作的長遠目標與規劃之中，也就是我們說的任務目標體系。任務目標要體現合理性、科學性。相關指標的制定必須以單位自身的實際情況為依據，從實際出發，能夠在日常工作中指導工作人員更好的堅持和貫徹相關的規章制度。具體的講，就是“四個要有”：在領導分工和業務處室的工作職能中要有檔案工作的內容，在年度工作計劃中對檔案工作要有明確的要求，要有研究和解決檔案管理實際問題的文件或會議紀要，要有單獨制定的年度檔案工作計劃。

三是構建檔案管理工作的責任保障體系。將文件材料的形成、積累、整理、歸檔等工作列入到單位內部的管理體系之中，做到與其它工作共同部署、共同組織、共同考核。相關的規章制度一旦制定出來就必須嚴格執行，既能約束領導又能約束普通員工。規章制度的制定部門，同時也是監督部門，必須確保規章制度完全的落實，通過每年的方針目標檢查、每月的績效考核，做到有功必賞、有過必罰，確保相關工作落到實處。具體的講，就是“三個納入”：要將檔案管理工作納入處室領導人責任制，要將檔案工作目標納入年終績效考核，要將檔案日常工作納入分管領導和業務人員的職責范圍。

二、加強隊伍建設，大力提高檔案管理工作水平

檔案管理隊伍建設在檔案管理工作中占有主導地位，決定著檔案管理工作的質量。因此，要通過加強人員培訓、組織人員學習、促進人員與上級檔案管理部門交流等方式來提高檔案管理人員的業務意識、提高檔案管理人員的業務水平。

一是更新管理觀念。在我國經濟全面發展的歷史背景下，檔案工作已成為涉及各行業各單位的龐大事業。但是長期以來，在計劃經濟體制的嚴重束縛下，檔案工作由于自身的性質和特點，長期處于一種封閉狀態，檔案工作者逐步形成了比較保守僵化的思想觀念。面對信息技術的迅猛發展，如果固步自封，就會成為發展的阻礙。這就要求，檔案管理工作人員必須適應信息社會的發展要求，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，積極探索與檔案數字化建設相適應的電子文件、電子檔案管理的技術、方法及理論，努力提高檔案管理現代化水平，實現檔案信息資源社會共享，使檔案和檔案工作更好地為經濟建設和社會事業服務。

二是提高專業知識。通過定期組織檔案管理人員參加系統培訓，及時下發檔案管理方面的最新規章、制度和文件，請專家進行現場指導，提高現有人員的專業知識。要學習先進的工作方法。通過交流，聽取其他單位檔案管理工作人員的經驗介紹，學習好的工作方法以借鑒到本單位的工作中。要完善檔案工作操作細則，對不符合規范化標準的檔案資料進行重新清理，完成包括文書、會計、設備、聲像、資料等檔案的收集、分類、排列、編號、裝訂、歸檔工作，在實際操作中提高自己的專業知識。要創新工作思路，重點研究檔案電子化管理，做好實體檔案與電子檔案并存，同時加強檔案工作的實體安全、信息安全和利用安全，不斷提升檔案管理的工作層次。

三是增強業務素質。檔案管理是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案工作人員必須具備較高的思想政治水平，堅決執行黨和國家的各項方針政策，自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。作為綜合性較強的工作崗位，一名合格的檔案管理工作人員，必須自覺參加有助于自身專業技術提高的培訓活動和交流活動，在學習和交流中彌補自身的不足；必須熟練的掌握工作的各個環節和基本要求，運用科學管理的原則和方法，提高工作效率，保證檔案質量；檔案管理人員要經常與有關部門打交道，還需要發揮綜合協調能力，以達到各部門檔案管理的協調統一。

三、加強平臺建設，積極發揮檔案管理工作作用

隨著經濟社會的快速發展，人民群眾對檔案的利用需求日益增長。這就要求檔案管理工作要不斷創新服務平臺，強化服務功能。

一是要發揮檔案庫藏作用。檔案管理工作的目的就是為了檔案更好的使用，因此，在檔案的管理工作中要規范檔案管理工作程序、提高檔案管理服務質量、更新檔案服務理念、豐富服務手段、提高檔案的利用率。目前，單位的檔案管理是將平時上級下發的收文、單位內部發文和簽報分別收集，裝訂保存，不利于檔案的統一收藏、統一管理、統一利用。要盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當前檔案管理工作的一個重點。通過對檔案信息的分析研究，主動開發檔案資源，通過編制出版刊物、開展宣傳活動等多種形式，努力形成有質量的檔案加工產品，以充分發揮檔案的庫藏作用。

二是要發揮信息平臺作用。通過積極的搜集、整理、留存與本單位有關的信息以便為單位的發展服務。隨著經濟社會的發展，檔案工作的服務對象不斷拓寬，檔案管理必須拓展服務功能，拓展展覽教育功能等。在功能劃分上，應設置庫房區、辦公區、服務區等，突出接待利用、展覽教育功能，特別是媒體單位，要將影像、圖片、聲音等資料進行搜集并分類整理、儲存，以便適應媒體工作的多變性。在檔案搜集儲存的過程中，要完善對檔案中心的建設，編制簡潔、適用、多途徑的檢索工具對所存的檔案進行查找，以便更好的發揮信息平臺的作用。

三是要發揮檔案管理部門的監督作用。在加強檔案管理工作建設中，要積極發揮檔案對單位基層干部的監督作用，將檔案記載情況作為干部提拔使用的評價基礎。在干部選撥與任用過程中，干部人事檔案能夠積極地發揮監督和輔助決策的作用。一方面，通過任前通過查閱檔案系統，落實干部任前檔案審核制度，前移干部監督關口，能夠有效防止干部“帶病提拔”等不良現象，降低選人用人的風險；另一方面，能夠有效幫助單位人事部門從不同角度、不同層面分析和掌握單位全體干部的基本情況，及時發現優秀的年輕干部，建立后備干部人才庫，根據入庫干部的不同特點，有計劃分批次地加以重點培養，防止出現干部隊伍斷層的不良現象。

總之，針對部分單位對檔案管理工作不夠重視、檔案管理程序不規范、紙質檔案管理的模式占主導地位的現狀，要為斷提高檔案管理工作質量，使檔案管理工作不僅是“保存”，而是提升到利用的層面，并在實踐中不斷的完善與發展，進而充分發揮檔案管理的作用，使檔案管理工作更好地服務與社會的發展，做出其應有的貢獻。

（湖北日報傳媒集團）