關(guān)于用友軟件U FO報表模板取數(shù)公式設(shè)置的探討

李露

（遼寧對外經(jīng)貿(mào)學院,遼寧 大連 116052）

關(guān)于用友軟件U FO報表模板取數(shù)公式設(shè)置的探討

李露

（遼寧對外經(jīng)貿(mào)學院,遼寧 大連 116052）

用友軟件是目前國內(nèi)市場占有率較高的一種財務(wù)軟件，許多高校會計電算化課程的教學均使用用友軟件，同時也是會計從業(yè)資格考試的指定軟件。但是，在軟件使用的過程中也發(fā)現(xiàn)了一些問題，如由于UFO報表模板的公式設(shè)置存在問題，影響了生成報表的準確性。結(jié)合多年教學實踐與體會，本文對用友軟件的UFO報表模板中存在的常見問題進行了分析，并提出相應的解決方案。

用友軟件；UFO報表模板；問題；解決方案

UFO報表是用友軟件的報表處理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)提供的自定義方式和利用報表模板生成報表方式，既可以編制對外報表，又可以編制內(nèi)部報表。尤其是系統(tǒng)提供了各行業(yè)的對外報表的模板，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。利用報表模板可以快捷地生成企業(yè)所需的各種對外報表，為企業(yè)和個人用戶帶來了很大的方便，既減輕了會計人員的工作強度，又提高了工作效率。但是筆者在多年的教學工作中發(fā)現(xiàn)，UFO報表系統(tǒng)提供的報表模板取數(shù)公式的設(shè)置存在問題，比如在編制資產(chǎn)負債表時，利用UFO報表系統(tǒng)提供的報表模板，生成的資產(chǎn)負債表的個別項目有數(shù)據(jù)錯誤，導致資產(chǎn)負債表資產(chǎn)合計數(shù)與權(quán)益合計數(shù)不相等。本文以資產(chǎn)負債表和利潤表為例，介紹在使用資產(chǎn)負債表和利潤表報表模板時遇到的問題，以供大家參照。

1 資產(chǎn)負債表報表模板取數(shù)公式設(shè)置問題

1.1 資產(chǎn)負債表的編制原理

資產(chǎn)負債表反映的是企業(yè)財務(wù)狀況的對外報表，其數(shù)據(jù)生成欄目包括“年初數(shù)”和“期末數(shù)”。“期末數(shù)”欄目的填列方法一般包括以下4種情況：

（1）直接根據(jù)有關(guān)的總分類賬戶的借方或貸方余額填列。如：“交易性金融資產(chǎn)”項目，其期末數(shù)公式可定義為QM(“1101”，月,,,年,,)，表示取“交易性金融資產(chǎn)”總賬的期末余額。

（2）根據(jù)有關(guān)總分類賬戶的余額分析、計算填列。如“貨幣資金”項目，取數(shù)公式設(shè)置為QM(“1001”，月,,,年,,)+QM(“1002”，月,,,年,,)+QM(“1009”，月,,,年,,)，表示取“庫存現(xiàn)金”“銀行存款”及“其他貨幣資金”3個賬戶的合計數(shù)。

（3）根據(jù)有關(guān)明細分類賬戶的余額分析、計算填列。如“應付賬款”與“預付賬款”項目；“應收賬款”與“預收賬款”項目。比如“預付賬款”項目，需要根據(jù)“預付賬款”賬戶所屬各明細賬的期末借方余額合計填列。（如果“預付賬款”賬戶所屬有關(guān)明細賬有貸方余額的，應在本表“應付賬款”項目內(nèi)填列。如果“應付賬款”所屬有關(guān)明細賬有借方余額的，也應包括在“預付賬款”項目內(nèi)。）

（4）根據(jù)報表有關(guān)數(shù)字計算填列。比如合計、小計項目。

1.2 資產(chǎn)負債表報表模板取數(shù)公式存在的問題及解決方案

1．2.1 “應收賬款”與“預收賬款”項目

存在的問題：根據(jù)企業(yè)會計準則規(guī)定：“應收賬款”項目根據(jù)“應收賬款（1122）”和“預收賬款（2203）”賬戶的所屬相關(guān)明細賬的期末借方余額合計，減去已計提的壞賬準備（1231）后的凈額填列。如“應收賬款（1122）”賬戶所屬明細賬期末有貸方余額，應在“預收賬款（2203）”項目內(nèi)填列。“預收賬款”項目根據(jù)“應收賬款（1122）”和“預收賬款（2203）”賬戶的所屬相關(guān)明細賬的期末貸方余額合計填列。當“預收賬款（2203）”賬戶所屬明細賬戶期末出現(xiàn)借方余額時，則在“應收賬款（1122）”項目內(nèi)填列。“應收賬款”項目在UFO報表模板的單元取數(shù)公式為：QM(“1122”,月,,,年,,)-QM (“1231”,月,,,年,,)。公式含義是取“應收賬款”總分類賬期末余額，減去“壞賬準備”賬戶期末余額后的金額。“預收賬款”項目在UFO報表模板的單元取數(shù)公式為：QM(“2203”,月,,,年,,)。公式含義是取“預收賬款”科目總賬期末余額。可見報表模板設(shè)置的取數(shù)公式的計算原理與會計準則的規(guī)定不相符。只有當“應收賬款”和“預收賬款”總賬期末余額方向與其所屬明細分類賬戶的余額方向一致時，從總賬取數(shù)的結(jié)果與從明細賬取數(shù)的結(jié)果才能相同。舉例說明某公司年末部分賬戶期末余額見表1。

表1 某公司部分賬戶期末余額情況 單位：萬元

該企業(yè)年末資產(chǎn)負債表中“應收賬款”項目的金額應為700+ 300+100-20=1080（萬元）。而如按報表模板的取數(shù)公式計算，則“應收賬款”項目的金額為800-20=780（萬元）。顯然，由于報表模板的取數(shù)公式有誤造成二者的計算結(jié)果不一致。

解決方案：在單元取數(shù)公式中加入“方向”參數(shù)。UFO報表系統(tǒng)賬務(wù)取數(shù)函數(shù)余額函數(shù)方向的設(shè)置有3種選項：“默認”“借”“貸”。“默認”表示取該科目總賬的期末余額，其方向默認為在設(shè)置會計科目時的總賬科目方向，在公式設(shè)置時可省略。方向設(shè)定為“借”時，表示取科目所屬明細賬的借方余額，方向設(shè)定為“貸”時，表示取科目所屬明細賬的貸方余額。因此，可以將原報表模板的取數(shù)公式進行修改。將報表模板的“應收賬款”項目的期末余額取數(shù)公式由QM(“1122”,月,,,年,,)-QM(“1231”,月,,,年,,),更正為：QM(“1122”,月,“借”,,年,,)+QM(“2203”,月,“借”,,年,,)-QM (“1231”,月,,,年,,)，公式含義表示：取“應收賬款（1122）”賬戶所屬明細分類賬的借方余額合計，與“預收賬款（2203）”賬戶所屬明細分類賬的借方余額合計之和，減去“壞賬準備（1231）”科目中有關(guān)應收賬款計提的壞賬準備余額后的金額。同理，將報表模板的“預收賬款”項目的期末余額取數(shù)公式由QM(“2203”,月,,,年,,),修改為：QM(“2203”,月,“貸”,,年,,)+QM(“1122”,月“貸”,,年,,)。表示取“2203預收賬款”賬戶所屬明細賬的期末貸方余額合計，加上“1122應收賬款”賬戶所屬明細賬的期末貸方余額合計。

1.2.2 “預付賬款”與“應付賬款”項目

存在的問題：企業(yè)會計準則規(guī)定，“應付賬款”項目，應根據(jù)“應付賬款（2202）”和“預付賬款（1123）”賬戶的所屬明細賬的期末貸方余額合計計算填列。如“應付賬款（2202）”賬戶所屬明細賬期末有借方余額，應在“預付賬款（1123）”項目內(nèi)填列。“預付賬款”項目，應根據(jù)“應付賬款（2202）”和“預付賬款（1123）”賬戶的所屬相關(guān)明細賬的期末借方余額合計計算填列。如“預付賬款（1123）”賬戶所屬明細賬期末有貸方余額，應在“應付賬款（2202）”項目內(nèi)填列。而報表模板的“應付賬款”項目的取數(shù)公式為：QM(“2202”,月,,,年,,)，含義為取“應付賬款”總分類賬戶的期末余額。“預付賬款”項目的取數(shù)公式為：QM(“1123”,月,,,年,,)，表示取“預付賬款”總賬期末余額。由此可見，報表模板設(shè)置的取數(shù)公式的計算原理與會計準則的規(guī)定不相符。只有當“應付賬款”和“預付賬款”總賬與其所屬明細分類賬的期末余額方向相同時，從總賬取數(shù)的結(jié)果與從明細賬取數(shù)的結(jié)果才能相同。

舉例說明：某公司年末“應付賬款”總賬的余額表示為貸方500萬元，其中，“應付賬款”明細賬的貸方余額合計為700萬元，借方余額合計為200萬元，“預付賬款”明細賬的貸方余額為150萬元，該企業(yè)年末資產(chǎn)負債表中“應付賬款”項目的金額應為700-150=550（萬元）。而按報表模板的取數(shù)公式計算，則“應付賬款”項目的金額為500（萬元）。由于報表模板的取數(shù)公式有誤造成二者的計算結(jié)果不一致。

解決方案：按上述原理，將報表模板的“應付賬款”項目的期末余額取數(shù)公式由QM(“2202”,月,,,年,,),修改為：QM(“2202”,月,“貸”,,年,,)+QM(“1123”,月，“貸”,,年,,)。公式含義表示取“應付賬款”賬戶所屬明細賬的期末貸方余額合計，加上“預付賬款”賬戶所屬明細賬的期末貸方余額合計。將報表模板的“預付賬款”項目的期末余額取數(shù)公式由QM(“1123”,月,,,年,,),修改為QM (“1123”,月,“借”,,年,,)+QM(“2202”,月,“借”,,年,,)。公式含義表示，取“預付賬款”賬戶所屬明細賬的期末借方余額合計加“應付賬款”賬戶所屬明細賬的期末借方余額合計。

1.2.3 “未分配利潤”項目

存在的問題：“未分配利潤”項目是資產(chǎn)負債表中的所有者權(quán)益列報項目，根據(jù)“本年利潤”和“利潤分配”兩個賬戶的余額計算填列。“本年利潤”賬戶年末結(jié)轉(zhuǎn)后無余額，但在年中尚未結(jié)轉(zhuǎn)時有余額。而報表模板的“未分配利潤”項目的取數(shù)公式為：QM (“4104”,月,,,年,,)。表示取“利潤分配”總賬期末余額。取數(shù)公式中沒有考慮到年中各個月份的“本年利潤”賬戶尚未結(jié)轉(zhuǎn)到“利潤分配”賬戶的情況。

解決方案：將報表模板的“未分配利潤”項目的期末余額取數(shù)公式由QM(“4104”,月,,,年,,)，修改為QM(“4104”,月,,,年,,)+QM (“4103”,月,,,年,,)。表示取“4104利潤分配”賬戶的期末余額加“4103本年利潤”賬戶的期末余額合計。

2 利潤表報表模板取數(shù)公式設(shè)置問題

2.1 利潤表的編制原理

利潤表是反映企業(yè)一定時期內(nèi)經(jīng)營成果的會計報表。該表是依據(jù)“收入-費用=利潤”的會計等式，依據(jù)營業(yè)利潤、利潤總額和凈利潤次序編制而成的。利潤表生成數(shù)據(jù)的欄目包括“本期數(shù)”和“上期數(shù)”。

2.2 利潤表報表模板取數(shù)公式存在的問題及解決方案

“營業(yè)收入”項目存在的問題：在實務(wù)中，利潤表中“營業(yè)收入”項目，應根據(jù)“主營業(yè)務(wù)收入”賬戶和“其他業(yè)務(wù)收入”賬戶的實際發(fā)生額合計計算填列。而損益類賬戶的發(fā)生額既有借方發(fā)生額，也有貸方發(fā)生額。如“主營業(yè)務(wù)收入”賬戶，貸方記錄企業(yè)實現(xiàn)的主營業(yè)務(wù)收入；借方記錄內(nèi)容一是發(fā)生的銷售退回和銷售折讓時應沖減本期的主營業(yè)務(wù)收入，二是期末轉(zhuǎn)入“本年利潤”賬戶的收入額，結(jié)轉(zhuǎn)后應無余額。“營業(yè)收入”項目在報表模板的取數(shù)公式為：FS(“6001”,月,“貸”,,年)+FS(“6051”,月,“貸”,,年)，含義是取“主營業(yè)務(wù)收入（6001）”賬戶的貸方發(fā)生額，加上“其他業(yè)務(wù)收入（6051）”賬戶的貸方發(fā)生額合計數(shù)。如企業(yè)無銷售退回等情況時，即“主營業(yè)務(wù)收入”賬戶平時無借方發(fā)生額，則按報表模板公式取數(shù)正確，如企業(yè)發(fā)生銷售退回等業(yè)務(wù)時，即“主營業(yè)務(wù)收入”賬戶平時有借方發(fā)生額，則按報表模板的公式取數(shù)就會產(chǎn)生錯誤。

解決方案：依據(jù)利潤表的生成原理，表中損益類賬戶的金額即為期末結(jié)轉(zhuǎn)“本年利潤”賬戶的發(fā)生額，其發(fā)生額就是計算利潤的依據(jù)。因此，可將UFO報表模板“本期數(shù)”欄的“營業(yè)收入”項目取數(shù)公式由FS(“6001”,月,“貸”,,年)+FS(“6051”,月,“貸”,,年)，修改為DFS(“6001”,“4103”,月,“借”,,年)+FS(“6051”,月,“貸”,,年)。其中公式DFS(“6001”,“4103”,月,“借”,,年)，表示取借方科目是“主營業(yè)務(wù)收入（6001）”，對方科目是“本年利潤（4103）”業(yè)務(wù)的金額。即取“主營業(yè)務(wù)收入”賬戶結(jié)轉(zhuǎn)入“本年利潤”賬戶的金額。

3 結(jié) 語

UFO報表模板為用戶生成報表數(shù)據(jù)提供便利，免除了用戶自定義報表的繁瑣，極大地提高了工作效率，不同的財務(wù)軟件提供的賬務(wù)函數(shù)各有不同，由于企業(yè)會計事項的復雜多變，軟件所提供的功能很難做到十全十美，軟件操作人員應在充分掌握軟件各項功能的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)會計準則和會計實務(wù)的工作習慣，對其提供的各種函數(shù)的功能應深入了解，靈活運用UFO報表模板。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.046

F232

A

1673-0194（2015）05-0085-03

2014-12-23

李露(1966-),女,遼寧對外經(jīng)貿(mào)學院教授,主要研究方向:財務(wù)會計學、電算化會計。