對公立醫院內部控制信息與溝通的探討

首都醫科大學附屬北京口腔醫院　宋安麗

對公立醫院內部控制信息與溝通的探討

首都醫科大學附屬北京口腔醫院宋安麗

摘要:在公立醫院（以下簡稱醫院）內部控制中，信息與溝通是實施內部控制的重要條件，與內部環境、風險評估、控制活動、內部監督一起構成醫院內部控制的五大要素。本文從內部控制要素——信息與溝通的角度出發，通過闡述其對醫院內部控制的影響，提出醫院加強信息與溝通的建議，為實現醫院內部控制目標提供有力保障。

關鍵詞:公立醫院信息與溝通內部控制

我們正處在一個高速發展的信息時代，大數據、云計算不斷充斥著人們的大腦并影響與改變著我們。信息讓我們改變了思考問題、處理問題的方式，現在人們可以利用微博、微信來獲得與分享信息，多樣的信息溝通方式把更多的人們聯系在一起。信息無處不在，一個國家、一個地區、一個組織，以致于一個人的發展，都離不開有效的信息與溝通。

在公立醫院（以下簡稱醫院）內部控制中，信息與溝通是實施內部控制的重要條件，與內部環境、風險評估、控制活動、內部監督一起構成醫院內部控制的五大要素，各要素之間既相互影響，又相互作用。建立與實施醫院內部控制，內部環境是基礎，風險評估是重要環節，控制活動是具體方式，內部監督是重要保障，而信息與溝通則是連接其他各要素的橋梁，并為其他要素有效發揮作用提供必要的信息支撐。

一、信息與溝通

(一)信息

信息，是指音訊、消息、通訊系統傳輸和處理的對象，泛指人類社會傳播的一切內容。人通過獲得、識別自然界和社會的不同信息來區別不同事物，得以認識和改造世界。

就醫院而言，信息是確保醫院經營管理活動有序開展的基礎，是提供決策的有效數據。醫院的經營管理需要收集各種內部信息和外部信息，并對這些信息進行合理篩選、核對、整合，提高信息的有用性。醫院可以通過財務會計資料、業務活動資料、調研報告、專項信息、內部刊物、辦公網絡等渠道，獲取內部信息；還可以通過行業協會組織、社會中介機構、業務往來單位、市場調查、來信來訪、網絡媒體以及有關監管部門等渠道，獲取外部信息。

(二)溝通

溝通，是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達成一致和感情的通暢。信息的價值必須通過傳遞和反饋才能體現。有效的溝通會產生事半功倍或更高的效果，使溝通雙方取得共贏。

一個完整的溝通過程包括溝通主體（信息的發出者）、編碼（主體采取某種形式來傳遞信息的內容）、媒體(即溝通渠道)、解碼（客體對接受到的信息所作出的解釋、理解）、溝通客體（信息的接收者）與反饋幾個環節。它們通過信息連接，如圖1所示：

圖1　溝通的過程

溝通可分為上行溝通、下行溝通、橫向溝通以及斜向溝通等形式，無論哪種形式，溝通都是信息在溝通主體與溝通客體之間發出與接收的傳遞過程。信息發出者在下一個環節有可能成為接收者，接收者在下一個環節也可能成為信息發出者。因此，在信息的傳遞過程中會存在由于個人的理解及重視程度等原因未及時、全面傳遞信息，影響信息及時性與完整性的情況；也會存在信息傳遞者由于涉及自身利益等原因而刻意隱瞞或更改對自己不利信息，從而影響信息真實性的情況。此外，信息傳遞者在組織中所處的地位高低、信息傳遞過程的長短、醫院規模的大小等因素也都影響溝通的效果。

(三)信息與溝通

信息與溝通相互聯系，信息是溝通的基礎；而溝通則是信息傳遞的方法，信息只有通過溝通才能發揮作用。對于醫院內部控制而言，信息與溝通是指醫院及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在醫院內部、醫院與外部之間進行有效溝通。

信息是否得到有效溝通，直接影響到醫院內部控制目標的實現，所以醫院建立一個良好的信息與溝通系統是加強內部控制的基礎。一個暢通、良好的信息與溝通系統，可以使醫院及時準確地掌握醫院運營的狀況和潛在風險，及時調整策略，防范風險并及時糾正已出現的問題，促使各項內部控制制度的有效實施，有利于醫院的持續經營與發展。因此，醫院應提高信息與溝通的及時性、準確性和完整性，明確內部控制相關信息的收集、處理和傳遞流程，確保信息及時、有效溝通，為實現醫院內部控制目標提供有力保障。

二、信息與溝通對醫院內部控制的影響

根據《行政事業單位內部控制規范（試行）》（以下簡稱規范）對內部控制的界定，醫院內部控制，是指醫院為實現合理保證醫院經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效率和效果等控制目標，通過制定制度、實施措施和執行程序，對經濟活動的風險進行防范和管控。規范》對內部控制五要素之信息與溝通未明確提及，僅在單位內部控制的控制方法中提到“信息內部公開”。然而，醫院的信息是否公開透明，溝通渠道是否暢通，傳遞過程是否及時準確，都對醫院內部控制的實施有著較大的影響。

為更好的說明信息與溝通對醫院內部控制的影響，本文以內部控制目標為導向闡述信息與溝通對醫院內部控制的影響。

(一)合理保證醫院經濟活動合法合規方面

合理保證醫院經濟活動合法合規是醫院內部控制的最基本目標，也是最低目標。它要求醫院的經濟活動既要遵守國家、行業、以及監管部門等外部各項法律法規和政策要求，也要遵守醫院內部有關規章制度的要求。醫院要將涉及醫院運行與發展的外部信息及時轉換為有用的內部信息，為醫院所用，規范醫院行為，防止醫院違法違規經營。例如，隨著公立醫院改革的不斷深入，醫院應及時掌握并充分理解各項政策信息所傳遞的內涵以及會給醫院帶來的的潛在影響，提前制定有效策略應對，保證醫院經濟活動合法合規。

(二)資產安全和使用有效方面

公立醫院的性質決定了醫院的資產屬于國有資產，醫院有義務和責任保證國有資產的安全和使用有效。但由于與內部控制相關的信息傳遞不暢，資產管理部門、資產使用部門與財務部門之間不能及時、準確的進行信息溝通。導致醫院資產管理混亂，資產不實，丟失、毀損與使用率低下現象時有發生。例如，有的醫院在進行大型醫療設備購置的時候，未根據現有信息進行充分的可行性論證，使設備購置后由于場地等原因無法安裝使用，造成資產閑置，嚴重影響其使用效能。

(三)財務信息真實完整方面

財務信息真實完整是醫院內部控制的基本目標，醫院要利用財務信息對醫院經濟活動進行分析、預測、計劃、控制和監督，從而提出完善醫院經營管理的具體措施的前提是財務信息的真實、完整。真實完整的財務信息能為決策提供有力的信息支持，而虛假不實的財務信息會對決策產生錯誤影響，以致影響醫院的發展。

醫院財務所反映的信息就是用一套人造的語言、符號對醫院生生不息、循環不止的現金周轉和現金循環拍成若干靜態的照片，是對已發生結果的被動反映。財務部門往往對醫院各事項的決策、實施和執行不了解，由于信息不對稱與溝通不及時，導致對相關部門的經濟事項未能進行有效的財務控制和監督。例如，醫院存在個別設備已報廢，但由于資產管理部門未及時與財務部門溝通辦理核銷手續，資產仍在賬面反映的情況，造成財務信息失真。反之，如果醫院財務部門能夠通過與外部審計機構和內部相關部門積極有效溝通，可以得到更多加強醫院內部控制制度建設的有用信息，提高財務信息的準確性。

(四)有效防范舞弊和預防腐敗方面

醫療行業是直接關系到人民群眾健康的行業，醫院能否有效防范舞弊和預防腐敗不但關系到千家萬戶的切身利益，也決定著醫療衛生事業的健康發展，是醫院內部控制關注的重點。醫院內部控制信息的不公開透明極易造成醫院舞弊與腐敗風險。例如，有的醫院存在只有財務部門負責人掌握經濟事項報銷范圍與規定，各項報銷流程與制度不公開，不透明。這不但影響了業務辦理的效率與效果，更為嚴重的是給舞弊與腐敗提供了可乘之機。

再如，近年來在醫院開展的假發票專項治理工作中，各醫院均不同程度的存在假發票現象，這不但會造成醫院會計失真問題，也反映出醫院存在個別部門、個別人員舞弊與貪污腐敗的風險。

(五)提高公共服務的效率和效果方面

提高公共服務的效率和效果是醫院內部控制的終極目標，公立醫院是不以營利為目的的公益性事業單位，醫院應緊緊圍繞“建立健全覆蓋城鄉居民的基本醫療衛生制度，為群眾提供安全、有效、方便、價廉的醫療衛生服務”的醫改總體目標，切實履行公共服務職能，努力滿足群眾的基本醫療衛生服務需求。按照公共服務效率最大化，效果最優化的目標為群眾提供醫療服務。

醫院在進行醫療耗材采購時，可通過對市場及供應商信息的分析把握，獲得與供應商談判（談判也是一種溝通）的主動權，合理降低醫療耗材的采購成本；也可通過和患者的有效信息溝通，了解患者需求，重新梳理醫院業務流程，明確崗位職責，提高醫院為患者服務的效率和效果，提升醫院的社會效益。

三、加強醫院內部控制信息與溝通的建議

(一)提高醫院負責人認識

《規范》第一章第六條指出：“單位負責人對本單位內部控制的建立健全和有效實施負責。”強調了單位負責人對內部控制建立與實施的責任。事實上，一項制度能否得到貫徹執行，很大程度上取決于單位負責人的態度。目前，很多醫院負責人對內部控制的理論信息缺乏系統的學習，內部控制意識薄弱，認為醫院內部控制僅是財務部門負責的范疇。所以，財政部門與上級主管部門應積極組織醫院負責人及領導班子成員參加內部控制的學習培訓，將有關內部控制的信息及時傳遞到醫院負責人及最高權力機構。同時要建立考核機制，將醫院的內部控制落實情況與醫院負責人的績效考核掛鉤，確保內部控制信息在傳遞過程中的執行力。

(二)加強全員培訓

目前醫院普遍存在重醫療輕管理的情況，醫院會經常召開各種醫療研討會，也會組織醫務人員參加各項業務培訓活動，而很少組織專門會議普及管理知識，更不會組織全員參加內部控制的專門培訓。醫院有關內部控制信息很難傳遞到醫院每位員工，致使內部控制在醫院員工中的普及度很低。所以醫院應定期與不定期的以調查問卷或培訓的方式向醫院每一位員工傳遞有關內部控制的信息。讓醫院每個人都能熟悉與掌握有關內部控制的理論和方法，隨時關注醫院內部控制信息所傳遞的信號，強化全員的風險意識與參與意識。

(三)建立信息與溝通機制

1、實施歸口部門管理

信息的真實性與準確性是信息質量的根本保證，真實準確的信息能為醫院決策者提供有力的信息支撐，而虛假錯誤的信息會造成決策者判斷失誤，影響醫院的發展。所以醫院應確定統一的信息統計口徑并實施歸口部門管理，避免“數出多門”現象發生，確保信息在對外收集與報送時的準確性，以及在內部部門之間傳遞的一致性。

2、建立健全信息傳遞與公開制度。

由于信息需要通過媒體才能完成其傳遞過程，為避免出現信息孤島或信息在傳遞中失真的現象，醫院應建立健全信息傳遞與公開制度，明確信息在上行溝通、下行溝通、橫向溝通以及斜向溝通等方式下的傳遞流程與公開形式，保證信息傳遞渠道的暢通，使醫院信息得到有效溝通與共享。良好的信息與溝通能夠讓醫院管理者和內部員工及時掌握醫院運營狀況和自身職責，也能讓醫院有關內部控制的信息及時做到上傳下達。同時醫院還應鼓勵跨級溝通，這不但會增強員工的歸屬感和認同感，還可使重要信息能夠及時傳遞到醫院領導層，提高醫院實施內部控制的效率和效果。

3、關注非正式溝通

非正式溝通是一種通過正式規章制度和正式組織程序以外的其他各種渠道進行的溝通，往往被認為是傳遞“小道消息”的有效途徑，會對醫院產生較大的不利影響。事實上，在這種溝通中由于溝通雙方較容易把真實的思想、情緒、動機表露出來，因而能提供一些在正式溝通中難以獲得的信息。醫院應充分關注非正式溝通的積極作用，提供網絡論壇、微信平臺等非正式溝通環境，通過對非正式溝通的合理引導和分析，來獲得更多有關內部控制方面的信息，促進醫院內部控制工作的開展。

(四)充分利用信息技術

醫院應當利用信息技術實現對信息的集成與共享，充分發揮信息技術在信息與溝通中的作用，在綜合考慮成本效益的前提下，建立與醫院經營管理相適應的信息系統。一個健全有效的信息系統可以改變醫院的信息溝通方式，提高信息的傳遞速度和溝通質量。醫院可通過最新信息技術將有關內部控制的信息嵌入到信息系統中，使內部控制流程與信息系統有機結合，實現對醫院業務流程的自動控制，減少或消除內部人為操縱因素的影響，確保醫院內部控制的有效實施。

但在利用信息技術對信息進行集成和共享的同時，醫院還應注意加強對信息系統的開發與維護、訪問與變更、數據輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方面的控制，保證信息系統安全穩定運行。

(五)建立舉報投訴及舉報人保護制度

有效防范舞弊和預防腐敗是醫院內部控制目標之一，從現實情況看，舉報投訴的作用不容小覷，許多舞弊與腐敗問題的發現往往源于群眾舉報，舉報投訴已成為醫院有效掌握內部控制信息的重要途徑。所以醫院應建立舉報投訴制度，明確舉報投訴處理程序、辦理時限和反饋方式，鼓勵醫院內部員工及外部相關方（如患者、供應商等）舉報和投訴醫院內部涉及違法違規、營私舞弊、貪污腐敗和其他有損醫院形象的行為。同時要建立切實可行的舉報人保護制度，嚴懲泄露舉報人信息的人員，徹底打消舉報投訴人的顧慮，不讓保護制度成為一紙空文，使舉報與投訴真正成為醫院內部控制信息與溝通中的一把利劍。

綜上所述，信息與溝通做為醫院內部控制的構成要素之一，是實施醫院內部控制的重要條件和根本保證，醫院應通過提高醫院負責人認識、加強全員培訓、建立信息與溝通機制、充分利用信息技術與建立舉報投訴及舉報人保護制度等方法加強醫院信息與溝通，為實現醫院內部控制目標提供有力保障。

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