論高校系部檔案管理的改進(jìn)措施

王靜

[摘 要]系部檔案是反映高校二級單位過去和現(xiàn)在的管理、改革的真實材料，是高校教學(xué)管理的一部分。系部檔案管理有助于系部開展教學(xué)和行政管理，加強(qiáng)系部檔案管理，有利于二級單位的科學(xué)決策。文章首先闡述系部檔案管理科學(xué)化的必要性，然后分析當(dāng)前高校系部檔案管理的主要困境，最后提出改進(jìn)高校系部檔案管理的措施，為系部的各項工作提供智力支持。

[關(guān)鍵詞]高校；系部；檔案管理；措施

[中圖分類號]G640

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1671- 5918（ 2015） 08- 0032- 02

doi：10. 3969/j.issn.1671-5918.2015.08-016

[本刊網(wǎng)址]http：//www.hbxb.net

系部檔案是真實記錄高校二級系部單位全部活動的檔案材料，詳細(xì)的記錄該二級單位的發(fā)展歷程，同時也是該二級單位的重要信息資源。系部檔案管理是系部日常管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，收集和保存著所有教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、行政檔案和黨員發(fā)展檔案等，非常詳細(xì)的記錄系部的日常管理工作，有利于為系部領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策的智力寶庫，是系部增加效益的重要保證。

一、系部檔案管理科學(xué)化的必要性

（一）檔案管理是系部日常管理的根本

檔案管理是系部日常管理工作的根本，管理著全系部的重要檔案信息，包括教學(xué)檔案，學(xué)生檔案，行政檔案，甚至是未公開未申請專利保護(hù)的技術(shù)檔案。這些檔案記錄著各項教學(xué)活動或科研教學(xué)或?qū)嵺`教學(xué)的原始數(shù)據(jù)，是最有說服力的原始證據(jù)。系部檔案管理無序或零亂不規(guī)范都有可能給系部造成損失，例如，實驗室實踐數(shù)據(jù)等流失會造成實驗結(jié)果泄漏，重則可能泄漏技術(shù)機(jī)密；會議記錄丟失會造成領(lǐng)導(dǎo)管理層內(nèi)部混亂，重則可能涉及人員任命機(jī)密；學(xué)生檔案不詳細(xì)或隨意篡改，影響學(xué)生終身評價。因此，必須加強(qiáng)系部檔案管理科學(xué)化，避免產(chǎn)生各部不必要的損失，影響系部的生存與發(fā)展。

（二）檔案管理是系部信用管理的保證

檔案管理是系部信用管理的保證，真實反應(yīng)系部的管理水平、財務(wù)狀況和科研水平。檔案是我國信用信息的重要組成部分，真實反映了一個單位或個人的信用信息。系部檔案是反應(yīng)系部真實信用的資源，一套完善的系部檔案可以完整的展示該系部的自身誠信。隨著國家信用體系的完善，反映學(xué)生或教師的系部誠信檔案一直備受關(guān)注，用人單位希望高校畢業(yè)生具有較高的信用，社會科研機(jī)構(gòu)希望信用高的科研人員參與企業(yè)技術(shù)的開發(fā)與研究。因此，必然加強(qiáng)系部檔案的信用化發(fā)展道路，時刻牢記系部檔案是個人或單位信用保證的基礎(chǔ)。

（三）檔案管理是系部文化建設(shè)的供給

檔案管理是系部文化建設(shè)的供給，展現(xiàn)整個系部的精神文明面貌。談到一個單位的文化建設(shè)，肯定是從它的淵源歷史開始的。要反映歷史，只能從檔案材料里找。系部檔案是完整反應(yīng)系部的管理水平，系部文化的提煉離不開系部檔案，檔案是歷史文化的存在形式。因此，只有加強(qiáng)系部檔案管理科學(xué)化，才能助推系部校園文化建設(shè)。

二、當(dāng)前高校系部檔案管理的主要困境

（一）系部檔案管理不受重視

高校系部檔案管理普通不受重視，大部分系部領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為系部檔案管理就是保管資料，整理整理內(nèi)務(wù)的事情，差不多能應(yīng)付就行。大部分系部師生員工也都認(rèn)為系部檔案管理就是管理管理學(xué)生或教師的日常教學(xué)管理工作資料而已，資料齊全與否并不是非常重要的事情。更有甚者，許多系部檔案長期沒人管理，灰塵滿地；或者用兼職管理人員來管理，壓根不懂檔案管理知識，只負(fù)責(zé)開門，這些都大大限制了系部檔案管理的發(fā)展。

（二）系部檔案管理水平不高

高校系部檔案管理水平普遍不高，沒有專業(yè)背景的檔案管理員。有些檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，不懂檔案管理的簡單操作，不熟悉整個檔案管理的流程，連基本的收集、整理、裝訂等技術(shù)都沒有掌握。還有些檔案管理人員是由教工家庭兼職，沒有文化，也沒有時間認(rèn)真歸檔，或檔案收集不及時，不全面就歸檔，造成大部分檔案不全，或數(shù)據(jù)處理方法不當(dāng)，造成檔案不真實，嚴(yán)重影響檔案的信用管理。

（三）系部檔案管理模式相對落后

高校系部檔案管理模式相對落后，大部分檔案處在分散管理的狀態(tài)。目前，全國高校的檔案管理基本都是以部門為陣，教務(wù)處有教學(xué)檔案，人事處有師資檔案，財務(wù)處有財務(wù)檔案，科研處有科研檔案，系部有日常教學(xué)管理檔案，但各種檔案是分散管理的，且冗余重重復(fù)，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技術(shù)要點(diǎn)不統(tǒng)一，零散無序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把檔案裝進(jìn)檔案袋，不管科學(xué)性，也不管是不是利用查閱。

（四）系部檔案管理現(xiàn)代化水平不高

高校系部檔案管理現(xiàn)代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查閱。隨著計算機(jī)影像技術(shù)的發(fā)展，許多檔案可以利用掃描或攝像的技術(shù)實現(xiàn)電子文件化，通常檔案管理系統(tǒng)來管理和查閱檔案，這有利用保護(hù)原始檔案不受損壞，尤其是紙質(zhì)材料。全國高校系部檔案管理幾乎沒有實現(xiàn)現(xiàn)代化水平管理，偶爾有幾個，那也是簡單的電子化，沒有充分考慮檔案查閱的方面性，或檔案管理的實質(zhì)性。

三、改進(jìn)高校系部檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)系部檔案管理認(rèn)識

系部檔案管理是系部日常教學(xué)科研管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)該加強(qiáng)系部檔案管理的認(rèn)識。系部檔案管理在各項教學(xué)質(zhì)量評估，就業(yè)評估，黨建評估，師資水平評估中都發(fā)揮著重要的作用，對于提高教學(xué)質(zhì)量，研究教學(xué)規(guī)律都起到調(diào)節(jié)作用。應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案管理認(rèn)識，不要傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)識來看待今天的檔案管理，一貫認(rèn)為檔案可有可無，任何人都可以做檔案管理工作。檔案管理人員要認(rèn)真營銷自己，重新樹立“檔案管理人”的形象，心中牢記競爭意識，創(chuàng)新思維，多學(xué)習(xí)專業(yè)知識，使用現(xiàn)代化檔案管理水平來支撐教學(xué)、科研工作。

（二）爭取系部師生員工的大力支持

系部檔案管理要想引起重視，就必須爭取系部師生員工的大力支持，牢記系部檔案資料為師生員工服務(wù)的宗旨。首先，積極主動爭取系部領(lǐng)導(dǎo)的支持，多為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計獻(xiàn)策，挖掘系部檔案的信息價值，讓系部領(lǐng)導(dǎo)感覺得到系部檔案管理的存在，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。然后，大力推廣系部檔案管理的營銷推廣，為廣大師生員工提供服務(wù)窗口，實實在在的通過檔案服務(wù)來幫助師生員工解決實際問題，為全系部的教學(xué)、科研、日常管理提供智力支持，營造出人人重視檔案管理的良好氛圍。

（三）強(qiáng)化檔案管理員隊伍

系部檔案管理看似誰都可以干的工作，但實質(zhì)上不同的人做檔案管理，結(jié)果卻完全不一樣。只有認(rèn)真負(fù)責(zé)、具有檔案管理常識的檔案管理員才能收集好，歸類好，保管好系部檔案。目前，大部分高校系部檔案管理員都是由系部辦公室主任或辦公室工作人員兼職或全職，他們熟悉整個系部工作的流程，承擔(dān)著辦公室的大量工作。應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理員隊伍，定期開展檔案管理知識的培訓(xùn)，并且鼓勵檔案管理員安于本職工作，待遇等傾向檔案管理員，另應(yīng)該保證檔案管理員工作的繼續(xù)性，盡量保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，提高所有教職員工的檔案管理意識。

（四）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

系部檔案管理具有檔案管理的基本特征，也具有學(xué)校檔案管理的獨(dú)特特征。所謂沒有規(guī)矩不成方圓，要改進(jìn)高校系部檔案管理方法，一定要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，通過規(guī)章建制，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的流程，通過明確檔案管理員的職責(zé)，規(guī)定檔案服務(wù)的內(nèi)容，明確檔案查閱手續(xù)與檔案歸檔等最終時間，建立非常合理的檔案管理制度，讓系部檔案管理進(jìn)入良性發(fā)展軌道。

（五）注重檔案信息資源的開發(fā)

系部檔案價值可能不會像文物古董那樣有價值，但系部檔案卻是反應(yīng)系部一線教學(xué)、科研單位的一手資料。在高校教學(xué)、科研管理與評估過程中起著不可替代的作用，教學(xué)質(zhì)量評估，系部師資隊伍建設(shè)，人才培養(yǎng)計劃建設(shè)，課程設(shè)置等方面都要依賴于系部檔案。應(yīng)該注重檔案信息資源的開發(fā)，充分發(fā)揮系部教職員工的工作積極性，以系部檔案為基礎(chǔ)，做好系部檔案的分析統(tǒng)計工作，探討教學(xué)規(guī)律。還可以及時參與教學(xué)改革課題，提供大數(shù)據(jù)樣本給相關(guān)的就業(yè)保障部門或?qū)W生管理部門，深入探討學(xué)生成績管理，誠信管理，畢業(yè)生就業(yè)管理等方面的價值。打破傳統(tǒng)檔案價值利用的局限，向社會單位或用人單位或企業(yè)單位開放檔案查閱功能，擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容，給系部檔案信息資源開發(fā)一個新的局面。

四、結(jié)語

總之，系部檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，是系部教學(xué)管理工作的具體體現(xiàn)，是系部信用管理的保證，是系部文化建設(shè)的供給。當(dāng)前我國高校的系部檔案管理存在認(rèn)識不足，隊伍不專業(yè)，管理模式落后和現(xiàn)代化水平不高等問題，只有加強(qiáng)認(rèn)識，強(qiáng)化隊伍建設(shè)，重視信息資源開發(fā)等才能改進(jìn)高校系部檔案管理發(fā)展水平。

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