醫院人事檔案管理工作的現狀及對策

于楠

摘要：檔案管理作為醫院業務規劃與實施中的主要組成部分，對醫院各項工作的順利展開有著重要作用。基于檔案管理的重要性，本文對當前各大醫院檔案管理過程中存在的不足作相應的分析，并提出對應的策略，以促進醫院檔案管理工作能夠得以有效、有序地進行。

關鍵詞：醫院 人事檔案管理 策略

一、引言

檔案是對歷史發生事件的一個記錄，為后期的資料尋找提供參考。因此，檔案成為了我國各項事業發展的必要基礎。檔案管理和服務，也成為目前各單位發展必須重視的一項工作。醫院作為社會公益性質的事業單位，檔案管理跟應該得到重視。醫院的人事檔案管理工作主要是以人事政策和人事制度為其工作的指導，在進行人事檔案管理工作中，切實做好人事檔案管理工作對于培養人才和管理人才都有中重要的作用

二、當前醫院人事檔案管理過程中存在的問題與不足分析

（一）缺乏對人事檔案管理工作的重視

當前絕大部分醫院管理層普遍存在輕管理重醫療的思想，片面地認為所有的后勤行政工作都排在醫療工作之后，忽視了包括人事檔案管理工作在內的很多刑偵管理事務的開展與落實，給人事檔案管理方面工作進展帶來了很大的制約和阻礙。大部分科室和醫務工作人員個體都不能夠主動自覺地將各種工作業績資料、進修培訓資料以及參與科研的個人信息等材料按照規定進行歸檔處理，缺少在個人工作表現、業務能力、實踐成果等能、德、廉、勤、績多方面動態信息資料的有效補充。

（二）人事檔案管理制度不健全

隨著近些年來各方的重視和關注度不斷增強，醫院人事檔案管理工作也得到了一定的改善和進步，但是仍然存在很多制度缺失問題。比如在很多具體的人事檔案管理實踐當中的檔案資料收集、管理制度規范、人事檔案檢索與查閱制度規范、人事檔案保管存放制度規范等，基本還都停留在隨意性較大的工作手冊和學習資料層面，沒有正式公布，這就對醫院人事檔案管理工作的實際操作帶來了諸多不利影響，很多檔案管理人員簡單的憑借自身經驗進行人事檔案的管理，檔案的管理存在諸多不規范。

（三）人事檔案管理的基礎設施配備不到位

當前很多醫院在檔案管理工作領域的基礎設施的配套建設非常落后，鐵質檔案材料柜在隔熱防潮等方面效果較差，很多紙質性的陳舊檔案資料普遍存在蟲蛀、霉變、受潮、發黃等問題，還有部分紙質人事檔案資料經過反復裝訂和整理時候，出現了很多損毀現象，對檔案資料的安全和完整造成了極為負面的影響，再者當前很多醫院在利用計算機設備進行人事檔案管理的過程中都還停留在初級單機管理的水平，和檔案管理信息化建設的具體要求還存在顯著的差距。

（四）人事檔案管理的條件和手段落后

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。當前相當一部分醫院雖然人事檔案材料份數多資料復雜，多年來，檔案室一直和人事辦公室在一起，且大部分人事檔案管理工作的具體實施還停留在人工方式的水平上，由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。這些人事檔案管理手段和技術方面存在的諸多不足，直接影響了醫院人事檔案管理的整體工作效率和工作質量。

（五）人事檔案管理人員隊伍整體素質水平較低

當前絕大多數醫院在人事檔案管理工作都沒有聘用高水平的專業檔案管理人員擔任相關職位，而往往都是由相關行政管理人員來兼職，所以當前醫院人事檔案管理人員隊伍整體上表現為學歷低、檔案管理意識淡薄、專業素質落后、實際工作能力偏低等特點，這一現象直接導致了當前很多醫院的人事檔案管理工作存在諸多不到位的地方。

三、進一步做好醫院人事檔案管理工作的改進優化建議

（一）強化檔案管理意識的培養和樹立

首先，要加強醫院領導管理層的人事檔案管理意識，將人事檔案管理工作納入到醫院的重要工作日程中來，作為醫院日常運作過程中的重要工作內容加以對待，讓醫院人事檔案管理工作切實和醫院其他各項業務進行同步發展、同步規劃、同步執行。與此同時，要強化醫院全體醫務工作人員的人事檔案意識，通過宣傳教育等方式讓每一名醫療衛生工作人員都能夠充分認識到認識檔案管理工作的重要性，充分理解人事檔案和自身日常工作與生活間存在的密切聯系，進而更加主動積極地支持醫院人事檔案管理工作的開展。

（二）設置專項資金完善人事檔案管理基礎設施建設

要做好醫院人事檔案管理工作，一定要從加強管理所需的各種基本軟硬件設施的建設開始，強化檔案管理工作的信息化和現代化管理，這是實施高質量醫院人事檔案管理工作的基本條件，也是進一步提升醫院人事檔案信息開發利用實效性的前提基礎。筆者建議在醫院財務部門設立專用于醫院人事檔案管理工作的專項資金，資金來源由醫院自有資金和上級申請撥款共同組成，主要用于人事檔案管理基礎設施的及時更新和維護，從而為醫院人事檔案管理工作的高效開展打下牢固的基礎條件。

（三）建立健全醫院人事檔案管理制度

做好醫院人事檔案管理工作一定要構建完善的檔案管理機制，健全相關制度規范，通過制度規范的建設與落實，明確人事檔案管理中各方成員的職能定位，提升檔案的管理質量，對于檔案管理中潛在的各種問題，實現做好解決問題的預案，并制定成專門的制度規范，確保在相關問題出現時能夠得到及時有效地解決，對人事檔案管理工作的每一個步驟和環境做全面細致的梳理，并依次制定每一個環節的工作規范，確保整個人事檔案管理工作的日常運轉能夠井井有條。

（四）積極引進使用先進技術促進人事檔案管理信息化、科學化轉變

通過對現代人事檔案管理新技術和新理論的不斷學習和引進，努力開拓創新，加大在檔案管理方面的投入支持力度，借助計算機、網絡等先進手段和方法實現對人事檔案信息資料的動態維護與管理，積極開發和所在醫院實際需求相貼近的人事檔案動態管理軟件系統，構建人事電子檔案和數字檔案，采用現代化的檔案管理模式和方法構建人事信息資料的動態收集、整理、反饋、跟蹤系統，以促進人事管理工作的高質量、高效率、高水平。

（五）加強人事檔案管理人員整體素質的提升

新形勢帶來個各種新情況給醫院人事檔案管理工作提出了很多新的要求，這就需要檔案管理人員的素質得到相應的提升。首先，負責醫院人事檔案管理工作的人員必須要具備較優良的政治理論修養;再者，醫院人事檔案管理人員一定要精通所在崗位的工作業務技能，儲備牢固扎實的專業技能知識，樹立其正確的終身學習意識，不斷完善自身的知識儲備，積極主動且熟練的運用各種現代信息技術方法，提升醫院人事檔案管理的現代化和信息化水平。

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（責編 張景賢）