論信息系統項目的計劃和監控

段少遠

（阿克蘇地區拜城縣水利局，新疆 拜城縣 842300）

論信息系統項目的計劃和監控

段少遠

（阿克蘇地區拜城縣水利局，新疆 拜城縣 842300）

拜城縣農村飲水安全管理信息系統項目是在國家提出改善民生的大水利政策指導下啟動的，該系統為用戶提供了工程規劃、工程建設等十大主要業務功能，項目總投資680萬元，建設期為1年。系統于2014年4月30日成功上線并順利通過了驗收，得到了用戶的高度評價。本文結合項目管理實踐，以拜城縣農村飲水安全管理信息系統項目為例，討論了信息系統項目的進度管理，主要從計劃的編制、實施、監控和糾偏等幾個方面進行了闡述，總結了項目進度管理方面的經驗和不足。

信息系統項目；計劃；監控

拜城縣農村飲水安全管理信息系統項目在國家提出改善民生的大水利政策指導下于2013年5月正式啟動。該項目由拜城縣水利局發起，旨在為全縣各級水利部門提供一套集飲水安全工程規劃、工程建設、運行管理、數據采集、收費管理、實時查詢、統計匯總和資料檔案等十大主要飲水安全業務于一體的全縣農村飲水安全管理信息系統。該系統采用瀏覽器/Web服務器/應用服務器/數據庫服務器四層J2EE體系結構。數據庫服務器采用Oracle llg，應用服務器采用Weblogic llg，業務邏輯層組件主要采用 EJB 3.0，界面層主要采用ExtJs 3.3/Ajax/Servlet/JSP技術實現。項目總投資680萬元，建設期1年。在項目的建設過程中，由于系統建設規模大，有1.2萬多個功能點，建設時間緊，用戶要求在2014年5月30日前所有功能子系統都必須全部上線。為了保證項目如期按質按量順利完成，在項目團隊的努力下，通過有效的項目管理特別是出色的計劃和監控管理，使本項目獲得了良好的績效，取得了可喜的成績。

為保證項目達到預定目標，必須加強對項目進度的控制，因為一旦項目進度延誤，項目就難以在預期內完成。在進度管理中要把人員的工作量與花費的時間聯系起來，合理分配工作量，采用有效分析方法嚴密監視項目的進展情況，并對出現的偏差及時進行糾正，以保證項目在預期內順利完成。本文從項目計劃的編制、實施、監控和糾偏四個方面進行了闡述。

1 計劃階段

拜城縣農村飲水安全管理信息系統項目是一個信息系統集成項目。因此，首先要加強項目進度管理控制。項目啟動后不久，在了解項目初步范圍的基礎上，制定了初步的、概要的“項目管理計劃”；然后邀請所有項目干系人以及有關專家，以項目章程、項目范圍說明書、項目管理計劃為依據，采用規劃會議和分解技術把工作包分解到具體的活動中，形成一份詳細的“活動清單”；利用活動定義的結果，采用單代號網絡圖法和確定依賴關系技術制定出項目進度網絡圖；采用自下而上估算、參數估算、三點估算等方法和技術估算出活動資源和活動歷時；采用關鍵路徑法、資源平衡、關鍵鏈法、假設情景分析和公司統一采用的項目管理軟件，制定并調整出項目的進度計劃。并且在項目實施過程中，根據項目的實際情況，對該計劃進行了必要的調整。

2 執行階段

我們知道，指導和管理項目執行就是執行在項目管理計劃中所定義的工作，以實現項目目標的過程。在本項目中，根據多年的項目管理經驗和靈活運用項目管理方法，通過經常對項目的實施進行指導和檢查以及加強項目團隊建設，抓好項目的落實，保證項目的質量。同時，積極與項目干系人進行溝通和協調，報告項目的實施情況，準確把握好全局，確保項目順利進行。

例如在質量保證方面，在公司質量保證中心的指導下，執行好公司要求的項目管理過程，同時全力支持QA對該項目的質量審計，發現問題馬上整改，絕不含糊。另外，對QA采用質量審計等工具審計項目后提交的“項目質量審計報告”中提出的問題和建議，我們都會積極認真對待，把問題落實到具體責任人，并確定改進期限，對好的建議和意見，我們會立即在后續項目管理中及時采用。

例如在信息分發過程中，對外對內我們采用不同的信息分發方式。對項目外部干系人，我們主要采用書面方式進行信息分發。例如甲方領導和項目負責人最關心的是項目進度、成本和質量情況，我們每周就收集項目進展情況，形成項目情況簡報，以書面方式上報甲方領導和項目負責人。對項目內部人員，我們主要通過電子郵件、每周例會、共享服務器等方式進行信息分發。例如要求項目團隊成員在軟件開發過程中，嚴格按照配置管理流程及時將配置信息提交至配置管理庫，以保證其他項目成員能及時獲得最新項目信息。在項目各干系人的大力支持下，通過項目團隊成員的共同努力，項目實施進展順利。

3 監控階段

在項目進度控制方面，我們利用公司在網絡版Project基礎上二次開發的功能模塊進行進度監控。各項目團隊成員只需要填寫每天工作的完成情況，該模塊就可以自動統計出工作績效，并展示實際工作進度與計劃工作進度之間的差異[1]。另外，我們每周周五下午會召開項目例會，在例會上，各小組負責人需要用PPT向相關領導和項目團隊成員匯報各小組的工作完成情況、存在的問題和改進措施等，會后形成正式會議紀要并安排專人跟蹤落實，如果發現出現了進度偏差，我們要求立即采用加班或快速跟進技術予以解決。通過這些有效的進度和績效監控工具的綜合使用，在很大程度上保證了項目進度的可控。

4 糾偏階段

我們知道，里程碑計劃是項目控制的重要檢查點。在每一個里程碑我們都采取小組會議的形式，對本階段的工作進行確認、總結。在各里程碑點采用掙值分析方法對項目進度績效指標（SPI）及成本績效指標（CPI）進行監控，同時根據項目的階段偏差，采取了恰當的糾偏措施。例如在需求開發里程碑計劃中，由于我們對水利行業的一些工作業務流程熟悉度不足，加之客戶方對部分系統的功能也未能清晰表述，導致需求階段用在編制用戶需求規格說明書上的時間超過即定計劃，而且后期又花了較多的時間同用戶反復溝通、確認，使得整個里程碑的計劃偏差達到12%，不得不在后續的設計工作中，從其它項目組抽調了1名資深且從事過水利信息化項目的設計工程師加入到后一階段的設計工作中來，從而保證了后續計劃的按時開展。

通過有效的項目管理特別是出色的進度管理，項目于2014年4月30日提前1個月成功上線并順利通過了驗收。項目完成后，我們對項目實際數據進行了統計，發現該項目的總生產率比公司的標準生產率提高了9%，實際成本比預算少花了8%，人月成本也比公司標準人月成本降低了7%。工作效率的提高和人月成本的下降與我們良好的進度管理是密不可分的。

雖然項目取得了一定的成績，然而，在本項目的進度管理方面，也存在著一些問題，需要我們在以后的項目管理過程中不斷改進，如：（1）進度監控還有不到位的地方，曾有個別成員虛報進度，影響了項目工作的正常開展；（2）如何解決好趕工和項目質量之間的關系，這些方面的工作還有待改進和提高。

[1]徐赟.淺談管理信息系統及項目管理應用[J].大科技，2013（21）：2-3.

2014—12—05