淺談學(xué)校檔案與文獻信息化管理系統(tǒng)

張玉華　羅芳

摘 要：隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，我國中高等院校的檔案與文獻管理體系，正大范圍地從傳統(tǒng)的人工管理過渡到信息化系統(tǒng)的管理。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與文獻資料相比，電子文檔在查詢與借閱方面有很大的優(yōu)勢，也有利于紙質(zhì)原本的保存。要做好檔案信息化管理，必須依靠一套完善的管理系統(tǒng)，并且配合必要的措施，才能將一些常出現(xiàn)的問題妥善解決。本文從檔案管理保存與文獻管理的角度進行簡要闡述，針對常見問題，提出了一些對策，希冀能夠提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案與文獻；信息化管理；問題

引言

檔案的法律定義是“過去、現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織和個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家與社會有保存價值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的記錄”，而學(xué)校是集中保存大量檔案與文獻的一個場所。隨著教育建設(shè)投入的加大，有條件的中高等學(xué)校都興建了較大規(guī)模的圖書館，并在其中保存檔案與文獻。圖書館中文獻資料的借閱與使用十分頻繁，對于一些珍貴卻很有價值的文獻，又不能完全封閉保存。這些都促使著學(xué)校檔案與文獻的管理迅速地向著數(shù)字化與信息化方向發(fā)展。

1 學(xué)校檔案與文獻管理的特點

1.1 學(xué)生信息檔案數(shù)量巨大

學(xué)校的檔案大多數(shù)都是以紙質(zhì)形式進行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質(zhì)為準(zhǔn)。規(guī)模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學(xué)生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學(xué)校每三年就畢業(yè)一批學(xué)生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數(shù)千人的在校生規(guī)模。因此，學(xué)校需要保存的學(xué)生檔案的數(shù)量巨大。綜合類的高校以及較大規(guī)模的高中等學(xué)校，基礎(chǔ)教育與專業(yè)教育對教育資源的需求量也十分巨大。

1.2 檔案及文獻的重要程度高

規(guī)模較大的學(xué)校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學(xué)歷檔案與科研資料。當(dāng)前雖然教育部也有電子數(shù)據(jù)可以查詢學(xué)歷信息，但是一旦學(xué)歷學(xué)位證書遺失，最終回到學(xué)校補辦時，還是要以學(xué)校存底的檔案信息為依據(jù)。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等，因此更是不容有失。

1.3 重要文獻資料使用頻繁易破損

學(xué)校的文獻資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規(guī)模往往很大，老牌院校還保存著一部分數(shù)十年甚至上百年歷史的珍貴文獻和圖書。當(dāng)前中學(xué)以下的學(xué)校圖書館基本是完全開架，學(xué)生們能夠隨意借閱，不過多數(shù)都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權(quán)限分級的方式。不過，紙質(zhì)的重要文獻還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。

1.4 檔案與文獻查閱不便

由于檔案與文獻的數(shù)量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復(fù)雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時，往往需要耗費較多的時間進行查找。而直接借閱紙質(zhì)檔案與文獻，當(dāng)歸還時需要重新入庫，又需要逐冊進行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。

2 檔案與文獻信息化管理系統(tǒng)概述

國家在1997年召開了全國第一次的信息化工作會議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個方面的內(nèi)容：

2.1 檔案及檔案信息數(shù)字化

將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化保存與借閱。主要還分為兩個方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業(yè)學(xué)生的學(xué)歷、學(xué)位信息等；教育科研方面的文獻資料包括利用率極高的通識基礎(chǔ)教育書籍、專業(yè)書籍、科研資料、科研成果、論文等。數(shù)字化的形式有多種，常利用掃描技術(shù)、計算機圖形文字處理技術(shù)等將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲。檔案資料進行數(shù)字化后，還必須將檔案資料的信息進行數(shù)字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。

2.2 檔案文獻管理的自動化

主要的方式是建立檔案數(shù)據(jù)庫，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲。現(xiàn)在已經(jīng)建立較完善信息化檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校，一般是利用數(shù)字圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫的形式進行自動化管理實現(xiàn)查詢、借閱的自助化。數(shù)字圖書館一般只在校內(nèi)可用，為了防范社會上的破壞與惡意利用，一般配合權(quán)限、賬戶與登錄線路的限制。利用計算機搜索技術(shù)，實現(xiàn)快速查詢，利用VPN通道等實現(xiàn)安全下載與上傳，配置專門的服務(wù)器進行數(shù)據(jù)的存儲。

3 當(dāng)前學(xué)校檔案文獻信息化管理中存在的問題及對策

3.1 管理制度落后

當(dāng)前，有不少學(xué)校，即使已經(jīng)引入了信息化管理系統(tǒng)，仍然采用陳舊的管理系統(tǒng)，多數(shù)情況下還采取傳統(tǒng)模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質(zhì)登記與電子記錄并存，常常發(fā)生兩者不符的現(xiàn)象。因此，應(yīng)該在管理制度上，將能夠信息化的手續(xù)實現(xiàn)信息化的管理。

3.2 管理人員計算機技術(shù)水平較低

利用信息化系統(tǒng)進行檔案的管理，要求具備一定的計算機技能，比如熟悉電腦數(shù)據(jù)庫軟件的操作，維護人員更要有信息安全與計算系統(tǒng)維護方面的專業(yè)技能。同時，他們還應(yīng)該具有較高的職業(yè)操守，對待檔案管理的工作能夠認真細致、耐心謹慎。不過，當(dāng)前多數(shù)學(xué)校數(shù)字化圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫依舊是原來管理傳統(tǒng)檔案的人員進行管理，計算機數(shù)據(jù)庫技能上普遍偏低，難以發(fā)揮信息化系統(tǒng)管理上的優(yōu)勢，而且在信息安全上存在一些漏洞。

3.3 缺少通用性較強的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件

目前，有能力的學(xué)校大都使用自行開發(fā)或者獨立購買的檔案管理系統(tǒng)。對于單獨一個學(xué)校，資金限制，購買的系統(tǒng)往往只具備基礎(chǔ)的查詢等簡單功能。在精確化檢索、傳輸、統(tǒng)計方面的功能上有所欠缺。同時，各校之間以及與社會圖書館等單位之間，沒有一個較好的檔案信息對接方式，缺少一個通用的檔案信息數(shù)據(jù)庫，國家也缺少這方面的管理標(biāo)準(zhǔn)。

針對這種現(xiàn)狀，筆者認為，教育行政管理部門應(yīng)鼓勵學(xué)校之間聯(lián)合開發(fā)或購買統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)。必要時建立通用的服務(wù)網(wǎng)站并共享服務(wù)器數(shù)據(jù)。這一點，完全可以先從個別地區(qū)開始試行，然后逐步全面推廣。如高校之間通用的知網(wǎng)、萬方等數(shù)據(jù)庫就是非常好的范例。

結(jié)語

學(xué)校是保存大量檔案與文獻的設(shè)施，不僅如此，還是擔(dān)負著提供學(xué)生們教育資源、信息保護的職責(zé)。當(dāng)前我國較大規(guī)模的中等高等學(xué)校的檔案信息數(shù)量巨大，且十分重要。除了要妥善保存之外，還要滿足必要時的調(diào)用。此外，學(xué)校中雖然有大量圖書，但是借閱的頻率仍然十分頻繁，實物借出容易破損，并且流通受到紙質(zhì)圖書套數(shù)的限制。因此，數(shù)字圖書館事實上將教育資源的共享性提高了數(shù)個數(shù)量級。綜上所述，學(xué)校檔案與文獻的信息化是大勢所趨，不僅要推廣，更要做好。

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（作者單位：仙桃職業(yè)學(xué)院）