職業(yè)院校電子檔案管理現(xiàn)狀分析與建設(shè)思路

胡亞軍

【摘 要】科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展加快了人類(lèi)文明的進(jìn)程，信息技術(shù)促進(jìn)了現(xiàn)在社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的高速發(fā)展，信息技術(shù)無(wú)處不在它改變了人們的生活方式，信息資源的開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)成為人們工作的重要組成部分，檔案是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，信息化建設(shè)體現(xiàn)在學(xué)校管理的方方面面，利用信息化技術(shù)做好檔案管理工作就是最大限度地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，面對(duì)目前職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，特別是國(guó)家建設(shè)的1000所國(guó)家示范中等職業(yè)院校更要重視檔案信息化管理，從檔案基礎(chǔ)建設(shè)入手，更新觀念，創(chuàng)新技術(shù)，健全制度，強(qiáng)化管理，加快中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的步伐。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)院校；檔案管理；信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化的普及應(yīng)用，給職業(yè)學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。面對(duì)挑戰(zhàn)，我們要緊緊抓住機(jī)遇，加快檔案工作步入信息時(shí)代的步伐，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，使檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，適應(yīng)檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的要求，更好地為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)

一、學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)狀

1.學(xué)校對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不夠

調(diào)查發(fā)現(xiàn)我國(guó)許多學(xué)校的檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，管理漏洞百出，一旦需要查找相關(guān)檔案時(shí)，往往是無(wú)從尋找。目前職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作相對(duì)滯后，主要是對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案工作在短期內(nèi)不會(huì)對(duì)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響，因此不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺少發(fā)展規(guī)劃和合理的資源配置，與現(xiàn)代化的教學(xué)管理和學(xué)校發(fā)展不相適應(yīng)。

從檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理，科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍，一方面，有些專(zhuān)職檔案工作人員學(xué)歷、知識(shí)、年齡、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)都不盡合理，還有些部門(mén)檔案工作人員未接受檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理和信息化建設(shè)的基本理論、知識(shí)和技能。另一方面，有些檔案人員對(duì)檔案事業(yè)認(rèn)識(shí)不足，缺乏勇于創(chuàng)新和與時(shí)俱進(jìn)的精神，對(duì)檔案事業(yè)缺乏熱情，觀念落后，對(duì)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)有為難情緒，沉湎于保持現(xiàn)狀，制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

究其原因，主要原因之一就是學(xué)校的管理層對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)學(xué)校檔案管理的重視程度不夠。許多學(xué)校的管理層片面地認(rèn)為學(xué)校作為教書(shū)、育人的場(chǎng)所，只要做好育人和相應(yīng)的科研工作就足夠了，從而忽視了學(xué)校的檔案管理工作，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)于總結(jié)學(xué)校的教育經(jīng)驗(yàn)，積累和探索學(xué)校的教育方法，維護(hù)學(xué)校的教師和學(xué)生的合法權(quán)益和人力資源檔案等方面的重要作用。由于學(xué)校管理層的不重視，因此導(dǎo)致了學(xué)校的檔案管理工作松散，即使學(xué)校有負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，也由于領(lǐng)導(dǎo)不聞不問(wèn)，加上建設(shè)資金投入不足、硬件設(shè)施落后、人員培訓(xùn)力度差、待遇同比教師或其它崗位差，因此工作積極性不高，思想動(dòng)態(tài)不穩(wěn)定，檔案材料不能及時(shí)整理、歸檔，從而導(dǎo)致了檔案管理混亂的局面。

2.學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識(shí)差管理水平落后

學(xué)校的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平普遍不高，服務(wù)意識(shí)較差，不能適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校檔案管理的需要。學(xué)校檔案管理工作長(zhǎng)期處于手工階段，不能與時(shí)俱進(jìn)，信息化程度低，管理方式和檔案建設(shè)手段還比較落后，工作效率低、準(zhǔn)確性和完整性差。由于學(xué)校檔案管理工作不受重視，人事檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)的人才，缺乏培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)制，相互之間對(duì)于人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)交流少，導(dǎo)致了管理人員業(yè)務(wù)水平不能適應(yīng)管理的需要。

3.學(xué)校檔案管理的檔案收集、歸檔意識(shí)差

通常學(xué)校的大量經(jīng)費(fèi)和人力資源都投入到學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、購(gòu)置教學(xué)設(shè)備設(shè)施與教學(xué)之中，往往忽視了對(duì)學(xué)校檔案管理工作中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與檔案管理中人力資源的投入。在學(xué)校管理中，一些管理人員由于檔案建設(shè)制度不健全、檔案管理人員緊張，因此在檔案建設(shè)管理時(shí)通常將重要的檔案文件放置于個(gè)人手中，認(rèn)為方便查找。這就造成了檔案丟失或檔案被破壞的隱患，不利于檔案管理。學(xué)校檔案管理的收集和檔案歸檔意識(shí)較差，一些教職工甚至不愿意將檔案交規(guī)學(xué)校管理，這既有教職工檔案歸檔意識(shí)差的原因，另一方面也因?yàn)楦咝n案管理水平較差，甚至有檔案丟失的情況出現(xiàn)，因此也導(dǎo)致教職工對(duì)于學(xué)校的檔案管理信心不足，不愿將檔案交規(guī)學(xué)校保管。

4.檔案管理相對(duì)滯后，檔案資金投入力度不夠

從目前現(xiàn)狀看，一方面職業(yè)學(xué)校檔案管理有待進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案管理方法落后，制度不完善，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案信息化建設(shè)流于形式，紙上談兵，主要是檔案信息化建設(shè)缺少足夠的資金作保證，沒(méi)有完善配套的硬件支持，對(duì)檔案設(shè)施的配套、檔案的管理、檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)都缺少相應(yīng)的投入。另一方面，職業(yè)學(xué)校建設(shè)發(fā)展需要大量的資金投入，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)條件等方面都有待提高，缺少政府財(cái)政的有力支持，靠自力更生開(kāi)辟財(cái)源舉步維艱，在其人、財(cái)、物資源匱乏的情況下，只注重與辦學(xué)直接相關(guān)的投入，優(yōu)先考慮亟待解決的問(wèn)題，即使千方百計(jì)擠出的資金也只能用于學(xué)校教學(xué)、科研重點(diǎn)項(xiàng)目的基本建設(shè)，無(wú)法籌措資金投入檔案信息化建設(shè)。

二、學(xué)校電子檔案信息化建設(shè)的思路

1.提高認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變觀念

要充分認(rèn)識(shí)職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的意義和必要性，把檔案信息化建設(shè)列入重要日程，提升新認(rèn)識(shí)，樹(shù)立新理念，采取新舉措，才能不斷地創(chuàng)新與發(fā)展。以改革創(chuàng)新為動(dòng)力，以服務(wù)大局為己任，以檔案資源建設(shè)為基礎(chǔ)，以信息化建設(shè)為手段，以檔案開(kāi)放利用服務(wù)為方法，以檔案隊(duì)伍建設(shè)為契機(jī)，促進(jìn)檔案管理工作的新局面，使檔案管理水平不斷提高。

2.增加投入改善條件

目前職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)落后于學(xué)校信息化建設(shè)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校信息化建設(shè)同步發(fā)展，這種情況不同程度地影響了檔案工作的開(kāi)展和服務(wù)水平的提高。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視此項(xiàng)工作，檔案部門(mén)也要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的責(zé)任感和緊迫感，切實(shí)把檔案信息化納入學(xué)校信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，加大投入，盡快規(guī)范電子檔案接收與管理工作，使檔案信息化水平有一個(gè)新的提高。要加強(qiáng)檔案信息資源整合，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，用先進(jìn)的信息技術(shù)改變檔案工作的傳統(tǒng)工作模式。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)提高素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門(mén)的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過(guò)硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。

（1）加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)。為適應(yīng)職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的需要，必須培養(yǎng)一批既精通檔案業(yè)務(wù)又掌握網(wǎng)絡(luò)信息的技術(shù)人才。解決這一問(wèn)題最關(guān)鍵就是開(kāi)展檔案信息技術(shù)的教育和培訓(xùn)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人員，提高他們的整體素質(zhì)水平。

（2）加強(qiáng)檔案信息安全保障體系。一是要對(duì)檔案信息進(jìn)行區(qū)分，按照《保密法》嚴(yán)格界定使用權(quán)限，并通過(guò)授權(quán)機(jī)制限制用戶(hù)的訪問(wèn)權(quán)，以設(shè)置密碼、驗(yàn)證身份等方式限制登錄訪問(wèn)。二是由于網(wǎng)絡(luò)易受到黑客攻擊、網(wǎng)上竊聽(tīng)與篡改、病毒、程序缺陷、技術(shù)淘汰等眾多問(wèn)題的威脅，還要注意檔案數(shù)據(jù)存放的安全，防止病毒和黑客的襲擊。三是在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要增強(qiáng)安全意識(shí)，按照檔案保密規(guī)定，對(duì)網(wǎng)上發(fā)布的信息要嚴(yán)格審核，保護(hù)上網(wǎng)信息的安全。

總之，學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)檔案管理形勢(shì)發(fā)展的需要，不斷強(qiáng)化服務(wù)水平，端正服務(wù)態(tài)度，不斷完善服務(wù)功能，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，主動(dòng)為學(xué)校的檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，將檔案管理工作轉(zhuǎn)化成學(xué)校的教學(xué)資源，創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值。

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