新時期醫(yī)院文書檔案管理策略

李文閣

摘 要：醫(yī)院文書檔案對于醫(yī)院的有序發(fā)展十分重要，新時期的醫(yī)院文書檔案管理工作需要與時俱進(jìn)地進(jìn)行規(guī)范和完善。由于當(dāng)前醫(yī)改形勢不斷深入，而文書檔案又是對醫(yī)院患者的診療過程的記錄依據(jù)，對于解決醫(yī)療糾紛，加強醫(yī)院管理顯得尤為重要。并且，文書檔案作為一種管理資源，幫助醫(yī)院在發(fā)展過程中提供有效的檔案信息支援，為醫(yī)院的醫(yī)療工作、醫(yī)療糾紛等方面做出突出貢獻(xiàn)。該文主要就當(dāng)前形勢下醫(yī)院文書檔案管理的方法進(jìn)行詳細(xì)探討，以期為醫(yī)院發(fā)展提供有益的建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 文書檔案 管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）03（a）-0143-01

新時期，做好醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的要求。當(dāng)下，醫(yī)院文書檔案管理是對患者醫(yī)療過程的一大記錄依據(jù)。而且因為醫(yī)療矛盾隨時都存在，醫(yī)院文書因而可以在醫(yī)療舉證中扮演重要的法律角色，故而其完整性異常重要。因而，該文著重探討新時期醫(yī)院應(yīng)該如何做好文書檔案管理。

1 醫(yī)院文書檔案管理特點

作為醫(yī)院重要事件與公文活動的資料匯總，文書檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展史，是醫(yī)院實現(xiàn)良性管理的依據(jù)。醫(yī)院文書檔案管理有三大特點。其一是規(guī)范性，文書檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的公文，醫(yī)院文書檔案管理的重點就是對該類公文進(jìn)行管理，它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規(guī)定嚴(yán)格。其二是服務(wù)性，文書檔案作為醫(yī)院或者部門的決策、參考資料，有著很強的服務(wù)性。只有重視其服務(wù)性，才能進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作效率以及文書檔案信息化管理，便于患者進(jìn)行更好的查詢服務(wù)。其三是保密性，由于文書檔案記錄著醫(yī)院內(nèi)部很多重要信息，因此必須要避免信息資料的泄露，以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當(dāng)，損害醫(yī)院的形象與聲譽。可信的文書管理工作，是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

2 醫(yī)院文書檔案管理對策

2.1 提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識

醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識，才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識。當(dāng)醫(yī)院對文書管理有了一定程度的重視，才能不斷對文書檔案管理制度進(jìn)行完善，對相關(guān)的硬件配套進(jìn)行更新，以嚴(yán)格的制度做好文書檔案的規(guī)范管理，進(jìn)一步深化醫(yī)院的文書檔案管理能力。與此同時，醫(yī)院文書檔案管理主要服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作，在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中，醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運用計算機技術(shù)強化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理，既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助，又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓[1]。所以，作為文書檔案管理者，應(yīng)該具有高度服務(wù)意識，認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案，加強檔案的匯編與分類工作，讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。

2.2 優(yōu)化文書檔案管理工作

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行，在目前形勢下，醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率，以促進(jìn)文書檔案管理科學(xué)化[2]。故而醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng)，利用計算機、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容，對文書檔案的全文進(jìn)行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進(jìn)行存儲和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源，節(jié)省檢索時間，將檢索中的認(rèn)為失誤率降低，保證檢索準(zhǔn)確率，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率[3]。并且，針對文書檔案進(jìn)行實體管理系統(tǒng)完善，保管室內(nèi)安裝溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備，做好除塵、防磁等工作，讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金更新軟硬件設(shè)備，確保文書檔案收集更及時，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理效率，促進(jìn)文書檔案管理合理化。

2.3 以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量

文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的，需要長期的堅持不懈。規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保證[4]。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發(fā)，對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時間進(jìn)行明確規(guī)定，通過正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況，且保管方面、利用有效。對醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責(zé)等進(jìn)行更為完善的規(guī)定。加強文書檔案管理的工作執(zhí)行力，使文書檔案管理切實為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實處，院長牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門逐級負(fù)責(zé)，加強文書檔案管理的監(jiān)督考核，如果發(fā)現(xiàn)了問題必須立馬解決，以便于使文書檔案管理制度真正得以落實[5]。

2.4 提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)該可信運用文書檔案實現(xiàn)經(jīng)濟效益提升，提高文書檔案管理效率，而這一切又必須以醫(yī)院文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系，醫(yī)院需要全面加強檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)，通過講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實文書檔案管理，同時可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率，使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。

3 結(jié)語

總的來說，醫(yī)院必須要改變文書檔案管理思想，加強檔案制度規(guī)范性建設(shè)，優(yōu)化管理模式，提高文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)，以特色化理念保持醫(yī)院文書管理工作活力，既使之為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)，又要求醫(yī)院在文書檔案管理工作上需要不斷創(chuàng)新、不斷前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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