探析大學行政秘書在教學管理中的協調工作

周慧

探析大學行政秘書在教學管理中的協調工作

周慧

摘 要：大學行政秘書在高校教學管理工作中所起的作用有參謀作用、樞紐和協調作用、調度作用、反饋信息、服務作用等。其工作職責直接輔助與學校的教研工作，關系到師生的切身利益，起著承上啟下的作用。為了促進大學行政秘書在教學管理工作中協調作用的優化，本文對大學行政秘書在教學管理工作中的協調作用進行探究，探究大學行政秘書在教學管理工作中的工作內容和工作方式，以促進行政秘書更好地發揮強溝通和協調的作用，保障教學工作平穩地進行。

關鍵詞：探析；大學行政秘書；教學管理工作；協調作用

行政工作是高校教學管理中的基石，而行政秘書更是其組成的重要環節，其工作內容起到了“上傳下達”、“左右聯系”、“內外溝通”等重要的協調作用。隨著我國高校教學改革不斷發展，教學制度在從學年制到學分制的轉變的過程中會出現了很多新的問題，特別是在新、舊的制度的更替之時，在新的管理制度與傳統的管理制度之間會產生各種各樣矛盾，這時就需要行政秘書發揮出強有力的溝通和協調作用，以保障教學工作有序地進行。

一、大學行政秘書在教學管理工作中的協調作用

行政秘書管理工作是大學教學管理中的重要組成部分，行政秘書既是學院領導的參謀與助手，又是學院領導與師生之間上傳下達的橋梁，其協調的內容包括不同部門之間關系的協調、領導與師生之間關系的協調等等，對于學校教學的有序發展有著功不可沒的貢獻。

1.不同學院以及部門之間的“上傳下達”

高校是一個龐大而又繁瑣的群體，各個部門以及各個學院之間有著錯綜復雜的關系，高校的行政秘書不僅存在于學校的決策層面，更多的則是分布在各個學院以及部門當中，學校高層有著決策的權利，但不能事無繁瑣的親力親為，這時行政秘書就體現了其存在的重要性。當院系需要下達行政指令或者決策時，行政秘書要發揮溝通與調節的作用，盡其所能的讓所有學院以及各個部門之間清晰明了的接受并有力的貫徹執行。為學校的教學工作努力營造一個和諧、相互理解的氛圍；在教學管理工作中每個科室各有各的職能，而行政秘書的職責就是與各個職能科室保持緊密的聯系，并配合好學院各項行政工作的開展。如果學院主管部門的工作計劃與活動安排同院系的工作發生了矛盾，向院系領導匯報事情發生的原因，積極協調，保持上下關系的和諧。

2.師生與院系之間的“左右聯系”

教師的工作過程中具有獨立性，從而導致院系領導的交流過少，因此行政秘書的職責就是向院系領導匯報教師們的具體情況，并下達院系領導的指令，營造信任和理解的氛圍。按照學校的行政計劃，合理的統籌學校師生的活動安排，保證學校師生的切身利益，讓學校教學工作的順利進行。

二、大學行政秘書在教學管理工作中的協調作用的方式

行政秘書工作的比較顯著的特點是服務性、繁瑣性、以及重復性等。不僅要服務于領導，還要面對繁瑣而又零碎的工作。對于行政秘書本身而言就一項挑戰，如何能處理好各項工作之間的關系做到恰當好處，協調作用起到了至關重要的作用。要學會利用好研究查證、溝通調節等方式，從而營造出互相理解，互相適應的氛圍，才能讓教學工作順利的進行。

1.研究查證

在行政管理工作中常常會遇到一些行政方面的問題，其工作方法首先就是找出問題發生的源頭，對事件發展的趨勢和方向進行了解，要有解決問題的心理準備。其次是對事件的研究查證過程中要找出問題發展的因素、問題的本質和解決問題的關鍵點，并做好解決問題的一系列準備工作，促進問題的有效解決；最后在問題解決后要回顧事情發生的前因后果，對所解決的問題的情況進行分析和歸納，對問題解決過程進行分解和分析，找出其中的經驗和教訓，為以后的行政管理工作的展開積累經驗，若是以后再發生此類事件，也可以迎刃而解，提高問題的解決速度[2]。

2.溝通調節

行政秘書的主要工作就是在協調各個環節之間的關系，營造一個和諧的氛圍。在教學活動中，處理好各個部門之間以及師生與領導產生的分歧，如行政任務的傳達，活動時間的安排等。這時行政秘書就要做好“上傳下達”“左右聯系”的協調工作，將分歧做出很好的調節，從而使教學活動得以有序進行[3]。

在教學管理工作中行政秘書的協調工作是一項集科學性與智慧性于一體的工作，行政秘書的協調功能處于教學管理的重要位置。因此行政秘書要自覺提高自身的知識水平與協調能力，使用研究查證、溝通調節等方式進行協調好不同部門之間、領導與師生之間的關系，營造一種相互了解、相互合作、相互促進的融洽的氛圍，使教學工作得以順利有序開展，促進大學的持續發展。

參考文獻：

[1]張澍軍，蘇醒.論“立德樹人”根本任務與思想政治教育學科建設使命[J].思想教育研究.2013(07)：23-45.

[2]溫靜.論十六大以來思想政治教育的機制創新[J].思想理論教育導刊.2012(09)：190-23.

[3]胡新峰，李威娜.以研究式教學加強大學生對社會主義核心價值體系的認同[J].思想理論教育導刊.2012(03)：45-78.

作者單位：（江蘇南京特殊教育師范學院管理學院）