關于醫院檔案管理工作的思考與建議

李文博

摘 要：檔案管理實質就是借助現有管理思路、技術設備，不斷更新檔案管理工作者的知識結構和技術素養，不斷提高檔案利用率，為醫院各項工作的發展保駕護航。本文通過對醫院檔案管理工作職能意義的論述，分析了影響當前醫院檔案管理效率的幾類成因，并據此提出了若干改善檔案管理工作效能的建議，以期對全國醫院檔案管理事業發展有所助益。

關鍵詞：醫院檔案管理；檔案管理效能；檔案信息化

前言：檔案管理工作由于組織的不同而有所差別，不同的組織會根據自己的特性來制定檔案管理制度和體系，這主要涉及到檔案的類別、作用和管理所要求的方法途徑不同等。相比于其他組織的檔案，醫院檔案部門作為整個醫療系統中最重要的信息資源部門之一，其重要性與特殊性不言而喻，但仍有部分醫院檔案管理工作有欠規范，存在很多被忽視的問題。由此，本文展開對此這一工作探討具有一定現實意義。

1 醫院檔案管理工作的職能意義

醫院業務不僅規范性和指導性文件數目較多，而且更新速度也很快。醫院幾乎天天要接收有關義務規范性和指導性的文件，其中分為業務規范文件和政策性文件，前者較為微觀，后者較為宏觀。在文件的下發過程中，由于缺少相關的檔案文件保管知識，業務部門為使用方便很可能將文件據為己有。加之醫院科室眾多，每個科室又包含多個專業病組。由于醫療技術迅速發展，主管部門會不斷下發各種政策文件。這些文件多是有關治療方案的指導文件，對醫院的業務十分重要，一旦損壞或者丟失，便會破壞信息的完整性，給醫院的工作帶來麻煩，甚至產生嚴重問題。所以，醫院要依據自身的特殊性來制定合適的檔案管理方法。建立健全的醫院檔案管理體系有助于醫院解決自身問題、彌補自身漏洞，提升自身管理能力，最大限度發揮醫院檔案管理效率，提升服務質量，推動醫院可持續發展。

2 影響醫院檔案管理效率的主因

（一）系統的管理制度。檔案管理的工作制度一般可分為保管制度、收集制度、檔案的使用制度等，彼此聯系緊密。然而，實際中很多醫院并未將上述制度進行有效融合，使之聯系脫節，無法形成配合體系，從而難以發揮各自實際作用。同時，由于我國檔案管理仍舊缺乏科學、統一的權威制度，使得每個醫院都依照個體意愿來理解并制定管理制度，從而導致很多醫院的檔案管理制度并不完善，甚有漏洞，檔案缺失嚴重。

（二）專業的檔案管理人員。實踐中，部分醫院從事檔案管理的工作人員并不具備相關的專業知識，也缺乏相應的工作技能，其中還有部分檔案管理工作人員是以兼職身份開展工作，相關專業管理人員未能足額定崗，從而極易導致檔案資料收集率低，繼而使得完整檔案歸檔數量少，由此產生連鎖反應，為醫院醫療工作開展帶來了一定的困難，進而影響醫院整體的業務水平。造成這樣的局面多因為醫院被傳統定義為業務單位，故而大多數人更為關注其業務水平的高低，從而導致醫院在發展建設過程中，不自覺地忽視了檔案建設的重要性，繼而忽視了對檔案管理工作人員的培訓，將過多精力投入到醫療技術人員的教育和培養上，使得檔案管理工作繼續淪為長期被忽視，難以發揮積極的作用的惡性循環之中。

（三）檔案管理設施設備。檔案管理設施設備一般地包括兩類：一是檔案管理過程中所需要的設施設備，二是檔案應用系統所需要的設施設備。如果設備投入不充足，更新滯后，配備缺口大等現象，使得檔案難以得到充分利用，管理目標亦難以實現。目前很多醫院的檔案庫房都不符合要求，有欠規范，設施設備落后，管理技術又不先進，嚴重影響了檔案管理工作的效率和成果。雖然計算機和網絡技術已被廣泛運用到了診療的過程中，但尚未將檔案記錄和診療進行全院聯網，迫使檔案的利用手續繁雜，嚴重影響工作效率。

3 提升醫院檔案管理效能的工作建議

（一）結合實際，制定科學化的管理制度。檔案管理工作在不同的階段是相互獨立的，但整體上是系統的、互相聯系的。檔案管理工作主要可分成兩大部分：一是收集、整理和鑒定相關文件；二是檔案的利用。且不論是基于理論抑或實際，前者都是后者的根本所在，所以，在進行相關文件收集和整理時，必須認真完成立卷歸檔的工作，按照相關制度對文件進行及時、準確和科學地分類組合，使文件之間形成緊密而又清晰明確的聯系；換言之，前期歸檔工作必須同時考慮后期檔案利用工作的要求和需求，兩者相輔相成。完善的檔案管理工作制度有利于管理工作順利的開展，避免了管理的隨意性。醫院檔案管理必須遵照《檔案法》等相關規定，結合工作實際，制定出一套完整的、科學的、切實的檔案管理工作制度，對全院各個科室的各種檔案進行統一的管理和統一的考核，使得檔案的管理與醫療體制同步發展。

（二）加強交流，強化兼職管理人才培訓。對人才隊伍的建設，首要健全檔案管理工作激勵機制，貫徹執行“有獎有懲”，滿足員工基礎需求以激發其工作熱情，從而提高工作效率；其次，結合醫院工作的特殊性，有針對性地選擇合適的培訓方式和內容，加大對以兼職身份參與檔案管理的人員的培訓力度，使之與專業管理人才組合形成連貫體系，促使檔案工作更為專業；再者，提高對檔案管理專業人才儲備和建設的重視度，將其納入醫院發展戰略規劃之中；此外，應促進同行交流考察，通過各個類型的醫院之間的相互分享，借鑒參考各院檔案管理的經驗，聘請相關專家講學，甚至到檔案管理工作優秀的醫院參觀學習，共促進步。

搭建平臺，加大硬件設施建設力度。計算機管理平臺能夠有效節省檔案儲存的空間，還有容量大、出錯率低，便于檔案查找和閱讀，降低人力和物力成本等特點。所以，應及時檢查相關硬件設備的更新速度，定期維護和更新常用機器設備的性能，并根據醫院實際經營情況和管理需求規劃資金的投入度，合理引進先進設備，盡可能減少手工操作。此外，還應注意確保檔案庫房內的安全和整潔，防止過于潮濕造成檔案損壞或是過于干燥引發火災，配備齊全滅火、滅蟲等安全設備，當發生意外時可以盡可能地降低損失。

與時俱進，建立三級網絡管理模式。即分別以院長或副院長、辦公室主任或副主任、檔案管理人員為三個等級的管理模式；具體地說，就是將檔案文件拆設為文件收集系統、檔案的保管系統和利用系統三大體系；再在每個系統中設置多個鏈接，以方便查詢，利用系統設置“權限”查詢，方便各級人員查找利用，有助于檔案盡可能得到高效利用，也使檔案查閱和調取更為便捷，確保整個檔案管理工作得以井而有序。

4 結語

綜上，醫療檔案管理水平反映了醫院綜合管理能力的重要方面，也是醫院綜合實力的重要體現。信息技術的發展為醫院檔案管理提供了新的可能和發展空間，也使醫院檔案管理面臨著更多的挑戰，所以，醫院管理層應緊握當下契機，不斷創新，推動醫院檔案管理工作更為規范、高效。

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