對加強企業科技檔案管理工作的思考

高青

摘 要：科技檔案是企業檔案的核心，它是記錄企業整個科技發展歷程的重要資料，對企業發展具有十分重要的作用，因此加強企業科技檔案管理工作意義重大。文章就如何搞好企業科技檔案管理工作，最大效率地發展檔案作用進行了論述。

關鍵詞：企業；科技檔案；管理

企業的科技檔案是企業在生產、建設、科研、管理工作中直接形成的，具有保存價值的各種載體的科技文件材料。收集、整理、保管、提供利用科技檔案，使科技檔案中的科學技術向現實生產力滲透和轉化，可以促進科學技術的提高和生產力的發展。因此，搞好企業科技檔案工作對企業的改革發展具有重大的作用和意義。

1 科技檔案的重要性

企業的發展要融合歷史的經驗與教訓，見證企業發展的這一過程，我們可以通過企業科技檔案來完成。企業科技檔案是有重大意義的科技文件資料，是在企業的生產、流通、管理中直接產生的，科技檔案是企業發展的重要財富，是維護企業合法權益的重要依據，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，是企業同步發展的無形資產，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。科技檔案，保密性極高，設計到國家、企業的切身利益。要清晰的認識到我國現階段企業科技檔案的管理模式、現狀，要不斷吸收國內外優秀的科技檔案，不斷拓充企業實力，在社會迅速發展的大環境下，加大力度培養我國科技檔案管理人員的責任感，要通過科學的引導，使檔案管理人員更有熱情來進行工作。要提高對科技檔案的管理工作的認識，要充分認識到檔案管理工作的重要性，企業科技檔案管理工作的現實意義及當今社會的發展下企業檔案管理的薄弱環節，不斷加強改善，讓檔案管理開創一個新局勢，適應社會大環境的不斷發展，與時俱進，永不言敗。

2 科技檔案的特點

（1）專業性強。專業性強是科技檔案的最突出特點之一，這一特點集中表現在形成領域和內容性質兩這方面。

（2）類型廣泛。在各個檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多，類型最為廣泛，具有多樣的鮮明特點，科技、生產活動的多專業性、成套性決定了它的伴生科技檔案在類型上的多元化。

（3）實用性強。科技檔案作為一種勞動產品、一種資產、一種財富，一直伴隨著企業經濟建設和科技發展的脲搏跳動，具有很強的使用價值。

3 科技檔案管理現狀及存在的突出問題

由于近幾年來企業的改革、改制、分離和重組，企業的檔案管理工作也隨企業改革進行了幾次調整，目前企業檔案管理普遍存在以下幾方面的問題。

（1）投入不足，自動化管理水平低。由于檔案管理涉及軟、硬件的投入，經濟實力強的企業，科技檔案投入的經費多，管理條件和信息化建設發展要快些，投入少的企業管理落后，基本上處于手工操作狀態。這種落后的管理方式，難于適應信息化建設對檔案管理工作的要求。

（2）部分決策者對企業的科技檔案不夠重視。重文書檔案，輕科技檔案管理的現象普遍存在，科技檔案用著的時候重要，用不著的時候不重要。

（3）科技檔案的管理與工程管理相脫節，使檔案資料殘缺不全。檔案人員很少有機會參與企業工程項目的管理，科技檔案收集歸檔在工程項目竣工后，存在交給多少資料存多少檔案的問題。有些重要資料交接手續不嚴，容易出現該登記的材料沒有及時進行登記，不該登記的材料存了不少。如果發生技術檔案資料泄密、失密，其損失是不可估量的。

（4）科技檔案管理難度大。由于科技檔案多數以圖紙、圖表加文字說明等形式反映工程的技術，數量多，笨重不便于折疊，材料的鑒定，裝訂、歸檔是件難事，而且借、查閱手續復雜，大多數檔案員不愿意管理科技檔案。

（5）企業檔案現代化與企業信息化建設發展不同步。目前，許多企業推廣運用了文書檔案管理軟件，科技檔案沒有運用軟件，出現紙質文檔多于電子文檔的管理格局，給科技檔案的存貯、查閱帶來很多的不便。

（6）檔案管理基礎設施落后，缺乏網絡綜合應用系統。企業新建蓋的房屋，基本沒有將檔案網絡應用系統列入工程項目，檔案管理手段落后。

（7）檔案管理員工的素質與企業發展形勢的要求仍有較大的差距。只會手工操作，缺乏計算機應用管理技術。

4 加強科技檔案管理的措施

科技檔案的利用服務是衡量企業科技檔案工作的最高標準，科技檔案的開發利用也是做好企業科技檔案工作的最終目的，在加強科技檔案工作的各項基礎管理的同時，應把主要精力放在科技檔案的服務利用上。

（1）強化全體人員的檔案意識。各級領導要拓寬知識領域，改變現有的知識結構；研究如何增強檔案人員的活力，開展激勵機制；在工作條件和工資待遇等方面給予關心和照顧，解除其后顧之憂，以便形成最佳的人才結構。檔案管理人員應與時俱進，在新時期的檔案管理模式下轉變思路，跟上形式，轉變檔案部門的觀念，根據單位的實際情況，積極主動地上門服務、跟蹤收集，使之形成積極的檔案歸檔意識，這樣既可防止或減少日常文件流失，也有助于解決當前檔案管理工作中人手少、兼職多、工作量大等問題，不僅拓寬了檔案收集的內容，擴大了來源，豐富了室藏，促進了收集工作的開展，也為檔案的利用提供了更大方便。

（2）加強檔案管理的軟硬件建設。要舍得投入財力和物力，配置與現代化檔案管理相適應的軟、硬件設施。作為上級主管部門，要

積極地與相關部門進行溝通，共同提出解決辦法，在政策上給下級檔案部門創造條件，使檔案管理工作更快更好的向前發展。要加強檔案工作者的政治思想教育和職業道德教育，使廣大檔案工作者自覺地努力學習檔案業務知識；選配德才兼備的新生力量充實檔案專業隊伍，解決長期以來檔案工作人員年齡老化、知識滯后、人手不足、管理落后的問題；增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案人員自身業務建設：一方面學習檔案專業知識；另一方面，學習現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，提高管理水平，使檔案工作跟上新技術革命和辦公自動化步伐。

（3）加快檔案管理信息化建設進程。在信息技術迅猛發展的當今社會，檔案信息化和檔案信息化建設已成為檔案信息服務社會的最

佳技術手段和實現途徑，檔案管理信息化已經成為檔案事業發展的必然選擇。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和檔案信息化建設勢在必行。

（4）積極主動參與企業的生產經營和管理，把企業各階段重點工作作為檔案部門的重點工作。這就要求檔案員走出檔案部門，了解企業各項工作的動態，及時提供和介紹企業各相關工作所需的檔案資料，使檔案的技術和管理功能在各項生產經營、科技研究等活動中實現，提高經濟效益。

5 結語

綜上所述，要提高科技檔案管理的質量與利用，需要從源頭和根本出發，提高歸檔的前提和基礎質量，并普及檔案知識，加深業務人員對歸檔工作的認識度及重視度。做好規范的檔案歸檔制度，制定符合實際情況的檔案管理標準細則。完善檔案系統的檢索，提高科技檔案的利用，使檔案自身的價值得到最大發揮。

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