淺談城建檔案信息化建設

李小溪 于菡 劉娜

摘 要：本文通過對檔案信息化的定義、內(nèi)涵以及城建檔案信息化建設的主要內(nèi)容闡述，聯(lián)系自身工作實際談及當前城建檔案館信息化建設的主要任務及有關看法。

關鍵詞：城建檔案；信息化；建設

隨著城市化、信息化進程的日益加快，城市規(guī)劃、建設、管理與服務方式亟需變革，運用科學、整體、系統(tǒng)的思維來營造現(xiàn)代化城市已成為時代發(fā)展必然。加快信息化建設是建設行業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展的重要途徑。檔案做為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，城建檔案作為檔案的重要組成部分，同樣面臨挑戰(zhàn)和壓力。同時也為城建檔案工作帶來新的機遇，近幾年各市城建檔案館也采取了切實有效的措施，使城建檔案信息化建設有所突破，取得實質(zhì)性進展，下面就談一下我對城建檔案信息化建設的一些粗淺認識。

1 檔案信息化建設的定義及內(nèi)涵

檔案信息化就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術、對檔案進行處置、管理和提供利用服務。

檔案信息化建設具有深刻的內(nèi)涵，主要從以下幾方面理解：一是實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化；二是實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是實現(xiàn)檔案信息高度共享；四是必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

2 檔案信息化建設的內(nèi)容

2.1 標準規(guī)范建設

標準規(guī)范建設是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。標準規(guī)范建設是檔案信息化建設的重要基礎之一。

目前，城建檔案業(yè)務基礎工作參差不齊，案卷質(zhì)量也有待進一步提高，各類城建檔案館著錄標準不一，這都給規(guī)范化和信息化工作帶來一定的難度。應充分在調(diào)研的基礎上，根據(jù)國際標準和通用規(guī)范逐步推出適合我國國情的相關標準規(guī)范。主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案信息的資源標識、描述、存儲查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關于中國檔案信息化的標準規(guī)范體系。

2.2 基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，其核心是檔案信息網(wǎng)絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能真正發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

2.3 檔案信息資源建設

檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，檔案信息資源開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息化建設，必須要從資源建設抓起，資源建設是信息化建設的基礎和核心。

2.4 應用系統(tǒng)建設

應用系統(tǒng)建設是檔案信息資源開發(fā)利用和信息網(wǎng)絡建設的技術保障。信息技術應用工作量大、涉及面廣、關系信息化建設的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)信息化建設的效益。

2.5 人才隊伍建設

檔案信息化建設離不開高科技復合型的人才。人才隊伍建設是檔案信息化成功之本，對其他各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量有著決定性的影響。

要堅持以人為本，把工作的重點放在自己力量的基點上，始終把培養(yǎng)人才、建設隊伍、提高人的素質(zhì)放在第一位，要加大培訓力度，有針對性地進行各種形式的業(yè)務培訓，特別要加強對計算機知識與技術、信息開發(fā)技術、網(wǎng)絡技術等方面內(nèi)容的培訓不斷提高信息技能，否則，即使引進高科技產(chǎn)品和設備，也不能充分發(fā)揮其作用。

3 城建檔案信息化建設的主要任務

3.1 提高城建檔案信息化建設標準化、規(guī)范化水平

以貫徹實施計算機檔案管理軟件功能要求為基礎，以研制和推行電子文件管理標準為重點，即加快城建檔案信息資源管理標準規(guī)范的制定和推行。城建檔案館應國家管理要求，積極研究解決城建檔案電子歸檔管理技術方法、電子檔案科學保管技術、電子檔案室原始憑證作用的管理辦法、研究電子文檔的存貯、歸檔管理規(guī)范等。將一套行之有效的標準貫穿于檔案信息化工作的始末，為數(shù)字城建館提供穩(wěn)定、規(guī)范、標準化的數(shù)據(jù)資源。

3.2 加強檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎設施建設。

以內(nèi)部局域網(wǎng)和聯(lián)接各機關的外部網(wǎng)建設為基礎，以與黨政機關聯(lián)網(wǎng)建設為基礎，以與黨政機關聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站建設為重點，加強檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎設施建設。主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1、加強城建檔案館辦公自動化與局域網(wǎng)建設

2、城建檔案工作政務公開與互聯(lián)網(wǎng)站建設

3、電子政府與數(shù)字城建檔案館建設

3.3 加強城建檔案信息資源建設

1、現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的充實與完善。即采用相關技術、將已有各類高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫與各單位數(shù)字資源實現(xiàn)互聯(lián)，提高資源的利用率。

2、現(xiàn)有檔案的數(shù)字化。我館在對檔案進行有序整理的基礎上，通過對現(xiàn)有館藏檔案直接掃描等手段，正有計劃地分期、分批把紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案數(shù)字化。

3、電子文件的收集與積累。電子文件檔案是未來城建檔案館數(shù)字檔案最主要的來源，作為城建檔案的管理機構，我們應密切關注并積極開展電子文件的接收、歸檔和管理的實踐、積極探索電子檔案接收方式和管理、保護、利用的方法。目前各城建檔案館正積極著手電子文件的收集、歸檔，并制定了相關的規(guī)范標準。

3.4 加強城建檔案管理應用系統(tǒng)建設。

以檔案管理軟件的優(yōu)化和推廣應用為基礎，以數(shù)字檔案館試點與電子文件歸檔系統(tǒng)研制為重點，加強城建檔案管理應用系統(tǒng)建設。

乳山市于2014年6月份進行的2998公里長的智慧地下管網(wǎng)項目目前已進入竣工驗收階段，屆時通過驗收后積極與各權屬單位進行業(yè)務對接，實現(xiàn)地下管線資料數(shù)字化、管理信息化、服務網(wǎng)絡化、決策科學化、監(jiān)管規(guī)范化，為城市規(guī)劃、建設改造及處理管線應急事件提供即時服務。還將與威海市智慧城建檔案管理平臺聯(lián)接，該系統(tǒng)涵蓋檔案業(yè)務中的數(shù)字化、收集整理、歸檔管理和信息利用等，實現(xiàn)城建檔案的在線移交、在線校驗、實時歸檔及在線查詢。

3.5 加強人力資源的開發(fā)與培養(yǎng)，建設高素質(zhì)隊伍

城建檔案信息化建設是一項綜合性的戰(zhàn)略工程，必須有一支熟悉業(yè)務、知識結構合理、專業(yè)化程度較高的技術骨干隊伍來保障。要努力培養(yǎng)一大批城建檔案信息資源加工與管理、電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)字檔案館運營與管理等方面的專業(yè)人才，保證城建檔案信息化建設的順利進行。目前我館已基本普及了計算機操作，能進行計算機管理檔案，但專業(yè)復合式人才急缺，有待于進一步學習和提高。

城建檔案信息化建設，是一項關系城建檔案事業(yè)發(fā)展全局的戰(zhàn)略舉措，在信息化建設中要遵循文體一體化原則、電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則，確保網(wǎng)絡安全的原則。也是今后城建檔案信息化建設中的重要研究課題。

檔案信息化建設的迅速發(fā)展，將極大地促進城建檔案信息資源的開發(fā)利用，城建檔案信息化建設的過程，也應是對城建檔案管理部門自身進行深層次改造的過程。為城建檔案管理全面實現(xiàn)現(xiàn)代化打下堅實的基礎。