新形勢下地勘單位檔案管理工作的幾點體會

王文巖

摘 要：檔案工作是機關(guān)基礎(chǔ)管理工作的一個重要組成部分，是反映單位綜合管理水平的一個窗口。隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在新形勢下，基層地勘單位的檔案工作，如何為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項事業(yè)的發(fā)展提供有效服務(wù)和更大的空間，現(xiàn)淺談幾點體會。

1 建立檔案管理機制，健全管理制度

地勘單位的工作性質(zhì)，一直以野外勘查生產(chǎn)為主。受傳統(tǒng)思維模式影響，基層地勘單位的檔案管理工作，一直不被重視。很多基層地勘單位都沒有設(shè)立專門檔案科室，檔案工作大多是屬是辦公室或其它綜合管理科室管理。2011年以來，“河北省機關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定”工作的強制實施，給地勘單位的檔案管理工作迎來的春天。隨著檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作開展，基層地勘單位也相應(yīng)建立了檔案的檔案管理體制，成立了專門檔案的機構(gòu)，使各門類檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一制度、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，而且各環(huán)節(jié)人員明確，職責(zé)清晰。

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性很強的工作，特別是對新形勢下的檔案工作，提出了更高的要求，沒有規(guī)矩不成方圓，檔案工作好壞，影響著單位各部門的方方面面，而各項管理制度的制度是檔案工作健康開展的有力保障。我們按照國家《檔案法》的要求，結(jié)合本單位實際，健全完善了檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、銷毀、保密等各項管理制度，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，并確保落實，各種規(guī)章制度的建立，使檔案工作做到可據(jù)有查，有法可依，工作中也避免了人情關(guān)和面子關(guān)，使檔案工作得以健康有序發(fā)展。

2 轉(zhuǎn)變思維模式，自覺提高檔案人員自身素質(zhì)

業(yè)務(wù)建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保障，基層檔案室的檔案業(yè)務(wù)水平直接影響到單位檔案事業(yè)的發(fā)展和服務(wù)利用。

首先要提高管理者自身的專業(yè)知識水平，歷年來，地勘單位一直以地質(zhì)勘查為主，缺少專職檔案人員，從事檔案工作的同志更是身兼數(shù)職，這種情況下檔案只能是停留在維持水平，很難做到發(fā)展和提高。打鐵還需自身硬，作為基層檔案管理人員，要有高度的使命感和責(zé)任感，檔案人的工作能力和態(tài)度往往決定了本單位檔案工作水平，很大程度上影響和制約著檔案工作的發(fā)展。近來年，我們多次積極參加由省、市和本行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)組織的各類檔案知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷掌握檔案管理的新知識和新技能，通過學(xué)習(xí)，增長了知識，開闊了思路，加強了同行之間的交流，提升了專業(yè)素質(zhì)，改變了以往閉門造車，死板僵化的思維模式。所以作為檔案人，要愛崗敬業(yè)，樹立新時期檔案工作的新思維、新模式。工作中積極發(fā)揮主觀能動性，改變檔案人默默無聞樸實無華的形象，要擅于宣傳檔案工作的意義和重要性，高調(diào)做事，樹立全員的檔案意識，變被動服務(wù)為主動工作，主動與單位主管領(lǐng)導(dǎo)溝通匯報檔案工作的發(fā)展思路和需求，有了單位領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，檔案工作在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、政策制定、人員配備、資金投入等軟硬件建設(shè)方面才能得到保障，才能保證檔案工作的健康發(fā)展。

3 重視檔案收集，做好檔案管理基礎(chǔ)工作

檔案管理基礎(chǔ)性工作的好壞，直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量和使用效率，收集是文件材料成為檔案的源頭工作，沒有了收集，檔案工作也就成了無源之水，無本之木。單一、貧乏的檔案室藏，已很難滿足檔案利用需求。針對我單位情況，我們加強檔案材料的收集工作。由于地勘單位工作性質(zhì)和條件所限，目前各部門雖配備了兼職檔案員，但更多的檔案材料通常掌握在部門負(fù)責(zé)人手中，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)干部為了自己工作方便，把文件據(jù)為已有，造成文件收集過程中缺失，所以，強化各部門負(fù)責(zé)人檔案意識尤為重要，針對這種情況，我們的做法是設(shè)定各部門負(fù)責(zé)人為該部門檔案管理第一責(zé)任人，并每年對兼職檔案員和單位、部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行兩次以上的培訓(xùn)和座談，通過學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法規(guī)，提高了檔案意識，拓寬收集渠道，盡可能地采取一切措施和手段收集齊全，不斷豐富了室藏，逐步建立起門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量充足的檔案信息庫，從而為檔案信息資源利用奠定良好的基礎(chǔ)。

4 開發(fā)檔案利用信息資源，多方位提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)

檔案信息資源是人類社會活動中積累起來的各類檔案信息的集合，檔案工作的最終目的是提供檔案信息資源的利用。檔案利用途徑有二種：一是提供利用檔案原件、檔案復(fù)印件，屬直接利用方式，是檔案利用的最初形式，可滿足利用者的一般需求；另一種是提供利用檔案編研資料、成果等，屬于檔案信息資源開發(fā)利用的編研成果利用方式，是檔案利用的高級形式，用于滿足利用者的特殊需求。在實際工作中，二者都不可或缺。

檔案工作人員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識，還必須具備一定的本行業(yè)所需要的專業(yè)知識以及相關(guān)學(xué)科的基礎(chǔ)知識，要有分析能力和創(chuàng)新能力。為適應(yīng)新形勢，要積極更新的管理觀念，要從過去的封閉式的管理模式中解放出來，從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，打破因循守舊，看攤守業(yè)當(dāng)保存員的管理模式，主動研究利用者的心理，掌握利用工作規(guī)律，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新利用方法。既要熟悉室藏信息資源庫，做到心中有數(shù)，還要經(jīng)常了解利用者的客觀要求，有的放矢地進(jìn)行檔案開發(fā)利用，從中探索開發(fā)利用工作規(guī)律，積累開發(fā)利用工作經(jīng)驗。

近年來，我們結(jié)合本單位工作實際，借助科技手段實現(xiàn)了室藏檔案信息的數(shù)據(jù)化建設(shè)，極大程度上提高了檔案利用效果。在分析總結(jié)利用規(guī)律的同時，根據(jù)室藏資料編寫了大量的成果匯編和專題類編研史料，如單位的主要榮譽、組織機構(gòu)、管理制度、人事任免、職代會材料、黨代會材料、大事記、年鑒、單位簡介、組織機構(gòu)沿革、單位名稱變更等一系列專題資料，這些編研成果的出爐，即方便利用者的使用，又在一定程度上保護(hù)了原始檔案，為單位各項事業(yè)的發(fā)展提供了重要保障。

5 結(jié)語

檔案管理對企業(yè)有著至關(guān)重要的作用，建立檔案管理機制，是健全管理制度重要組成部分，轉(zhuǎn)變思維模式，自覺提高檔案人員自身素質(zhì)，改革單位的檔案管理工作，有利于檔案管理工作的進(jìn)步。

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