文書(shū)檔案的特點(diǎn)和價(jià)值問(wèn)題研究

羅偉玲

摘 要：本文主要介紹的是與文書(shū)檔案相關(guān)的知識(shí)，主要就是針對(duì)水利工程的文書(shū)檔案的相關(guān)內(nèi)容，首先介紹了文書(shū)檔案的定義以及檔案管理的特點(diǎn)，從五個(gè)方面介紹水利工程的檔案文書(shū)的特點(diǎn)，接著又對(duì)文書(shū)檔案的作用進(jìn)行介紹，著重給予說(shuō)明的是管理好水利工程檔案的措施，最后對(duì)全文進(jìn)行簡(jiǎn)單的總結(jié)。

關(guān)鍵詞：文書(shū)文檔；水利工程類；特點(diǎn)和價(jià)值

1 引言

近些年，我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展進(jìn)步，這就很好地促進(jìn)了我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展。我們都知道檔案管理工作是一個(gè)十分復(fù)雜的工作，也是一個(gè)比較繁瑣的工作，特別是對(duì)文書(shū)檔案的管理更是如此，所以，身為一個(gè)檔案管理人員，一定要全面的了解掌握文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)，及時(shí)的了解和掌握文書(shū)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，這樣我們就可以采用比較科學(xué)有效的文書(shū)檔案管理方法，也可以提高文書(shū)檔案管理的效率以及促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2 文書(shū)檔案的定義和文書(shū)檔案的管理特點(diǎn)

2.1 定義

一般來(lái)說(shuō)的文書(shū)檔案我們也把它叫做管理檔案，總的來(lái)說(shuō)就是指各個(gè)企業(yè)單位和其他的社會(huì)組織在管理行政方面活動(dòng)中保存其有價(jià)值的一個(gè)總稱。雖然文書(shū)檔案光看表面很簡(jiǎn)單，但是其重要性是不容忽視的。在當(dāng)今這個(gè)快速發(fā)展的社會(huì)中，我們的一些企業(yè)單位以及一些社會(huì)組織在對(duì)文書(shū)檔案的管理工作上都存在著或大或小的一些問(wèn)題，因此在實(shí)際的工作當(dāng)中一定要及時(shí)的研究并找出解決的方法，因?yàn)檫@對(duì)于現(xiàn)實(shí)中的工作有著十分重要的作用。

2.2 特點(diǎn)

2.2.1水利工程檔案的形成周期比較長(zhǎng)，檔案種類多、數(shù)量大

在實(shí)際的生產(chǎn)中，水利工程檔案就是指水利工程在前期、實(shí)施以及竣工驗(yàn)收這幾個(gè)建設(shè)階段過(guò)程中形成的，并且具有一定的保存價(jià)值的文字、圖表以及聲像等一些不同形式的歷史記錄。當(dāng)然我們說(shuō)的這些水利工程檔案和普通的文書(shū)檔案以及會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案是有著許多不同之處的，在現(xiàn)實(shí)當(dāng)中一般檔案都是按年度來(lái)進(jìn)行歸檔整理的，所以各單位以及各部門(mén)的一些工作也都在圍繞年度計(jì)劃來(lái)進(jìn)行，針對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目的過(guò)程主要包括：勘測(cè)、規(guī)劃、可行性研究以及初步設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì)等許多個(gè)設(shè)計(jì)階段，一般來(lái)說(shuō)在它的設(shè)計(jì)周期內(nèi)，由于一些條件的影響，例如資金技術(shù)和施工條件的影響，導(dǎo)致多數(shù)項(xiàng)目都要經(jīng)過(guò)跨年度才能實(shí)現(xiàn)，當(dāng)然這種設(shè)計(jì)周期的跨年度性也給檔案得管理帶來(lái)一定的難度。另外由于水利工程一般都是由多個(gè)單項(xiàng)的工程來(lái)組成的，并且它的建設(shè)周期也比較的長(zhǎng)、投資比較大、要求比較高，這就使整個(gè)工程建設(shè)中形成的檔案種類多，數(shù)量大。

2.2.2水利工程檔案涉及的領(lǐng)域具有廣泛性

一般的水利工程建設(shè)都要經(jīng)過(guò)一些特定的過(guò)程：項(xiàng)目建議、可行性研究、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備、施工以及竣工驗(yàn)收和最后的投產(chǎn)使用等多個(gè)階段，這其中涉及到很多的方面，主要有：建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工以及環(huán)保等許多的部門(mén)以及企業(yè)，同時(shí)還涉及到基礎(chǔ)工程、主體工程、金屬結(jié)構(gòu)以及機(jī)電設(shè)備等許多個(gè)專業(yè)和多種技術(shù)領(lǐng)域，水利工程檔案就是多種技術(shù)以及多種工藝的一個(gè)綜合運(yùn)用。

2.2.3管理利用具有時(shí)效性

一般來(lái)說(shuō)，水利工程檔案就是對(duì)水利工程建設(shè)的全過(guò)程的一個(gè)真實(shí)的反映以及記錄，同時(shí)它也是對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行驗(yàn)收結(jié)算、運(yùn)行管理、維護(hù)改造以及擴(kuò)建的重要的依據(jù)，一般在工程的壽命結(jié)束之后，我們也要把它當(dāng)做其他工程設(shè)計(jì)以及建設(shè)的借鑒和參考，尤其是在技術(shù)檔案的整理上要下功夫，因?yàn)榧夹g(shù)檔案對(duì)日后的工程設(shè)計(jì)以及施工等多個(gè)環(huán)節(jié)都有著很重要的指導(dǎo)作用，所以我們一定要把它永久性的保存下去。

3 水利工程檔案的價(jià)值

在實(shí)際的生產(chǎn)中，水利工程檔案資料的建設(shè)管理以及對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行的整編在整個(gè)水利工程的建設(shè)以及運(yùn)行和對(duì)外服務(wù)中都發(fā)揮著十分重要的作用，有著非常大的意義。首先我們的水利工程檔案資料反應(yīng)的就是工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程以及其整體的質(zhì)量和建設(shè)運(yùn)行的成果。第二，我們的水利工程的主管部門(mén)一般通過(guò)工程檔案的建設(shè)就可以來(lái)為外界各種信息性的需求提供一個(gè)有效的參考數(shù)據(jù)。另外，在為未來(lái)水利工程的改造擴(kuò)建以及許多的管理決策提供基礎(chǔ)依據(jù)上水利工程檔案起著十分重要的作用。同時(shí)水利工程的檔案資料還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工程建設(shè)和運(yùn)營(yíng)歷史進(jìn)行全面的記錄，這些記錄包括對(duì)水利工程質(zhì)量的評(píng)定、對(duì)工程事故的相關(guān)

登記和其中的原因分析以及對(duì)工程糾紛的記載，這些信息都和水利工程有著十分緊密的聯(lián)系。并且我們借助這些方面的具體的記載，可以十分方面以及快捷地來(lái)了解到一些工程的其他的狀況。在水利工程檔案建設(shè)以及管理的過(guò)程中，我們的工作人員一定要細(xì)心負(fù)責(zé)，否則會(huì)造成檔案資料信息的不準(zhǔn)確和不完善的嚴(yán)重問(wèn)題，這些問(wèn)題都會(huì)帶來(lái)許多不利的影響，所以在進(jìn)行水利工程檔案的整編時(shí)一定要保障其科學(xué)規(guī)范性。

4 搞好水利檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

4.1 建立健全水利檔案的管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制

我們?yōu)榱朔奖銓?duì)檔案進(jìn)行管理，一定要把各單位的檔案管理工作建成一把手參與以及分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的形式，做到確保創(chuàng)造一個(gè)有人員、有經(jīng)費(fèi)以及有完善設(shè)施的保密的環(huán)境。一定要注重人才的培養(yǎng)，例如對(duì)一些專門(mén)從事檔案管理的人員，我們一定要從政治上、工作上來(lái)給予大力的支持，另外對(duì)其生活上也要給予重視，在待遇上注重給予傾斜以及照顧，這樣就可以更好地調(diào)動(dòng)他們的積極性，更好地保障我們的工作的質(zhì)量。

4.2 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

一般來(lái)說(shuō)我們對(duì)水利檔案管理人員的要求是比較高的，他們一定要具備良好的思想政治素質(zhì)以及較高的檔案學(xué)知識(shí)，另外還一定要對(duì)水利專業(yè)的相關(guān)知識(shí)有著比較深入的了解，只有了解了他們才能具有很好的管理能力。一般在實(shí)際的生產(chǎn)中，工程在竣工驗(yàn)收的時(shí)候，一定要安排檔案管理人員及時(shí)的參加，并且還要組織一些相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行短期培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)掌握一些有關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，另外我們的主管部門(mén)也一定要經(jīng)常的組織不定期的檢查和交流活動(dòng)，這樣就可以使檔案管理人員的視野不斷的得到拓展。

4.3 建立水利事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)

建立水利事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)就是把分散的檔案進(jìn)行整體管理，做好水利檔案工作的組織保證。遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，在各業(yè)務(wù)部門(mén)指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成了全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，完善制度建設(shè)，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明。

4.4 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

在我國(guó)伴隨著水利事業(yè)的不斷的發(fā)展，我們的檔案數(shù)量以及種類也在不斷的增多，信息量也在不斷的增大，這就帶來(lái)檔案工作的難度的提升，如果我們一直采用手工書(shū)寫(xiě)的方式來(lái)進(jìn)行檔案的管理，就會(huì)很難提高檔案的利用效率以及管理的質(zhì)量，所以我們必須運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的管理。所以，我們一定要加大對(duì)檔案工作的投入以及及時(shí)的配備一些必要的先進(jìn)設(shè)備，同時(shí)還要進(jìn)一步的加快檔案管理的現(xiàn)代化的步伐。

5 結(jié)束語(yǔ)

水利工程檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的也是基礎(chǔ)的工作，既是對(duì)工程進(jìn)行建設(shè)的一個(gè)重要依據(jù)，也是對(duì)工程建設(shè)成果的一個(gè)真實(shí)的記錄，因此檔案管理工作的好壞，將會(huì)直接的影響到整個(gè)工程的進(jìn)度以及質(zhì)量，所以我們一定要運(yùn)用現(xiàn)代化的手段來(lái)努力的提高檔案的管理水平，及時(shí)的完善管理體制以及做好檔案的收集、保管、應(yīng)用三個(gè)方面的工作，使我們對(duì)水利工程檔案的管理更加的科學(xué)以及合理。

參考文獻(xiàn)

[1]馬勇軍 水利工程檔案管理與發(fā)展 [J] 湖南水利水電 2010（04）：34-45