論加強醫院檔案管理的緊迫性

余嘉桐

摘 要：從醫院檔案管理的重要性出發，分析檔案管理工作中存在的問題，并結合信息技術改進現有檔案管理的薄弱環節，促進醫院整體工作效率的提升。

關鍵詞：醫院；檔案管理；存在問題；對策

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事各種活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄。醫院作為一個復雜的機構，檔案的存在形式紛繁復雜，主要有兩種類型：為醫院服務的醫療文書材料、醫院建設發展歷史材料。加強檔案管理工作可以對醫院的行政管理工作、學術研究、科技交流特別是醫患糾紛等方面具有決定性作用。

1 檔案工作是指檔案實體管理工作，它是以檔案為管理對象進行科學管理，縱觀醫院的檔案管理，往往存在著很多問題

1、對檔案工作的投入力度不夠。醫院領導未能將檔案工作列入重要日程，采取得力的措施來加強檔案工作，認為檔案工作為二、三線工作，在經費投入、檔案室建設、專業人員招聘等方面的內容往往沒能擺上議事日程，在日益數字化和信息化的今天，檔案管理難于融入現代管理的主流。

2、檔案管理人員素養不高。醫院往往重視醫、護、技、藥等醫療技術人員的素質規范化培訓和教育，從事檔案管理人員基本上是由護理崗位調轉過來，這些人員由于專業、學歷等等方面的自身限制，加上進修學習的機會不多，缺乏系統檔案知識培訓，導致醫院的檔案管理工作水平落后，難于跟上醫院發展的需要。

3、各類檔案分散管理，安全性能差。各種檔案材料例如文書檔案由辦公室管理，人事檔案由人力資源科管理，會計檔案由財務科管理，科研檔案由科教信息科管理，基建檔案由總務科管理，病歷檔案由圖書館管理等等各科室各自為政，人員素質參差不齊，管理方法各異，以及各科室的檔案保管設備陳舊，設施不全等問題，制約著醫院檔案工作發展。

4、檔案重要性意識薄弱。幾乎每天都會產生需要及時歸檔的檔案，各科室人員在工作中，對各自產生的檔案資料沒有形成及時存檔的意識，檔案材料缺失嚴重，或只是將資料簡單的收集起來，忽視編研工作，檔案資源的開發利用不夠，影響工作效率。

5、病案管理不善，在醫患糾紛面前被無限放大。存在病案管理制度落實不到位，醫務人員按時歸檔意識薄弱，病案管理人員護理專業出身，缺乏檔案方面的管理知識，未采用現代的信息技術來管理醫院的病案，病案在需要時往往出現缺失、少頁，在醫患糾紛面前往往捉襟見肘，難于自圓其說。

2 強化醫院檔案管理的對策

1、強化全院工作人員的檔案意識。舉辦系統的檔案知識培訓班，對行政所有人員和其他科室主要負責人進行檔案知識普及，領導要帶頭重視檔案工作，將檔案工作納入醫院總體規劃，在專業人員招聘、設備設施完善等方面排上議事日程，以實際行動支持醫院的檔案管理工作。

2、統一檔案管理制度，提高收集效率。針對各科室根據自己的理解和實踐對各自的檔案進行管理，缺乏科學性和系統性，醫院可以通過設立統一的檔案管理制度，統一管理標準與模式，嚴格要求科室工作人員遵守日常檔案收集歸檔制度，并將檔案管理納入績效考核目標，促進檔案管理工作正常開展。

3、設立大型檔案室，提高檔案保管的安全性。除了人為的損壞與丟失，隨著時間的推延，檔案制成材料會不斷地損壞，針對這一趨勢，醫院有必要建立大型檔案室對各種類型檔案進行統一收集管理。聘用專業的檔案管理人員，對日常進出的檔案材料進行登記管理，防止丟失；對每日檔案室的溫度、濕度進行登記，使檔案室始終維持在正常的溫度、濕度范圍內；對檔案室進行定期消殺，確保無蟲害、鼠害；對破損的檔案制成材料進行及時的技術修復，確保檔案的完整性。

4、使用信息技術，不斷提高檔案的管理、利用水平。檔案信息的開發利用是實現檔案工作根本目的的途徑和主要手段，通過檔案信息的開發利用，不但能促進和提高檔案管理的整體水平，而且能擴大檔案工作的影響，促進醫院整體工作效率的提升，為醫院業務、日常管理及患者提供更好的服務。檔案信息的開發利用就要使用現代的信息技術來實現現代化。一是利用計算機對檔案進行收集、傳遞、開發利用，購買或自行編制檔案管理軟件，適應檔案管理工作，為最終的檔案再利用提供便利。二是配置整套掃描打印系統，改變單純由人工錄入資料的相對落后的做法，改變原來的檔案復印使用舊方法，通過直接打印有利于檔案使用效率和使用壽命。

5、嚴格規范醫院病案管理工作。病案管理是醫院檔案管理的重要組成部分，關系到醫院的對患者的“舉證”作用，是醫患糾紛解決必不可少的要數，同時病案管理的服務范圍也擴大到社會的各個領域，所以對醫院的病案管理要有更高的要求和標準，病案必須完整規范、管理有序、保存科學。首先，將各科室的病案歸集時效性納入科室績效考評，確保病案歸集完整性和及時性。其次，病案管理專業人員在加強檔案管理水平的同時，也要掌握一定的基礎醫學知識，醫學管理學、計算機及統計學知識、相關法律知識，熟練掌握疾病分類、手術操作分類，通過進修學習，提高自身綜合素質。第三，病案網絡微機化管理，使病例質量的控制更加科學化、數據化，病案的利用更加方便、高效。

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