如何改善民營企業的檔案管理工作

楊婷

關鍵詞：檔案管理；民營企業；改善

隨著經濟的不斷發展，民營企業的檔案管理顯得尤為重要起來。但當代多數民營企業由于檔案管理工作起步較晚，檔案基礎工作薄弱，看著如此龐大的遺留檔案和不斷增加的新進檔案，往往不知從何下手。筆者所在企業正是存在這樣的情況，下面筆者以自己的親身經歷，與大家共同探討、總結如何改善民營企業的檔案管理工作。首先要盡快做好新進檔案的建檔工作，不讓新進檔案又變為遺留檔案，再逐步、有計劃的清理、規范遺留檔案，最終建立起規范的檔案管理系統，對企業檔案進行科學管理。

2012年12月17日國家檔案局令第10號文正式發布，這對民營企業的檔案管理工作具有指導性意義，便于企業正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，促進企業檔案規范管理。10號令是一個指導方向，是一個大框，我們還需要豐富內容，細化相關條款滿足實踐需要。對于不知道哪些文件應該歸檔的企業，結合自身實際情況編制本企業的《歸檔范圍和保管期限表》是非常重要的一步，它讓檔案的收集、銷毀工作有章可循。

那么具體到工作中我們又應該怎么去建立起本企業的《歸檔范圍和保管期限表》呢？一般企業檔案有以下幾大類：管理類、科技類、會計檔案類、職工檔案類、特殊載體類、電子文件類等，但每一類檔案具體都有些什么文件呢，每個企業都不盡相同，這就需要我們實際到企業的各個部門去調研、考察一段時間，觀察、收集每個部門在日常工作中都會產生哪些文件，由檔案部門結合10號令，根據文件的重要程度，與企業職能部門共同核實、細化需要歸檔的文件及文件對應保管期限。形成本企業《歸檔范圍和保管期限表》的初稿，為什么說是初稿呢，因為企業產生的文件材料會伴隨企業的發展而有所變化，這時就需要結合實際及時地對《歸檔范圍和保管期限表》做出相應的修改、補充和完善，通過這樣反復操作最終才能形成一份符合本企業實際情況的《歸檔范圍和保管期限表》。有了《歸檔范圍和保管期限表》，在接收、收集檔案時就能保證檔案的齊全，在整理檔案時，減少主觀意識，準確對照保管期限表對檔案進行分類。

從編制好的《歸檔范圍和保管期限表》上我們可以很清楚的看出本企業目前檔案的產生情況，幫助我們充分了解掌握企業檔案的基本情況，為下一步制訂企業《檔案管理制度》提供了依據和可操作性。在制訂《檔案管理制度》時企業可參照國家、地方檔案管理相關政策和規定，加強與地方檔案局的溝通聯系，還可邀請地方檔案局業務科老師到企業進行現場指導和交流，避免瞎子摸象，再結合本企業實際情況，制訂出適合本企業的《檔案管理制度》，對企業的檔案實行標準化管理。

量身訂做的《歸檔范圍和保管期限表》和《檔案管理制度》對企業新進檔案的規范化管理提供了保障，同時對遺留檔案也提供了分類清理的依據。下面筆者對遺留檔案的清理總結一些經驗供讀者參考。首先我們要對遺留檔案做到心中有數，有多少量，有哪些門類的檔案，制訂一個整理計劃，再按照計劃分階段地整理各類遺留檔案。由于大多數民營企業對檔案的規范化管理較晚，在龐大的“遺留檔案”中常會存有一些魚目混珠不屬于檔案文件摻雜其中，這在民營企業來說是普遍存在的現象，我們需要做的第一步就是將“遺留檔案”分門別類的同時鑒定出不屬于檔案的那部分文件，這需要成立由企業主管領導、有關職能部門、專業技術人員和檔案人員共同參與的檔案鑒定小組來對“遺留檔案”進行鑒定剔除和分類，在整個遺留檔案的清理過程當中這是最花時間和工夫的一步，也是最重要的一步，它關系遺留檔案最終規范化管理質量，也為下一步對各類檔案的清理掃清了障礙、提供了保證。我們可以從以下兩個原則來加以判別：一是看文件的歸屬，這份文件是否與本企業有關，企業所存檔案應以“我”為主，若是外單位發的普發性文件，我們不用存檔。二這份文件與本企業有關就需要結合多方面考慮判斷該份文件是否需要歸檔，首先我們可以根據編制的《歸檔范圍和保管期限表》來加以判斷，但新編制的《歸檔范圍和保管期限表》未必適合企業早期發展產生的檔案，這時我們需要依據企業文件材料的定義同時結合企業發展歷程對文件加以辨識。若有檔案范圍、類別增加，《歸檔范圍和保管期限表》和《檔案管理制度》需做相應變化。

對遺留檔案做了檔案分類處理后，就可以按照《檔案管理制度》對每一類檔案進行分類、排序、編目、裝盒、編號的工作了。其中編目、裝盒、編號的工作都是有章可循的既定程序，這里就不做詳解了。分類和排序是比較靈活的，需要結合企業的實際情況來進行選取。以基建檔案為例，企業基建檔案的屬類劃分，可以依據基建檔案成套性的特點，結合企業建設規模和項目多少等實際情況來對本企業基建檔案進行分類。一般非建設性企業基建活動較少，項目不多，通常選取工程項目分類法對基建檔案進行分類，小型項目按項目組卷，大中型項目可按子項、階段、專業進行組卷。基建檔案的形成是具有規律可循的，基建項目一般要經過四個階段，立項、設計、施工和竣工驗收，因此結合時間先后順序即可輕松分出階段，再按問題進行排序組卷。

企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，它是企業發展的見證，是企業的無形資產，也為企業的經營管理提供了依據，大部分民營企業已經開始意識到檔案對一個企業的重要性，正逐步對企業檔案資源進行開發，建立規范、科學的檔案管理系統，讓企業檔案充分發揮其經濟效益和社會效益，改善民營企業的檔案管理工作勢在必行。

參考文獻

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