淺談電子檔案管理問題和策略

周忠東

摘 要：檔案工作是經營和管理的基礎工作的重要組成部分。檔案工作以統一管理為原則，堅持資源整合和開發的一種行為。 檔案管理工作對我國現代管理制度的健康發展起著重要的作用。隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案管理也發生了一些轉變。本文立足于我國現代管理的現狀，研究在不斷適應檔案管理工作的新形勢下，如何做好檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理；電子檔案管理

檔案由檔案信息和記錄檔案信息的載體組成。有時也稱之為檔案實體。對國家機構、社會團體以及個人從事政治、軍事、經濟、文化、宗教等活動具有歷史性的保存價值，我國從殷商時代就有對檔案的記載，甲骨檔案是我國迄今為止有實物留存的最古老檔案。此外，還有石刻檔案、簡牘檔案、金文檔案、縑帛檔案、紙張檔案等。隨著科技發展的日新月異，計算機時代不斷發展。檔案的數字化管理趨勢越來越明顯。

1 電子檔案的優勢

檔案有多種記錄形式，主要包括文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，而電子檔案的載體則是用磁帶和光盤，即電子檔案文件可以存儲在磁盤、光盤等介質中。與傳統檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。

1. 電子檔案是存儲在計算機網絡中的，電子檔案海量信息，使得未來的數字檔案存儲可能存儲在本地，本國也可以儲存在外地。我們現有的檔案都是固定在某一載體上的，傳統的紙質檔案一旦損壞，就不能恢復。電子檔案，為了防止意外會備份兩份以上，，也可能會異地備份數據。

2. 過去傳統的紙質檔案的全是手工操作，數字檔案則不然。電子檔案從資料的采集、整理到加工直至歸檔都是通過網絡收集并收集到的載體信息進行數字化處理。利用計算機和網絡將文本、圖片、音頻、視頻融于一體，就其內容和展示手段而言，電子檔案文件的形式也更多樣化，除文字、圖片以外還有錄音、影像、三維動畫等多媒體文件。有了這種新形式的電子檔案的加入，會將我們的檔案記錄的更加完整，其次電子文件檔案的的壽命比傳統紙質檔案要長得多。

3. 效率高，速度快。電子檔案能快速查閱相關檔案資料，大大提高了工作效率。檔案管理需要耗費大量的人力物力，是一個浩大的工程。而數字檔案采用新的手段和方式，新的技術手段減輕了勞動強度，大大縮短了檔案整理的周期。另外，電子化的檔案，使得修正更新資料都十分方便，數字化的編輯可以收集到大量的資料，避免了過去由于編撰時間太長遺漏過多的現象。電子檔案是智能化的，在檢索技術上，檢索系統能夠自動分析檢 索條件，提供同義詞、主題詞或相似詞的擴展檢索，實現多語言混合檢索為用戶提供最為滿意的信息。

4. 電子檔案的文稿是將提供者與用戶緊密地聯系在一起，用戶之間都可以十分便利地溝通，具有很強的交互性。

2 電子檔案管理過程中存在的問題

電子檔案的出現一方面使人們在保管、開發與利用手段上更加方便，另一方面我國出現電子檔案的時間不長導致電子檔案在管理方面存在諸多不安全因素，導致電子檔案的不真實、不完整，影響著其效力的發揮。

2.1 電子檔案的保存和安全

在電子檔案進行管理過程中，都是由檔案管理人員操作完成的， 并且要實時地對系統維護、更新，參與人員較多，因此經常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息泄密或者丟失。電子檔案打破了原有的方式，一些資料可能因負責的人缺乏相關知，在網上傳輸時，收發件人的身份一時無法確認，極易泄密，其次，電子檔案的管理是在網絡環境下進行的操作，如果計算機感染病毒或者黑客入侵，如果對檔案內容進行篡改，電子檔案就會失去其可靠性和真實性。

2.2 檔案管理人員因素

有的管理人員安全意識不強，或者對軟件不進行保密，甚至將自己的賬號隨意轉借與別人共享文檔內容，允許他人隨意拷貝文檔。由于受到利益驅使，個別人員出現一些違法行為，有的檔案管理人員有意泄露文檔內容。檔案管理人員不嚴格執行檔案管理法規制度的相關規定，違規操作出現錄入數據隨時消失。

3 檔案是國家的寶貴財富，各門類檔案本身具有重要的性質，為了在檔案管理中更好的服務單位，建議采取以下措施：

3.1 加強對檔案管理工作重要性的認識

加強的檔案管理工作人員自身對檔案管理工作重視，養成良好的職業道德，對工作充滿熱情，培養高度的工作責任感和辦事細心的工作態度。吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

3.2 完善檔案管理和保管工作

在原有的檔案保管條例基礎上，逐步完善健全電子檔案的使用和保管制度。我們可以借鑒外國對檔案管理的做法，檔案管理是按照檔案工作要求制定“文件保管期限表”，即檔案管理的要求從文件生成文件檔案，并且編制了通用軟件包，實現了電子文件與紙質文件的統一管理。 保管過程中，應及時登記設備環境和相關數據以確保電子文件歸檔的質量，對已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格的制度和有效的技術措施確保其信息的原始性、真實性和完整性。定期檢查周邊網絡環境，妥善保管備份資糧。將需長期保管的電子文件檔案與相同內容的紙質文件一同歸檔；在計算機網絡上集中，應當從電子文件形成起，就進行妥善的管理；確保電子文件的完整性和有效性，具有保密要求的電子文件，要有必要的安全保密措施，對涉密電子文件嚴禁在網絡上開放。

3.3 完善相關的法律法規和規章制度

由于電子文件涉及的技術環境較復雜，采用標準化的方法進行管理會更細致。周全，易于操作。例如，別國都有自己的檔案登記簿標準”等，都是在ICA的檔案著錄規則基礎上針對電子文件管理的要求制定的規范。

我國也應該制度相關的電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求。對電子文件的光盤存儲和保管進行規范?？茖W規范的檔案管理才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。

4 結語

科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。在我國經濟全面發展的歷史背景下，要不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。

參考文獻

[1]屈一平.中國規劃電子文件管理[J].瞭望，2011（29）