現代化模式下事業單位檔案管理工作的創新分析

摘 要：隨著我國科學技術的快速發展，信息化時代已經悄然來臨。事業單位的檔案管理工作有了新的工作載體與技術，實現事業單位檔案管理工作的無紙化與現代化，是讓事業單位跟上時代發展步伐的重要手段。檔案管理工作，對于事業單位的各項活動開展有著重要的影響。在社會發展的新時期，事業單位要實現自身的改革，就要對檔案管理工作進行創新。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新；問題；對策

在時代發展的現在，事業單位需要將現代化技術引入到檔案管理工作中去，通過信息技校去解決檔案管理工作效率不足的問題。傳統的檔案管理模式中，工作效率低，且準確率不高，不利于檔案信息的使用。信息化的檔案管理工作，不僅可以降低檔案信息的儲存條件要求，更能夠擴大檔案信息的使用范圍，促進檔案調動便捷化。重視檔案管理工作創新，是每一位事業單位管理者應當重視的問題。

1 現代化模式下事業單位檔案管理工作問題

1.1 檔案管理制度完善度不足

目前，許多事業單位的檔案管理工作都存在問題。在檔案管理工作中，經常會出現案卷標題與序號不完備的現象，組卷的統一性不強，檔案袋內沒有目錄等。這些現象的出現，都證明了事業單位檔案管理制度的不健全。許多檔案在信息的收集與保密方面存在問題，影響了檔案信息的使用。部分事業單位雖然加大了檔案工作制度的建立，但受到許多因素的影響，其執行力度不足，制度流于形式的問題嚴重。不完善的檔案管理制度，讓檔案管理工作的價值受到限制。

1.2 檔案信息檢索利用效率較低

檔案的檢索效率，對于檔案信息使用意義的發揮有著重要的影響。一般來講，檔案的檢索主要是通過手工檢索與計算機檢索完成的。如果事業單位具有完備的檔案信息檢索設備，那么信息檢索的效率就會很快。在信息技術快速發展的今天，計算機是檔案信息檢索工具的首選。然而，許多事業單位仍然利用手工檢索的方式。更有一些事業單位為了提高檔案信息的檢索速度，花費大量的人力與物力引進多種檢索工具，認為檢索工具越多，信息檢索的效率就越高。檢索工具的優勢在于細致，而不是繁多。檢索模式的落后以及檢索工具的繁瑣，反而不利于檔案信息檢索利用率的提高。

1.3 檔案管理者管理意識不足

雖然檔案管理工作對于事業單位的日常運行有著重要的影響，不僅能夠讓事業單位反思自己的過去，促進開展未來的工作，更在經濟效益與無形榮譽的積累上起到積極作用。但在實際工作中，還是有不少單位的管理者沒有認識到檔案信息利用的重要性。單位領導的不重視，影響了檔案管理者的工作情緒，缺乏應有的檔案管理意識，造成許多歷史資料無從查詢的結果，單位的發展史缺乏應有的記載和記錄。

2 現代化模式下事業單位檔案管理工作創新對策

事業單位檔案管理工作的優化，需要檔案管理技術的更新，先進管理思想的引導，也需要全體工作者的努力。下面，筆者就事業單位檔案管理工作提出幾點創新對策：

2.1 推動事業單位檔案管理的無紙化發展

在網絡技術快速發展的今天，信息化已經在為時代的代名詞。在計算機與網絡技術快速普及的今天，文字的保存形式日益多樣化。無紙化的文字保存模式為更多的領域所應用。在傳統的檔案管理工作中，檔案信息的存儲是紙質的，對于儲存地的濕度與溫度有著較高的要求。要促進檔案管理工作的現代化，需要對文字信息儲存模式進行改革，推動無紙化管理模式的落實。要加大計算機采購力度，給檔案管理部門配置充足的計算機設備，支持檔案管理工作的無紙化改革。

2.2 加強事業單位檔案管理工作的數字化

計算機技術日益出新，壓縮與打包技術快速發展。將壓縮技術應用于檔案管理工作中，不僅提高了檔案管理工作的技術水平，更節約了大量的虛擬空間。利用數字化技術，將傳統意義上的檔案信息轉換成為可以存儲于計算機上的電子文檔，再將其壓縮成內存更小的文件，會讓檔案管理的成本得以縮小，更能提高檔案信息管理的準確度。數字化的檔案管理工作解決了傳統檔案管理工作中占用空間大的問題，也能夠促進檔案信息的數字化檢索，提高檔案信息的使用效率。

2.3 加強事業單位檔案管理工作的市場化

雖然事業單位是公益性、服務性的單位，但順應市場特點，有利于事業單位各項工作活動的有效開展。事業單位的檔案管理工作，是保存社會發展記錄的重要工作，也是推動社會進步的有效措施。每一份事業單位的檔案，都是一份不能多得的人類發展財富。在當代的事業單位發展過程中，管理者應當促進檔案管理工作的市場化運行。加強社會大眾對于檔案管理工作的重視力度，發揮檔案信息的價值，讓檔案信息得到最大化利用。對于一些可以公開的檔案信息，通過與媒體合作的方式進行傳播，讓更多的人了解社會的發展與進步，促進事業單位服務職能的實現。

2.4 培養檔案管理現代化人才

事業單位檔案管理工作的現代化改革，需要得到人力資源的支持。人才，是事業單位發展的重要動力與支撐，只有檔案管理工作人員具有現代化技術操作水平與應用意識，才能讓科學技術與檔案管理工作密切地結合起來。事業單位的管理者應當重視人才的培養工作，在招聘檔案管理人才時，要加強工作實踐面試力度，讓他們在工作環境中實施自己的技能，促進人才符合現代化檔案管理工作的需求。對于在職人員，則要定期進行培訓，讓他們了解檔案管理工作的意義，調動檔案管理工作積極性。更要傳遞正確的檔案管理方法，讓他們能夠正確地應用計算機與網絡開展數字化的檔案管理工作。建立明確的獎懲制度，讓檔案管理工作在規范的指導下有效開展。

3 結語

綜上所述，在現代化管理思想的影響下，利用先進的管理手段更新檔案管理工作者的工作方法，能夠促進事業單位檔案管理工作的改革，更能讓檔案管理工作的意義突顯出來。社會的快速發展，需要事業單位進行內部調整與改革，讓每一個部門的工作都跟上時代的步伐，滿足時代發展的需求。只有這樣，才能促進事業單位在新的形勢中快速成長。

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作者簡介

陳素雅（1985-），廣東惠州人，大學本科，就職于惠州市疾病預防控制中心，研究方向：檔案管理、思想政治工作。