涂料企業的檔案價值與管理特色

沈蘭

摘 要：上海造漆廠對檔案的安全保存與合理利用，與企業的生產和發展密切相關，也為企業的長遠發展奠定了基礎。檔案管理人員不僅具有扎實的檔案管理專業知識，同時掌握豐富的涂料專業知識，確保了檔案資料準確分類、正確歸檔，為本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

關鍵詞：老檔案；價值；保管；核心；科學培養

上海造漆廠是上海涂料有限公司（簡稱SCC）下屬主體廠之一，是原化學工業部確定的全國重點油漆生產廠之一。產品有丙烯酸類漆、聚氨酯類漆、聚酯類漆、氨基類漆、環氧類漆、硝基類漆、過氯乙烯類漆和輔料等，廣泛應用在汽車、航空航天、機電、軍工、建筑、室內裝飾裝潢等領域。

上海造漆廠始建于1932年，由蘇聯人鮑樂庭創建，是中國最早生產油漆的廠家之一。隨著歷史的變遷，經歷了天一造漆廠，亞美造漆廠，上海長江造漆廠及上海造漆廠等名稱上的更替。早在1932年該廠就取得了“敖利馬”商標，在1947年，取得了“眼睛牌”商標的注冊證書；在1966年，又取得了“上海牌”商標的注冊證書。

涂料產品作為物體表面裝飾保護材料，用途廣泛，近年來發展迅速。其檔案包含涂料產品配方、專利技術、生產工藝、高新技術、課題研發、廠房設備布置、銷售發票憑證等。尤其是歷史悠久的老企業檔案資料數量龐大，其保密性關乎企業的生產和發展。但對歷史悠久的老企業而言，所收藏的檔案材料往往數量更多，時間跨度更大，而且經歲月的刷選，老企業之所以能夠在競爭激烈的市場上屹立不倒，是離不開老產品、老品牌的支撐的。這部分產品檔案的價值，經過長期沉淀后日益凸顯，加強對這部分檔案的安全保存與合理利用，與企業的生產和發展密切相關。

作為一家擁有80年發展歷史的老廠，上海造漆廠在檔案資料的收集、整理和保管上，有著獨特的理念并經歷了幾代檔案人的傳承，形成自己獨特的企業檔案文化。從認知層面，大家普遍認為，凡企業檔案，無論是科技檔案、還是文書、圖紙、獎狀、會計檔案，都是全體員工從事生產經營實踐活動中的勞動成果和智慧財富，是企業發展歷程的真實寫照和客觀記錄。從產品層面，新產品從研發試制到中試生產，最終推向市場；從品牌的創立，到客戶熟知認可；從廠址選定，到落戶建成最后設備調試安裝生產，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勤汗水。這些檔案分別以文字、數據、圖紙等各種形式，承載著企業的昨天、今天和明天。上海造漆廠從80年前的兩三人的手工小作坊發展到今天年產值過億的是規模，它豐富的歷史內涵、創業經歷、成長歷程，都是難以用金錢買得到的無價之寶。所以檔案財富是非常重要的資產，它除了具有無形資產的屬性，還有更多的歷史經驗值得后人去借鑒挖掘。檔案室至今還保留著建廠早期珍貴的老照片、技術配方、科技檔案等。雖然上海造漆廠幾經搬遷、合并、更名，這些老資料仍然保存完好。透過對這些泛黃的老檔案的開發利用，使得上海造漆廠今天依然在涂料市場上占有一席之地，在激烈的市場競爭中顯示出活力。

上海造漆廠1987年搬遷至閔行區，所有檔案資料也以這年為分界點，分為老檔案、新檔案兩部分，通過年限劃區域存放，因此資料查找也非常方便。

2001年市場部需要制作新的企業介紹冊，要求檔案室提供一系列的資料，包括廠區照片、歷年來的獲獎情況、各類證書、商標等，正是檔案室對老資料完好的保存，豐富的檔案資料為新版企業介紹冊的順利制作打下了扎實基礎。

上海造漆廠生產的“眼睛牌”已連續十六年獲得“上海名牌”稱號，名牌辦對申報“上海名牌”要求非常嚴格，要求提供企業歷年來的財務報表、獲獎情況及符合名牌要求的獨具企業特色的材料，檔案室收集的歷年來豐富的檔案資料為申報提供了一手資料，在一張張證書、財務業績支持下“眼睛牌”獲得充分肯定，無愧于十六連冠。

2002年上海造漆廠I型丙烯酸彩瓦漆獲國家重點新產品證書，當時彩瓦漆在國內還屬于空白，該產品的研發成功包含了技術人員的無數心血，檔案室保管的許多老配方為試驗提供了可行性方案，正是對原有老配方的深度開發和實驗員的不懈努力，使得上海造漆廠成為國內首家生產彩瓦漆的企業，也最終促成了企業與法國羅地亞公司的合作。檔案室完整的資料收藏為科研人員提供了必要的技術支持，也為企業的長遠發展奠定了基礎。

作為化工企業，根據上海市社保規定，在有毒有害崗位工作滿8年以上的員工可提前退休，人事科每年需要對提前退休的職工進行情況核實，也就是查閱檔案，有時就需要檔案室提供70年代的工資單，雖然年代久遠，檔案依然保存完好，手寫的工資單字跡清晰，紙張完整，大大便利了人事部的工作。

在2012年上海造漆廠八十年大慶之際，企業領導要求宣傳科舉辦一次“上海造漆廠歷史發展”展覽，檔案室將早期的一系列老照片（作坊生產、舊廠房等）提供給宣傳科，最終展覽辦得非常成功。通過珍貴的老鏡頭真實展現了企業由兩三人的小作坊發展到現在的大規模生產，使職工再一次親身感受了企業的今天來之不易，加強了對企業的歸屬感和成就感，提升了職工凝聚力。

上海造漆廠對老檔案的妥善保管，不僅使老檔案有了用武之地，也使檔案資料在企業日常工作中發揮了不可估量的作用。只有及時、準確地為各科室、部門提供相關的檔案信息資源，檔案工作的重要性和影響力才能提升，檔案工作也由此才能得到其他部門的肯定。檔案工作也在企業的生產經營活動中發揮自身的優勢，凸顯出他獨有的不可替代性。

上海造漆廠要求檔案管理人員不僅具有扎實的檔案管理專業知識，同時必須了解熟悉企業生產流程、產品特點，只有這樣才能更完善的收集整理檔案資料。

作為涂料生產企業，其形成的檔案資料必然會涉及很多涂料專業知識，這就要求在檔案資料的收集整理過程中， 檔案管理人員不只是坐在辦公室，等待其他部門把檔案材料送上門來歸檔。究竟哪些檔案該歸，哪些不該歸，不僅要主動請教有關的技術人員，還要深入車間一線，熟悉生產工藝流程，了解涂料知識，弄清楚技術檔案的內涵和保存意義，從而對不同類別的檔案做到“胸中有數”。

檔案管理人員對涂料專業知識的掌握，是確保檔案資料準確分類、正確歸檔的一個重要前提。

檔案是企業的資產。作為涂料制造企業，產品的配方、生產工藝尤為保密，還有客戶信息、產品價格，如若外泄，造成的嚴重后果不可預計。這就要求檔案管理員除了有較強的業務能力，還必須有良好的職業操守，保護好企業的檔案資產。

上海造漆廠在管理中要求檔案管理員嚴格遵守檔案管理制度，檔案室鑰匙專用專放，未經許可一律不得外借，部門借閱檔案資料必須辦理登記手續，明確歸還日期，過期不還者進行催討，催討后仍不歸還者，按相關的檔案管理制度進行處罰，對于機密技術資料，借閱人必須經過主管廠長簽字同意后方可借閱。對于銷售發票另外單間放置，除財務人員工作需要外，其他部門不得借閱。對于專利技術產品，則要求相關部門及時移交，確保專利信息不外泄。通過各種形式對檔案管理員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關檔案工作法規的宣傳教育，切實加強對檔案工作的領導、檢查和考核，增強檔案管理人員的保密意識和責任感，確保檔案管理安全可靠，無失（泄）密現象發生。

檔案管理人員是檔案管理工作的核心，只有人員到位，檔案工作才能有序開展。為此，上海造漆廠靈活培養，因材施教，使檔案管理人才代代相傳，后繼有人。

檔案管理是一項長期、持續的工作，檔案管理人員的流失將造成檔案工作的脫節。因此，檔案室從實際出發，因人而異，多渠道進行人才培養。按照不同的崗位、不同的層次，通過“傳幫帶”對檔案管理員進行多種形式的培訓。堅持“學用結合，按需施教，重視實效”的方針，為檔案管理人員提供全面、系統的學習機會。制作檔案簡報，宣傳檔案管理小知識，對有興趣了解檔案知識的人員提供檔案書籍。建立檔案人員QQ群，通過群信息，普及檔案管理知識。

正是因為通過對檔案資料的完好保管，對檔案管理人員的嚴格管理，對檔案后備人才的科學培養等一系列措施手段，促使上海造漆廠檔案管理工作頗具特色，在傳承中發展，在發展中創新，始終與企業保持共同進步的生動局面。

在新時期，上海造漆廠的檔案工作不斷適應檔案管理現代化的需要，與時俱進，檔案人員不斷學習新知識、新技術，敢于創新、敢于開拓，積極探索管理觀念、管理方法和制度創新，努力使自己成為高素質的檔案工作者，不斷優化企業的檔案管理工作，為本單位提供更多有價值的檔案信息資源。