淺析如何提升檔案管理工作質量

王永玲

摘 要：隨著計算機技術的發展、普及，信息和通訊技術的迅猛發展，檔案管理工作隨之步入了信息化時代，這就對傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。如何適應改革開放和現代化建設對檔案工作越來越高的要求，提高檔案管理工作的質量和效率，已成為現階段廣大檔案管理工作者迫切需要解決的問題。

關鍵詞：檔案管理；人員素質；管理效率

1 概述

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。研究檔案管理工作的現狀和改革，是歷史賦予檔案工作者的光榮使命，對于改變檔案工作中存在的不良狀況，提升檔案管理工作質量，具有極其重要的理論意義和實際意義。

2 現狀

1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部人員對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付調查就可以了，輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的在重要性、檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案搜集意識淡薄。大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

3、檔案室硬件環境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實不到位，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕，容易引起檔案材料霉變，蛀蟲，影響檔案的美觀整潔及完整。

3 檔案資源優化

1、改善檔案資源結構。注重對檔案資源中豐富的經濟、科技等檔案信息資源的開發利用，不斷開發利用文化、教育等方面的檔案信息資源，充分開發檔案信息資源中與人民群眾息息相關的檔案信息資源。同時，不斷開闊視野，拓展檔案工作領域，加強對新建領域建檔工作的監管力度。只有這樣，檔案資源結構才會得到不斷改善，才會充分體現地方特征和時代特征。我國的檔案資源建設必將大有作為。

2、有效地整合檔案資源。對檔案資源進行整合就是要突破其來源的限制，充分集聚各種檔案資源的特殊優勢，最終實現區域范圍內檔案資源的高度系統性要求。首先，要提前接收對在三個文明建設中有較大現實利用價值的檔案；其次，接收范圍要擴大，要加強對與人民群眾聯系密切的檔案的收集；最后是開展檔案寄存服務工作，與新經濟組織興起和各類情況的出現及個人寄存檔案需求日益增長的形勢相適應。

4 加強檔案管理工作

1.提高認識，加強領導。進一步提高對檔案工作的認識，重點強調做好檔案管理工作的使命感和責任感，從思想深度徹底擺脫檔案工作的“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的現狀，把檔案工作作為一項重要事情來抓，逐漸形成人人想檔案、人人干檔案的深厚氛圍。同時，做好檔案工作與經濟建設相結合，統一領導，統一管理，進一步夯實檔案工作的思想基礎，真正把檔案工作納入法制化管理軌道，為檔案更好的保管和有效利用提供堅實的組織保障、領導保障和物質保障。

2.處理好電子檔案與紙質檔案的關系。兩種不同載體的檔案有著各自的特點，既有相對獨立性，又具有統一性，這就要求我們在具體的實際工作中既要堅持檔案的基本原則，又不至于將紙質檔案的管理方法生搬硬套用于電子檔案，既有利于創建電子管理方法和技術，也有利于不盲目的將紙質文件檔制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費。只有將二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務。

3.切實加強檔案信息化建設。檔案管理部門應運用數字化技術手段與網絡工具提高開發檔案資源的能力與水平，認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式造成的沖擊，充分認識信息化建設所引發的檔案工作理論與工作方法的突破與變革，在不斷采用現代信息技術裝備檔案部門、不斷提高檔案管理與利用現代化水平的同時，以自己獨特的利用服務方式，不斷滿足社會對檔案信息的需求，使檔案工作更好地為社會發展服務。

5 提高檔案管理人員素質水平

1、檔案人員應具有扎實的業務基礎素質。許多檔案管理人員的管理水平仍停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，有的是理論知識水平較低，有的是理論與實際工作不能有機結合。現代科技的不斷進步，高新技術的不斷涌現，檔案管理手段日益先進，檔案信息化是檔案現代化的必經之路，這就要求檔案人員具備計算機相關能力水平能熟練操作基本的辦公軟件，能系統科學地將計算機軟件應用到檔案信息管理中，開發檔案管理更方便的手段。

2、檔案人員應通過各種形式的繼續教育學習，提高自身素質。檔案人員的業務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業務水平是檔案管理工作的重要保證。一是積極參加上級檔案管理部門舉辦的專業培訓班，通過培訓學習，使檔案管理人員系統規范的掌握檔案專業知識，為今后工作的開展做出良好開端。二是有目的的派遣檔案管理人員到檔案管理先進單位認真觀摩學習，讓其從中找出差距和不足，取長補短，逐步達到規范化。

6 提高檔案管理效率的對策

1、規范檔案管理機制，強化工作責任。建立科學的檔案管理體系，建立檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步發展。

2.調動檔案管理人員的工作積極性。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚的認識到自己的工作成績與其個人發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭、生機勃勃的新局面。在這種情況下，檔案部門要積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。檔案的現代化管理一方面要適應檔案自身的發展，另外也要適應企業信息化建設的流程。借助現代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。

7 檔案管理信息化的實現途徑

1.建立規范體系。檔案管理信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化，然而系統軟件移植性差，檔案信息化尚無統一標準，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應，所以需要制定統一的、標準的規范體系。切實推動檔案標準化、規范化、信息化、科學化。

2.完善安全措施。檔案管理信息化最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案管理信息化安全的第一道保護屏障，電子文件的內容失去固定的形式，使得文件保密性變弱。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅，需采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。

3.加大投入、增配軟、硬件設施。要舍得投入財力，配置與檔案管理信息化相適應的軟、硬件，為檔案管理信息化提供穩定的外部環境。當前，檔案部門的財力主要來源于政府，政府要加大檔案工作的經費投入，改善檔案工作環境，使檔案管理信息化得到快速發展。

8 結束語

總之，在新的歷史條件下，檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。科學規范的檔案管理不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。