試論創新開展檔案管理工作

何耀雄

摘 要：隨著全球一體化的不斷發展，計算機、網絡等新技術、新手段在社會生活的各個領域中廣泛應用，辦公自動化和無紙辦公已經成為現實，辦公自動化迫切需要檔案管理工作自動化，提高工作效率，檔案工作必須適應新形勢，逐步實現檔案管理工作現代化。檔案管理現代化是檔案事業不斷發展、不斷創新、不斷實現的過程，是新時期檔案事業發展的必然趨勢。本文主要從檔案管理現代化的重要性、我國現階段的檔案管理現代化發展中存在的問題、以及實現檔案管理現代化的基本措施這三個方面來分析新形勢下檔案管理現代化的內容，以期為后來的鎮區檔案管理工作的現代化研究提供一些參考和建議。

關鍵詞：檔案管理；現代化；規范化；標準化

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史資料的一種專業，所以檔案管理工作是一項管理性的工作。但是，檔案管理系統不是孤立的。它通過提供檔案信息來為運營提供實踐服務，這是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了使機構的發展更好地適應社會發展的需要，它具有一定的服務性。

檔案管理現代化是檔案事業不斷發展、不斷創新、不斷實現的過程，是新時期檔案事業發展的必然趨勢。實現檔案管理現代化，是檔案事業生存和發展的內在要求，也是擺在全體檔案人面前的一個緊迫的課題。檔案管理現代化包含多方面的內容，就檔案管理現代化的一些問題進行探討。

1 檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化的含義，是指用科學的思想、組織、方法和手段對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳工作效率、經濟效益和社會效益的工作方法。概括起來主要有三方面的工作：一是運用成熟的新技術，科學地保管好檔案，延長檔案壽命。二是利用計算機及其網絡技術、數字化技術，開發檔案信息資源為社會各界服務。三是收集、積累、整理電子文件。

2 實現檔案管理現代化是形勢所需

2.1 檔案管理現代化是自身發展的必然趨勢

隨著現代科學技術的迅猛發展，計算機、網絡等新技術、新手段在社會生活的各個領域中廣泛應用，辦公自動化和無紙辦公已經成為現實，辦公自動化迫切需要檔案管理工作自動化，提高工作效率，檔案工作必須適應新形勢，逐步實現檔案管理工作現代化。

2.2 加強對檔案的保護和利用，需要實現檔案管理現代化

由于年代久遠，檔案的載體材料質量差，保護手段落后，有些已經出現褪色現象，嚴重的甚至出現了“無字”現象。傳統檔案管理工作信息利用共享性差，一旦某一利用者查閱，同一時段內就會被一人獨占，不能與他人同享檔案信息，這都迫切需要采用現代化管理手段以提高管理質量。

3 如何實現檔案管理現代化

3.1 解放思想，強化檔案現代化管理意識

要實現檔案管理現代化，首先要解放思想，轉變觀念，樹立創新意識。更新思想觀念首先要從提高檔案工作者的社會意識開始。要提高整個社會的檔案意識，檔案工作者自身素質的提高是關鍵。首先要求檔案工作者樹立起社會意識。檔案工作者由于長期處于封閉、半封閉的工作環境，不少人觀念陳舊、思想保守，社會活動能力和社會協調能力較弱。近年來，檔案部門人才流失現象比較嚴重。改變這些現象，一是要改變檔案工作長期無聲無息的封閉局面，為檔案工作的開展創造良好的社會環境，為整個社會服務；二是要廢除舊的用人機制，提高工作人員的積極性，把檔案的作用充分發揮出來，千方百計擴大服務領域，只有這樣才能打開檔案工作的新局面，帶動檔案事業的全面發展；三是加強訓練，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，培養和選拔優秀人才，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。這是提高我國檔案工作水平的一項帶有戰略性的措施。只有這樣才能提高檔案工作者的社會意識，更好地為檔案工作服務。

3.2 推行檔案管理規范化、標準化

在檔案工作領域內，由檔案事業主管機關或會同標準化的主管機關以及有關部門共同協商對檔案工作的管理原則、方法、質量、概念、設施等制定出科學和統一的規則、技術規范，并予以貫徹執行，這就是檔案的規范化、標準化工作。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節，是對檔案管理工作的技術方法和設備等實行統一的規范。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格執行國家關于各類檔案的著錄標準，是適應電子技術發展所必需。對檔案的收藏、整理、編目、檢索、安全保管等基礎工作，只有嚴格按照統一標準進行規范管理，才能加快檔案管理現代化進程。

3.3 提高檔案工作者的總體素質

建設一支高素質的檔案隊伍是奠定檔案事業長足進步，持續發展的根基。不能否認這支隊伍文化層次參差不齊，專兼職隊伍不穩定的現狀。檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。一些專家認為：計算機的產生和應用，就好像紙張的發明一樣，對人類科學文化的發展產生巨大的推動作用。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學會利用現代化檔案管理手段———檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革。檔案工作人員必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護。要保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展，必須做到：a.在現有基礎上積極創造條件，想方設法引進急需人才；b.從提高整支隊伍素質著手，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

3.4 加快檔案管理的現代化進程

信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向，檔案信息是經濟發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的各個領域中發揮不可替代的作用，所以我們必須加快檔案的現代化管理進程。

3.5 實行嚴格監督，是加快和推進檔案管理現代化步伐的根本保障

我國目前已初步建立了一個以《檔案法》為核心的，由檔案法律、檔案行政法規、地方檔案法規和地方檔案行政規章等組成的相互聯系、相互協調的檔案法規體系。其中，從各級人民政府的領導責任到社會各方面的職責，從檔案行政主管部門到各級各類檔案機構，從檔案管理的各個方面到違法行為的法律責任等方面都作了明確的、具體的規定，其目的在于加強檔案法制建設，以保障檔案事業健康、有序地發展。

3.6 正確處理手工操作與現代化管理的關系，重視檔案管理標準化

實現檔案管理現代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現代化管理將是并存的。檔案管理的基礎工作，例如建檔管理和檔案文件搜集的鑒定、驗收、案卷整理等，主要靠的還是手工操作。我們必須正視這個現實，不能講檔案管理現代化就放棄傳統的手工操作。因此，我們既要積極引進現代化新技術，又要重視傳統技術地研究和改造，使傳統技術與現代化技術有機結合起來。

另外，為了預防檔案工作中出現無章可循、無法可依、重復、繁雜的混亂局面，檔案管理現代化必須要實施檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序的有效保障。

參考文獻

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