談信息化管理下的檔案管理安全問題與增強措施

李曉婷

摘 要：隨著當今科技的迅速發展，對我們的生活產生了巨大的影響，而在檔案管理領域則主要表現為檔案的信息化管理，檔案的信息化管理指的是將原本的文本檔案按照一定的形式將翻譯成電子信息檔案，在這個翻譯的過程中，對其中的圖片、音像、文檔、以及紙張按照原本檔案管理的方式進行信息化的專業處理。在林業工作中，工作人員主要通過對電腦的操作來完成林業工作檔案的錄入、整理、保存、以及使用等過程，因此信息化管理下的檔案管理相對之前的文本的檔案管理來說變得更加簡單和方便，大大提高了檔案管理工作的工作效率，但是由于電腦以及互聯網科技的自身特點，使得信息化管理下的檔案管理在實際的操作過程中還存在著相當多的問題，下面針對這些問題，提出一些自己的看法和解決建議。

關鍵詞：信息化；管理；檔案管理；安全問題；增強措施

當今社會是一個科技的社會，科技對人們生活的影響也越來越大，而在檔案管理這一方面，對檔案進行信息化管理與傳統的檔案管理相比有著無可比擬的優勢，因此對檔案進行信息化管理是順應社會發展的趨勢，但是由于信息化自身的一些特點，使得目前檔案的信息化管理存在著相當多的問題，比如說電子檔案容易被篡改和復制，合法性和真實性難以被保證，還有就是檔案信息的傳輸中也容易出現一些問題，其安全性也無法被保證。林業檔案記錄了林業的實踐活動，如營林生產、森林資源管理、木材生產、林業區劃等內容，這些檔案對于全社會而言都有十分重要的作用，一切關于建設林業方面的活動都無法離開檔案的幫助。因此，我們在進行檔案的信息化管理的時候，必須要正視其中的問題，并針對其中所存在的問題，積極地去采取應對設施，以促進信息化管理下的檔案得以更好地進行。

1 信息化管理下的檔案管理所存在的安全問題

1.1 信息化管理下人員以及編制的缺陷

受信息化管理的自身特點的影響，工作人員在進行檔案管理的過程中，需要操作電腦來完成檔案的錄入、保存、整理、以及傳輸等步驟，但是每個工作人員自身素質存在個體差異，對計算機技術和安全管理缺乏相應的理論和實踐知識，這就使得工作人員在進行信息化檔案管理的過程中，操作不當，對一些檔案數據的加載、更改、以及傳輸不及時、不到位，甚至會留下很大的數據漏洞，使得一些心有不軌者有機可乘，對一些信息化的檔案數據進行復制和更改，以滿足一己私利，因此，在信息化管理的檔案管理的過程中，管理人員個人的素質以及計算機技術是阻礙檔案信息化發展中很重要的因素。

1.2 網絡檔案信息傳輸中存在的問題

互聯網科技的一大特點就是其內容的保存、傳輸是以數據的內容進行的，這就使得檔案的內容很容易被人有針對性的進行入侵、復制、和篡改，特別是在傳輸的過程的，由于信息化檔案管理使得部門之間的檔案傳遞也常常采用數據傳遞的方式，而數據傳遞往往使用公用的數據網絡，因此在傳輸過程檔案的數據容易被人竊取，尤其是一些保密性極高的檔案數據的傳輸安全也就成了當前信息化檔案管理下一個相當大的難題。

1.3 電子信息檔案保管下的合法性以及真實性的問題

傳統的紙質檔案雖然比較笨重，使用上也有一些繁瑣，但是紙質檔案有一個很大的優點就是紙質檔案的真實性和合法性有所保障，領導的簽名以及單位的蓋章也比較好進行鑒別，而信息化下的檔案以數據的形式存在，數據在保存的過程中如果操作不當極易出現數據毀壞的情況，而且數據極易被篡改，因此數據形式下檔案的合法性和真實性是很難證明的，這也是目前情況下亟待解決的難題。

1.4 信息化下電子檔案保存的安全問題

信息化檔案管理下電子檔案要想進行長期的保存，就需要一個非常大的服務器，并且需要專門的技術人員來進行維護，而這些設備的使用以及壽命也就成了制約信息化檔案長期保存的制約因素，電子設備使用周期較短，常常需要更換，因此在進行更換的情況下數據檔案的保存也就成了問題，所以工作人員一定要加強信息化下電子檔案的保存工作，使電子數據檔案不會因為設備老舊以及工作人員更迭而造成毀損和被盜。

2 對于信息化管理下檔案管理的一些措施和建議

2.1 提高電子檔案管理人員的業務素質

信息化管理下的檔案管理雖然強調計算機以及互聯網的技術貢獻，但是在工作過程中，林業檔案人員的個人業務素質也起到了一個非常重要的作用，因此信息化檔案管理部門要加強對工作人員做好專業的培訓工作，做好業務安全以及信息安全的宣傳教育工作，使工作人員的專業素質得到提高，并加強對工作人員的思想素質、職業素質進行培養，端正工作思想，把心態放正，用高度的責任心和事業心做到優質化的檔案管理工作。管理部門還可以引進一些專業的人才，使其為信息化下的檔案管理做出更大的貢獻，檔案管理部門要根據信息化下檔案管理工作中所出現的問題，加強對工作人員的培養和教育，使其能夠對于工作過程中所出現的問題能夠更好的進行解決，以確定信息化下檔案管理工作能夠順利的進行。

2.2 從各個環節入手做好安全管理工作

在信息化下檔案管理工作過程中做好技術安全工作也是保障檔案信息安全的重要舉措，具體來說有如下幾種方式：第一，使用保密的技術，也就是對原有檔案的數據進行加密，使其不易被人破解和利用。第二，使用電子文件的簽署技術，電子文件由于其特殊性，其簽署主要分為手寫式數字簽名和證書式數字簽名，而通過這些簽署技術，可以對文件上的一些簽名和蓋章更好的進行辨別，以保證信息的安全性和保密性。第三，對電子檔案進行權限上的管理，也就是對電子檔案設置權限，只允許被授權的人員進行查閱、傳輸、和修改，也可以對檔案設置不同的權限等級，不同的人權限等級可以獲得不同的檔案管理的權利，以便更好地進行電子檔案的安全性管理。第四，采用電子檔案監控的技術，簡單來說就是設置防火墻來對電子檔案的數據傳輸進行監管，對于沒有檔案調取權限的IP地址的傳輸工作一律進行阻止，以此來達到保護電子數據安全的目的。

2.3 完善電子檔案管理制度

在進行電子檔案的保管、整理、修改、以及傳輸工作中，我們還要建立健全電子檔案的保存以及安全管理的相關制度，使電子檔案管理中的各項工作都有章可循，才能使電子檔案工作更好地進行，其中主要包括以下幾個方面：首先要對檔案管理的責任有一個明確的規定，即在電子檔案的管理過程中實行個人負責制，對于電子檔案管理之中出現的問題，由個人承擔責任，并追查到底。其次對電子檔案進行及時的整理和核對，以便更好地發現其中所存在的問題。最后要完善安全管理制度，保證電子檔案的安全性、公正性、以及保密性。

2.4 采用新型技術加強管理安全

這主要是針對計算機技術而言的，即在電子檔案的管理過程中，對于電子檔案管理所使用的設備安裝安全系數高的系統，并且在重要數據的儲存設備上安裝防御系統和數據的防火墻系統，還有就是要定期的對數據進行安全掃描，以便及時的發現其中隱藏的木馬以及系統漏洞，主動的加強對電子檔案數據的保護。

3 結語

總之，在電子檔案發展迅速的今天，做好信息化管理下的檔案管理工作已經是一項迫在眉睫的工作，因此相關的檔案管理的部門一定要根據實際情況做好電子檔案數據的保護工作，解決存在于電子檔案管理工作中存在的安全隱患問題，使信息化下檔案安全管理工作得以更加順利的進行。

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