淺析學校檔案網絡化管理

李方

摘 要：學校檔案包括學校行政和黨務管理文件、教職員工檔案、學生檔案、教學和考評資料、財務資金報表等，忠實記錄了學校行政管理、教職工聘用、學生招錄、教育教學、學生成長和經費開支等方面的基本情況，是教學經驗的積累與總結，也是學校成長和發展的反映與見證，在改進管理決策、完善教學活動、優化考核評估、審計經費開支等方面，具有不可替代的價值和作用。但是，當前我國學校檔案管理事業發展緩慢，很難適應信息化背景下大數據時代的要求。而且，由于長期以來學校檔案的開發和利用不夠，使得學校檔案的價值和作用未能得到充分發揮，造成了嚴重的資源浪費。

關鍵詞：學校；檔案管理；網絡化

1 前言

就現如今社會而言，計算機網絡已是一項促進社會發展的重要“基礎設施”。隨著學校辦公自動化的全面應用，各學校要求建立數字化檔案室將檔案進行網絡化管理的呼聲越來越高，數字化檔案室的建立會給學校檔案管理開啟了新的里程碑，標志著檔案事業從傳統手工管理進化為計算機網絡化管理。檔案網絡化管理，

就是依附于網絡而存在，通過不同類型的網絡實現檔案收集、管理、利用、移交等，也能將藏在“深宮”中的文書、照片、錄音、錄像等各式歷史檔案通過數字化后，以動態方式在網絡上為使用者提供利用。檔案網絡化管理不但能活化檔案，同時也提高了檔案工作人員的工作效率。在過去包括現在，許多學校的檔案工作還處于手工操作階段：手工記錄與保存，這樣不但浪費了大量時間人力物力，又使檔案的內在價值難以深入開發，導致許多有價值的檔案資料一直在“沉睡”中。檔案網絡化管理后，只需將檔案業務流程、標準、規范固化在系統中，通過檔案工作人員發布操作，檔案就根據需要呈現在特定的網絡上，檢索查詢準確快捷，利用者更不必再親自“登門造訪”，直接在家就可以機讀檔案，從而加快信息交流與反饋的速度，達到檔案資源共享、主動提供服務和利用的目的。這些，既是深化檔案服務的需要，又是新時代對檔案工作提出的客觀要求。

2 學校檔案管理網絡化的必要性

目前，人們都能通過網絡隨意查詢世界各地的數據、圖表、文獻等信息，互聯網已滲透到國家政治、經濟、文化、教育等的各個領域 ， 成為人們生活中不可缺少的一部分。學校檔案走向網絡化管理，注定是一種必然性的趨勢。學校檔案是學校反映教學水平、教研、黨政管理等活動中形成的有保存價值的歷史記錄，它真實而客觀地記載著學校的運行軌跡，既是認識和把握學校發展客觀規律，又是體現學校管理，改進教學教研的重要依據。檔案網絡化管理為檔案的發布與呈現提供了方便，學校宣傳的信息量肯定會隨而之增加，令到有需要的家長能夠全面了解到學校情況，學子在網上可以直接參訪學校，學校教研教改等檔案資料的開放對教師而言，不但是檔案的提供，更是學識的交流，學校檔案工作會為學校發展添加濃墨重彩的一筆，在促進學校發展占有一份天地。

2.1 制定標準，加快學校檔案室網絡化的建設

檔案的價值大多數是不能即時能體現出來的，是需用現在的眼光去評估資料在日后的作用。在筆者實際工作中發現，大多數人對檔案認識還是不足的，缺乏評估資料的遠期作用的眼光，同時，一項工作的開展會涉及多個部門，在過往，紙質是檔案資料的主流介質，不重視、評估難、易丟失，難齊集等眾多綜合因素，往往會發生幾年后某一項工作出成績了，但因諸種原因，基礎資料卻丟失了，非常遺憾無法形成一套完整的檔案。如果檔案實行網絡化管理，各個環節制定相同的標準，電子資料流轉到各個部門都能環環相扣，一項工作無論歷時多久，都能根據進展蹤跡收納完整。

2.2 提升檔案服務利用功能，創造網絡化檔案效益

通過檔案服務利用，創造效益是檔案生命力所在。但從目前檔案現狀來看，檔案的“年利用率”從人次到卷次都是不能令人滿意的，主要是傳統的檔案管理在信息處理方面存在信息流通不暢、查詢繁瑣等問題。檔案實行網絡化管理后，檔案人員可以將學校開放性檔案資料共享在計算機上，如規章制度，政策法規，科研成果、教師相關職稱評定資料、學生學習實習畢業情況等。我們以利用者為中心設立多途徑的檢索系統，并且將掃描的文件及電子文件直接與系統掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件。不必再到檔案室一卷卷閱覽或提曬底圖。這樣，既提升了服務，也提高了檔案工作的利用率。同時，檔案室應做好相關查閱登記工作，通過點擊次數，反饋信息，定期在網上開討論帖等方式收集信息，分析哪些檔案有實際需求，把重要的，利用率較高的相關檔案資料盡快進行數字化處理，以產生最大的效益。

2.3 突出學校檔案網絡化管理的特點

學校檔案管理網絡化是學校充分走向社會、宣傳自己的一種手法。把自己的有關信息存入某一服務器，供有興趣的使用者來查詢，這種介紹方式的影響要比到檔案室實地查閱文字資料影響大得多，甚至不亞于電視廣告的影響。因此，要突出自己的教育色彩，真正使自己具有教育與文化性質，在指導觀念上要由為少數人服務轉變為大眾服務，也就是說應多一些“平民”色彩、“百姓”色彩。

2.4 有利于研究學校檔案網絡管理的新模式

人事檔案一直是檔案管理范疇中的一類，在新的檔案管理載體下必須要有新的管理模式，對此檔案界的有識之士一直予以密切關注，積極支持對學校人事檔案管理體制和管理模式的各種探索。

3 實行檔案網絡化管理的對策

3.1 有效開展電子檔案的管理和利用

基于辦公自動化和網絡通信技術的深入發展，產生了大量具有檔案保存價值的電子文件，這種客觀形勢，以及電子檔案所具有的節省存儲空間、檢索快捷、便于管理、展示方式多樣化等優勢功能，使得電子檔案管理成為當前學校檔案管理的主要工作內容。但是電子文件在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以正常利用和開發，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，以此來維護電子檔案的原始性和真實性。當前信息安全技術整體上還不成熟，嚴重限制了學校檔案管理工作，使其落后于時代發展的需要，極大地影響了對檔案價值的開發利用。

3.2 將傳統實物檔案與新生的電子檔案進行整合，統一管理和利用

在過去的數十年中，很多學校檔案館積累了大量的實物檔案，由于其實物形態的限制，使其長期得不到有效利用。在當前信息化背景下的大數據時代，如何充分發掘這些歷史財富的價值，并將其與電子檔案進行統一存儲和管理，成為客觀需要。由于其數量龐大，形制并不統一，識別存在困難，在當前技術條件下將其全部進行數字化基本上是不可能的，因此在未來一定時期內，傳統實物檔案與電子檔案的雙套歸檔、雙軌管理成為必然。在這種二元體制下，如何對此二者進行整合，跨校、跨區域地開展統一管理和利用，成為解決手工檔案管理向現代化檔案管理過渡的新問題

3.3 有效推進學校檔案的利用和價值開發

開發利用程度不高，價值不能得到充分發揮，是長期以來困擾我國學校檔案管理事業的基本問題，但一直未能得到有效解決。這就要求學校要加強檔案價值利用的意識，建立推動學校檔案系統開發與利用的工作機制。

4 結束語

總之，在信息化高速發展的今天，只有檔案工作網絡化管理才能更好的為教育，為學校發展服務。

參考文獻

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