探討房產檔案數字化中潛在的問題

曾睿

摘 要：我國房地產行業在經濟的快速發展下也迅速發展，其涵蓋范圍越來越廣，市場競爭也愈發激烈，因此房產檔案數字化是形勢所需。房產檔案數字化遵循檔案管理的全程管理、真實完整、使用方便、安全性高等原則，利用數字化完成房產檔案的收集、整理、歸檔、保存等步驟。解決目前房產檔案數字化中潛在的問題是使我國房地產行業得以發展的重中之重。

關鍵詞：房產檔案；數字化；問題及策略

在房產行業高速發展的今天，傳統的以人力記錄收集管理房產檔案已嚴重無法滿足發展的需求，創新完善數字化管理是目前重點研究問題。房產檔案數字化是利用多媒體存儲、計算機掃描數據等技術，將房產檔案信息資源轉化為以數字化的形式進行管理，具有有序的檔案庫，可及時提供服務，實現資源共享的數字化的檔案信息，大大提高檔案的查詢效率與準確性。然而現今的房產檔案數字化發展中仍潛在著諸多問題，找到解決制約房產檔案數字化問題的對策才可保障房產行業的順利發展。

1 目前房產檔案數字化中存在的問題

1.1 信息抗風險能力弱，安全性較低

不重視和落實信息安全是房產檔案數字化過程中較為常見的問題，數據丟失、信息泄密、檔案被竊取等事故的屢次發生。計算機技術的大量應用以及各項管理隱私通過計算機進行管理，加大黑客侵入的概率，使隱私泄露的現象時常發生，不僅影響了數字化成果，更影響了長期工作的進展，甚至公司的安全問題。在數字化檔案管理中，進行文件備份以防止外界因素的破壞導致的檔案丟失；采用先進的檔案管理隱私保護系統并及時進行病毒查殺來確保管理的安全性顯得尤為重要。

1.2 房產檔案形式較為單一

通常情況下，完整的房產檔案需要同時包括文字、表格、圖片、視頻片段等重要資料，但此類形式的檔案在房產行業飛速發展，科學技術不斷進步的今天已逐漸跟不上時代的步伐，無法滿足人們的需求。由于這類形式的房產檔案需要專業管理人員進行分類整理，并且還需要固定的存放空間，例如紙質內容或照片等重要房產檔案載體極易損壞進而破壞檔案信息的完整性。單一的房產檔案形式浪費了大量的人力財力和物力，嚴重不能適應當今社會發展形勢，房產檔案的形式亟待改革創新，并建立相應保護措施與管理制度，以保證房產檔案管理的規范性及順利發展。

1.3 管理人員素質有待提高

由于檔案專業人才供不應求，如今大多數房產檔案管理人員并非專業出身，文化程度偏低，專業知識薄弱，視野較為狹窄，尤其在較為低級的縣區情況更不可觀，難以達到既懂房產業務，又精通數字化檔案管理的要求。且房產檔案管理人員的素質不僅影響著房產檔案數字化管理效率與質量，也間接決定著房產檔案的長期管理、開發和利用。數字化檔案管理是一項實踐性較強，跨學科的工作，當前房產檔案管理中迫切需要了解房產業務、精通管理要求的復合型人才。應采取有效措施，加快培養這種高素質復合型管理人才是促進房產檔案數字化的關鍵。

2 房產檔案數字化問題的應對策略

2.1 重視信息安全，加強信息保護

房產檔案數字化工作要重視信息安全問題，并加強對信息的保護。建立嚴格的安全管理體系、清晰劃分公開信息與保密信息的界限、加強檔案管理人員的保密意識、研究更高質量的軟硬件技術都是保障信息安全的有效措施。不得隨意更改房產檔案數字化的固定流程，并明確工作區與休息區的劃分，禁止私人物品與工作用品混淆等工作細節；根據檔案的機密程度對對存檔進行分類與保存，保障國家機密與個人機密不被泄露；定期對管理人員進行嚴于律己、忠于職守等教育與培訓，防止擅自抄錄、泄露機密或銷毀檔案事故的發生；充分利用防火墻及安全軟件，自主設計安全系統并利用技術手段檢測有無潛在威脅。重視信息安全，加強信息保護是確保房產檔案數字化高效高質，公民隱私，國家機密不被泄露的必要措施。

2.2 加強對基礎設施的建設力度

房產檔案數字化基礎設施為數字化管理提供了基礎保障，房產檔案管理部門應結合自身實力和實際需求，加強基礎設施的建設力度，引進先進技術，使數字化管理設備更加完整，房產檔案形式更加多樣。標準機房的配備應以“電子信息系統機房建設規范”為依據，并且使機房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防塵、防雷、防潮等條件符合相關要求；選擇同時具有可拓展性和實用性的例如高性能的掃描儀等必要的信息采集設備以及其他基礎設備；設備采購需要立足于日常工作量、信息管理系統房地產業發展趨勢等；在保障系統軟件的兼容性、接口的規范性、數據的安全性以及資源的共享性的前提下對其進行選擇，確保系統的規范和統一；還應不斷地維護和更新基礎設備，使硬件設備和系統軟件更符合實際需要以更好的實現資源共享，從而為提高數字化管理利用價值打下更為堅實基礎。

2.3 提高管理人員的綜合素質

提高管理人員綜合素質，加強專業人員隊伍建設是房產檔案數字化工作開展的基礎。提高房產檔案管理人員的保密意識，及其業務水平與計算機水平是其努力方向。加強對檔案管理人員的教育和培訓工作，較強的保密意識可以避免檔案信息的外泄和擅自銷毀，在市場經濟不斷深化的今天盡可能降低與房產有關的經濟糾紛與犯罪的發生頻率。努力提高自身的業務水平，對自身知識結構進行及時更新，掌握房產電子檔案的特征及管理規范，不斷完善創新房產檔案數字化管理工作，建立健全的房產檔案管理制度，使其更好的發揮約束和激勵作用，大大提升員工工作的積極性。定期對管理人員進行培訓以增加其網絡、信息工程等計算及有關的知識。房產檔案管理人員既要在業務水平上達到電子檔案的全程規范管理，也要在計算機水平上掌握確保檔案信息安全完整的計算機相關網絡安全防護知識。理論學習與信息化技術培訓相結合才能靈活將房產檔案管理專業知識與數字化管理技術加以運用，從根本上提升自身的工作能力與綜合素質，有助于推進建筑檔案數字化的進程與發展。

3 結語

房產檔案的數字化管理對增加房產市場競爭力，提高工作效率具有不可估量的現實意義，是房產事業得以發展的重要前提之一。本文針對我國房產檔案數字化潛在的信息抗風險能力弱，信息安全性較低；房產檔案形式較為單一；管理人員素質有待提高各個問題進行分析，并提出重視信息安全，加強信息保護；加強對基礎設施的建設力度；提高管理人員的綜合素質的應對策略，希望對反鏟檔案數字化的完善有所啟發，是房地產行業的經濟效益有所保障。

參考文獻

[1]王斌.計算機技術在房產檔案數字化管理中的幾點思考[J].硅谷，2011（03）.

[2]孫慶萍.房產檔案數字掃描操作程序規范化探索[J].江蘇科技信息，2014，（10）：46一46，48.