檔案管理電子化路徑的探析

石玉梅

摘 要：該研究從檔案管理電子化的現狀及相應的解決對策談談自己的看法，一方面希望起到拋磚引玉的作用，另一方面是希望更多的人能夠重視檔案管理的電子化，從而對其進行研究，完善其缺陷，使其能夠更好地為人們的工作和生活服務。

關鍵詞：檔案管理 電子化 路徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）04（b）-0142-01

隨著人們生活節奏的不斷加快、信息科技的不斷發展以及辦公條件日益自動化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內容，以文字、圖表、數字、圖形等方式記錄在計算機上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無懈可擊的，如果沒有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統意義上的紙質檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來的便利性，卻是傳統紙質檔案不能替代的。

1 檔案管理電子化的現狀及問題

1.1 沒有統一的檔案管理系統

由于目前我國的檔案信息管理系統和網絡建設形式沒有統一的標準，沒有建立數據交換的機讀目錄檔案系統，使得其在層次、規范上具有較大的差異性，從而導致其開發性、服務性和共享性較差，不能真正意義上的實現檔案信息的資源共享。

1.2 缺乏通用性，不能對其進行統一的信息管理

眾所周知，我國檔案管理電子化興起的時間還比較短，因此，還存在著較多的問題，其中缺乏通用性就是其存在的問題之一。同時，由于目前各公司和單位所使用的計算機型號、規格不統一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實現共享。而且，目前也沒有一個軟件能夠使其既能夠應用于文件檢索，又能夠對所有文檔進行統一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來了巨大的困撓，也使得我國檔案管理的電子化發展受到了極大的阻礙，給其發展帶來了巨大的挑戰。

1.3 缺乏標準、規范的檔案管理工作

檔案信息管理要想實現標準、規范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標準化、規范化。但是由于傳統紙質檔案管理不規范、檔案質量不高，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性較差，因此，每個檔案管理系統只能根據自身的需求對其進行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統一的標準和規范。

2 相應的解決對策及路徑

2.1 建立統一、完善的電子檔案管理制度

為了未來能夠更好地發展電子檔案管理制度，建立一個統一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務。為了建立統一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個方面：首先，應該規定一個統一的電子檔案制作、收集及歸納的標準，讓每一個需要進行檔案管理工作的企業和單位都能夠有標準可依，從而按照標準進行管理和工作；其次，要對所制作的電子檔案進行整理、分類、歸納以及總結，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對其進行保管，以防其因工作的調整、計算機的損壞、工作的交移過程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問題，確保檔案資料的完整性。

2.2 建立電子檔案的資源共享平臺

建立統一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內部的局域網服務器上建立一個專門的區域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結果編寫檔案目錄，把相關的檔案放在相應的目錄之下，并對不同等級設置不同的訪問權限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準確性及可靠性。

2.3 加強對電子檔案管理人員的技術培養

對于當前的電子檔案管理工作者主要有兩個來源，一是擁有專業計算機知識、技能的人才所擔任的，另一種是企事業單位現有的電子檔案管理人員。對于擁有專業計算機知識、技能的人才，一般需要單位從外部進行招聘，并對其進行相應的短期培訓，使其了解本企業單位的實際情況，并很好的適應工作的需要；對于現有的電子檔案管理人員，要加大培訓的投入力度，讓其能夠掌握系統、全面的電子檔案管理所需的基本知識、計算機知識等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問題。

2.4 做好硬件設施的維護、更新工作

由于科技的不斷進步，計算機也在不斷地更新換代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術和軟件技術也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設施的維護和更新工作是相當重要的。隨著電子信息化的不斷發展，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因為它不但能夠提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還能大大的減少文獻再次加工的時間的浪費，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國的檔案電子化帶來益處。

3 結語

隨著社會的迅猛發展和科技的飛速進步，傳統意義上的紙質檔案管理已不能很好的適應如今人們日新月異的生活的變化和對檔案管理的需求了。因此，檔案管理的電子化應運而生。由于電子檔案管理方便、快捷、省時省力等特征，給檔案管理人員帶來了極大的便利，使得其必將成為未來檔案管理工作的發展趨勢。

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