檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題及對策研究

王鳳茹

摘 要：檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化將會在很大程度上影響檔案工作的發(fā)展。我國自1985年開始頒布和實施第一個檔案工作國家標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過長時期的發(fā)展，我國的檔案管理工作取得了很大的進展。但是，在現(xiàn)階段我國的檔案管理工作中仍存在包括制定標(biāo)準(zhǔn)不夠系統(tǒng)化、對于概念性的基礎(chǔ)研究不足等問題，這對我國的檔案管理工作提出了很大的挑戰(zhàn)。所以，檔案管理部門應(yīng)加強檔案管理工作的標(biāo)注化研究。該文將總結(jié)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化中存在的問題并提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理 問題與對策 標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）04（c）-0152-01

檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化旨在對檔案工作中重復(fù)性的事物和概念做出科學(xué)合理的界定來使在經(jīng)濟、技術(shù)、管理以及科學(xué)領(lǐng)域的檔案管理能夠具有統(tǒng)一規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，從而能夠保證社會實踐和管理的有序進行。因此，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是保證檔案管理工作穩(wěn)定和發(fā)展的重要因素，是實現(xiàn)檔案管理工作能夠與現(xiàn)代化的科學(xué)管理技術(shù)向結(jié)合的重要基石。

1 我國檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化問題中存在的問題

1.1 檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化意識較為薄弱

一些檔案管理人員并沒有真正認(rèn)識到檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義，往往在工作中忽視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化問題。這導(dǎo)致檔案館中所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)與檔案執(zhí)行部門的其他標(biāo)準(zhǔn)有所偏差。尤其是在基層的檔案管理部門，一些工作人員認(rèn)為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化只是推薦實行的標(biāo)準(zhǔn)而不是強制執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，其價值和意義不大，所以沒有嚴(yán)格執(zhí)行的必要。所以，在檔案的處理、保存和管理等細(xì)節(jié)上，僅是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的一部分規(guī)定，管理過程粗糙不細(xì)致。

1.2 對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的投入不夠

要在全國范圍內(nèi)有效地推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行，必須具有強有力的資金和其他資源的支持。而在實際的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實行過程中，對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的投入不能夠滿足要求，這導(dǎo)致檔案管理機構(gòu)對全面實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化變得有心無力。

1.3 不能夠充分借鑒國際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的起步較晚，發(fā)展較為緩慢，而西方一些發(fā)達國家大檔案管理標(biāo)注化的工作已經(jīng)基本成熟。我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實踐中可以通過借鑒國外的有效標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范我國的檔案管理工作。但是，目前我國在這一點上仍有欠缺。我國在制定自身的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)時，不能夠充分借鑒國際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，例如在《國際標(biāo)準(zhǔn)—檔案著錄規(guī)則（總則）》中根據(jù)檔案的特點采用了多級著錄的規(guī)則，使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，而我國在編訂檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)時，卻沒有借鑒這項標(biāo)準(zhǔn)。

1.4 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系還未建立

由國家檔案局發(fā)布的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》中所包含的30項標(biāo)準(zhǔn)中，主要包含的是檔案的處理、編號、檢索和保護等一系列的標(biāo)準(zhǔn)，但是這幾項標(biāo)準(zhǔn)中很少能夠涉及檔案管理的其他方面的規(guī)定，從而導(dǎo)致我國的檔案管理工作很難形成一系列的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系。而在國家檔案局和國家其他的一些檔案管理工作機構(gòu)，并沒有設(shè)置專門的組織部門來管理和實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題。導(dǎo)致檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的問題成為了書面上的內(nèi)容而沒有被真正的實施。

2 我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題產(chǎn)生的原因

2.1 忽視了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題的價值和意義

在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實施過程中，實施人員和機構(gòu)往往忽視了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的價值和意義所在，把實施的過程作為執(zhí)行上級任務(wù)的過程。這樣在實施的過程中人員沒有執(zhí)行的積極性。最終導(dǎo)致檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化的實施在法律、經(jīng)濟和行政方面都得不到保證，具體的實施單位不能夠?qū)n案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進行充分的宣傳和解釋工作，導(dǎo)致了實施的困難。

2.2 對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的研究較為薄弱

在現(xiàn)階段我國仍缺乏對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題的理論和概念研究，從而導(dǎo)致我國目前還沒有形成一套較為完善和科學(xué)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系。目前針對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題所研究的書籍或者文獻中多是在討論檔案工作的理論原理，或者是針對檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的某一項具體標(biāo)準(zhǔn)的研究，而對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識和應(yīng)用還停留在對理論的簡單借鑒和理解上。

2.3 沒有實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的人才隊伍

要有效科學(xué)的實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，必須要有隊伍的支撐。實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的人員不僅應(yīng)熟練掌握檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的具體流程和操作規(guī)范，還能夠清楚地認(rèn)識到檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化實施的價值和意義。然而在現(xiàn)階段我國的檔案管理工作人員中，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的人員稀缺，工作人員的專業(yè)知識匱乏，阻礙了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化實施。

3 解決檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題的具體措施

3.1 檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要重視標(biāo)準(zhǔn)化的實施

標(biāo)準(zhǔn)化程度如何是衡量檔案工作現(xiàn)代化水平的標(biāo)志。實施標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作可以由“人治”變?yōu)椤胺ㄖ巍保煞弊兒啠呻s亂走向統(tǒng)一規(guī)范，減少重復(fù)勞動，提高檔案工作質(zhì)量和社會效益。因此，檔案部門領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視標(biāo)準(zhǔn)化的實施。標(biāo)準(zhǔn)化實施的形式有采用、選用、補充、配套、提高五種，各單位應(yīng)根據(jù)具體情況，總體規(guī)劃，選擇標(biāo)準(zhǔn)，制定細(xì)則，有計劃，有步驟地實施。

3.2 在標(biāo)準(zhǔn)化實施過程中，要注意協(xié)商一致

檔案部門在檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施過程中要有整體觀念，要服從大局，要用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一行動，用標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范各項工作，以建立正常的秩序和相對平衡。標(biāo)準(zhǔn)化的實施，除檔案部門外，還必須與有關(guān)方面協(xié)商。眾所周知，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的某些方面必須從文件材料的形成部門做起。如果檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化能從檔案形成部門做起，就容易收到事半功倍的效果。

3.3 實施標(biāo)準(zhǔn)化要進行經(jīng)常性的檢查與監(jiān)督

要保證檔案工作實施的標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量，必須加強對檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施的監(jiān)督。監(jiān)督可以由檔案行政管理部門或檔案學(xué)會組織負(fù)責(zé)，以及時糾正標(biāo)準(zhǔn)化實施過程中背離標(biāo)準(zhǔn)的做法，這樣不僅能夠促進標(biāo)準(zhǔn)化活動正常有序的開展，而且能夠有效規(guī)范檔案工作人員的工作態(tài)度，提升對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識。

3.4 加強標(biāo)準(zhǔn)化人才培養(yǎng)

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實施需要有專業(yè)化的人才作為支撐。為適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，檔案行政管理部門要采用多種形式（專業(yè)培訓(xùn)、短訓(xùn)班等）培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)化人才，培養(yǎng)同檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的高素質(zhì)的復(fù)合型人才。他們不僅要具有文書方面的專業(yè)知識、較強的標(biāo)準(zhǔn)意識、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化研究行為和工作行為，還要具有綜合分析和高度概括的信息組織能力，能對國內(nèi)檔案工作發(fā)展動態(tài)和國外主要國家的標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)資料進行分析、調(diào)整，及時提供高價值的檔案信息，能熟練地運用計算機來管理檔案等。

4 結(jié)語

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化對于提升我國檔案管理的質(zhì)量和水平，促進我國社會實踐的有序發(fā)展和進行，具有重要的作用。但是，就現(xiàn)階段我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實施過程中，仍存在很多的問題。檔案工作人員對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題的認(rèn)識不夠深刻，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實施的過程中投入不夠，不能夠充分借鑒國際的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以及未建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系等都影響了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實施。所以，有關(guān)部門應(yīng)采取相應(yīng)的措施，保證檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實施。

參考文獻

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