淺談如何提高企業辦公設備管理

陳娟娟

摘 要：在當前市場經濟環境下，企業內部和外部環境發生了較大的變化，企業為了能夠更好的提升自身的形象，加快發展目標的實現，則需要加強辦公設備的管理力度，從而有效的提升企業的辦公效率。辦公設備作為企業正常經營管理的重要基礎設施，需要做好辦公設備的選購、收發存儲及使用等方面的管理工作，建立完善的辦公設備管理制度，確保辦公設備自身性能得到最大限度的發揮。

關鍵詞：企業；辦公設備；管理制度；選購；收發；存儲；使用

1 建立完整科學的管理制度是做好企業辦公設備管理的基礎

通過建立企業辦公設備管理制度，可以確保企業在選購、使用和保管辦公設備過程中能夠嚴格遵照國家的相關法律法規進行，在法律法規允許的范圍內進行選購和使用，使企業辦公設備管理工作有據可依，確保了企業辦公設備管理工作的規范性。

在完善的企業辦公設備管理制度下，可以確保企業實現辦公設備的合理調配和使用，在企業經營管理過程中，可以根據各崗位的特點來對辦公設備進行優化配置，確保各個工作崗位的辦公設備在配備上做到準確、合理和均衡性。

在完善的企業辦公管理設備制度的制約下，企業辦公設備管理工作的各個環節都能夠按一定的步驟和規程進行，確保企業辦公設備管理、使用上的協調、有序性，避免在辦公設備管理工作中出現不必要的錯誤或是矛盾。

按企業辦公設備管理制度進行辦公設備的配備，不僅有效的滿足了不同工作崗位對辦公設備的需求，而且還有利于更好的發揮出辦公設備的功能性，同時在配備辦公設備過程中，還要確保各個不同崗位辦公設備之間的兼容性，從而更好的確保辦公效率的提升。

在嚴格的企業辦公設備管理制度制約下，辦公設備的購置和使用過程中都需要嚴格履行各種操作規程。同時在配備辦公設備時，每個部分和每個成員都需要嚴格按照制度規定的標準進行配備，這就確保了辦公設備配置的公平性，避免在辦公設備管理工作中存在循私舞弊的現象。

2 選購辦公設備是辦公設備管理的重要環節

在辦公設備管理工作中，選購是其中十分重要的一項內容。在辦公設備選購時，需要做到貨比三家，即通過對多家供應商的辦公設備進行調查和對比，通過對其性能、特點、價格及供貨情況、支付方式及售后服務等多個方面的相互比對，從而選擇性價比高的供應商。在購買辦公設備過程中，要考慮與工作崗位的適應性，同時還要對供貨地點、運輸方式、運輸價格、運輸過程中的安全及到貨時間等多方面的因素進行綜合考慮，嚴把辦公設備質量關。特別是在選購辦公設備時要重點關注售后服務，這是辦公設備使用過程中質量的重要保障。

利用貨比三家的方法進行辦公設備選購時，需要制定選購對比表，這樣通過對各家供應商、產品及工作現場等幾個方面的對比，從而選擇適宜的辦公設備供應商。

首先，明確供應商提供的服務，需要將供貨地點、支付方式和售后服務都要包括在內，這是供應商服務質量的重要體現，通過對多家供應商這三個方面的對比，從而選擇服務質量最優的供應商。

其次，在選購辦公設備時需要重點考慮辦公產品自身的性能和價格，這是選擇供應商的關鍵所在。需要對產品的功能、價格、功率、耗能等多個方面進行對比，從而選擇產品性價比最佳的供應商。

最后，供應商提供的產品和服務與工作現場環境的適應性，這是在選擇供應商過程中十分重要的一項要素，產品在使用現場能否擺放、使用，使用效率和質量能否達到工作的具體要求，功能上是否存在浪費，產品的廢棄物排放是否與國家節能減排政府相符等，都是需要考慮的因素。

3 收發存儲是辦公設備管理的核心工作

在辦公設備管理工作中，接收、發放和存儲辦公設備這是較為經常性的工作，所以在這些工作進行時需要做到準確性、有序性和安全性。避免在這個過程中辦公設備受到損壞，在管理工作中，不僅要做到設備接收、發放和存儲時間的準確性，而且還要確保所形成的文件和報表要做到準確性，整個過程中都需要嚴格按照相關的規章制度進行操作。

在企業辦公設備收發存儲工作中，需要做好辦公設備接收的準備工作。提前對保管和使用人員進行確定，在接收前做好人員準備工作。同時還要對設備的各項特征和性能進行提前了解，從而為設備的存儲和使用位置進行合理設定。還要做好接收現場的環境準備工作，使現場的環境能夠有效的滿足設備存儲和使用，同時還要做好接收文件的準備工作。

在收發辦公設備過程中，其中非常重要的一個環節即是交接驗收工作，對于所接收的辦公設備不僅需要與各項文件、合同及單據等要具有相符性，而且在交接過程中還要做好記錄工作，通過對辦公設備的具體情況進行詳細記錄，并進行交換驗收登記表的填寫，交接時雙方要在登記表上進行簽定確認，完成移交。

辦公設備在存儲過程中要確保安全性，作為保管人員需要對辦公設備存儲的空間進行維護和管理，確保能夠更好的滿足辦公設備存儲安全可靠性的要求。首先，要有安全防范設施。如庫房和貨架牢固、消防器材、安全防盜設施、保暖防凍設施、通風、防潮、防干燥、防蟲蛀設施等；其次，要有安全保障制度。如安全技術操作規程、安全責任制等；再次，要嚴格執行出入庫交接驗收制度、交接班制度、守衛制度、消防制度等各項規章制度。

4 使用管理是辦公設備管里的難點

在辦公設備管理工作中，正確對辦公設備進行使用，實現企業的增效節支，這是辦公設備管理的重要目標。因此，辦公設備的使用和管理人員，在實際操作中應切實做到三點：第一、要看懂供應商或生產商提供的設備和耗材的產品使用說明書（用戶手冊），做到了解設備和耗材的使用詳情，了解設備的使用期限和耗材耗量的檢測方式、方法。科學、合理地維護設備，延長使用壽命，減少耗材的耗量。第二、要按照產品使用說明書或用戶手冊的要求，安全、文明地使用設備和耗材（按照操作規程進行操作，按規定品牌型號使用耗材），嚴防操作不當引起設備損壞和耗材的浪費。并要把使用說明書（或用戶手冊）及安全技術操作規程（或操作手冊）始終放在設備和耗材的附近，保障使用者隨時使用。第三、在更換、領用耗材時，應檢查、檢測耗材是否必須進行更換，若還可以應用，應把舊耗材用盡，以減少浪費。

做好辦公設備的故障管理，防止、發現和及時有效地排除故障，是確保辦公設備的正常運行、增效節支的重要保障。建立辦公設備的故障日志、故障報告制度和故障管理責任制，不斷積累對故障的識別和排除能力，是提高辦公設備故障管理水平主要途徑。

辦公設備使用過程中的維護保養十分重要，然而也最容易被忽視。對于辦公設備經常的擦拭一下灰塵，注注油，緊緊螺絲，看似簡單，卻對保護辦公設備的完好運行，減少辦公設備的磨損，延長辦公設備的壽命，提高辦公設備的功效，都具有重要的作用。

參考文獻

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