數(shù)字化檔案館建設(shè)的思考

曹永平+倪玉紅+楊小瑞

1???數(shù)字化檔案館建設(shè)的緊迫性

1.1??檔案數(shù)字化可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.2??形勢發(fā)展的需求。進入信息社會化后，檔案數(shù)字化建設(shè)的醞釀和進行必將擺在首位。要實現(xiàn)油田企業(yè)檔案館館藏的數(shù)百萬卷（件）檔案資料的信息共享，首先就是要建設(shè)數(shù)字化檔案館。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相適應(yīng)，紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無法挽回的錯誤。

1.3??社會強烈需求。當(dāng)前社會的各行各業(yè)中，數(shù)字化的檔案信息便于管理，查找便捷的優(yōu)點成為廣大人民群眾所喜聞樂見的一種方式，其生命力和發(fā)展的后勁將是傳統(tǒng)檔案無法比擬的。新時期的檔案之憂順應(yīng)了這一歷史潮流，整個檔案事業(yè)才會蓬勃發(fā)展。因此，把數(shù)字化建設(shè)作為推動各項檔案基礎(chǔ)工作的切入點，才能保證檔案事業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)、健康發(fā)展。

2??數(shù)字化檔案館的特征

2.1??信息資源存儲數(shù)字化。信息資源存儲數(shù)字化是指通過計算機，運用數(shù)據(jù)處理技術(shù)，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為新型載體承載的二進制數(shù)字信息存儲起來，它是數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)，也是數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大、最根本的區(qū)別。數(shù)字化檔案館將經(jīng)過數(shù)字化后的信息采用數(shù)字的方式進行處理，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，形成了一個數(shù)字檔案信息資源庫，用戶可以在網(wǎng)上通過聲音、數(shù)據(jù)以及圖形、圖像來獲取所需要的信息。

2.2??檔案信息傳輸平臺數(shù)字化。以往人們查閱歷史檔案信息需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、復(fù)制或者拍照等形式來獲取所需信息，如果實現(xiàn)數(shù)字化檔案館之后，檔案資源以數(shù)字化形式存在，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺為檔案信息的快速獲取提供便利條件。數(shù)字化檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多項傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地進行遠程協(xié)助，利用者能夠突破時空的界限，能夠在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需的信息。

2.3??服務(wù)對象擴大化和服務(wù)方式多樣化。數(shù)字化檔案館與其他檔案信息機構(gòu)及用戶之間的聯(lián)系更加普遍和廣泛，其用戶范圍也突破本局域網(wǎng)限制。用戶范圍擴大化也帶來用戶需求的擴大化，從而用戶需求信息類型也更加多樣化、內(nèi)容更加廣泛化。

3??數(shù)字化檔案館建設(shè)的對策

3.1??統(tǒng)籌規(guī)劃并制定數(shù)字化建設(shè)方案。建設(shè)數(shù)字化檔案館是一項巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和財力。因此，必須由上級檔案管理部門制定統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃，立足全局統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署，保證建設(shè)數(shù)字化檔案館健康有序地發(fā)展。

3.2??加快信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館離不開網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息通訊系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等一系列基礎(chǔ)設(shè)施，其中，網(wǎng)絡(luò)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的先決條件，數(shù)字化檔案館是以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的。因此，加快國家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的關(guān)鍵問題。

3.3??推進館藏資源數(shù)字化進程。館藏資源數(shù)字化需要付出艱苦的勞動和大量的時間，要根據(jù)主次，采取分期分批的辦法，對一些利用率高，有特色的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。檔案的價值鑒定、數(shù)字化篩選、上網(wǎng)利用應(yīng)一次性完成，避免多次重復(fù)調(diào)卷，避免數(shù)字化信息的重復(fù)，避免無保存價值的檔案數(shù)字化，節(jié)省人力、財力和時間，加快了數(shù)字化檔案館開放利用的步伐;另一方面要注意采用數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。

3.4提高檔案工作者的能力與素質(zhì)。數(shù)字化檔案館所需要的人才，除具有傳統(tǒng)的檔案及其相關(guān)的管理知識外，還要加強現(xiàn)代知識學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理知識，具有一定的信息處理、分析和利用能力的復(fù)合型人才，才能真正成為檔案信息網(wǎng)絡(luò)的導(dǎo)航員、協(xié)調(diào)員、管理員。

（作者單位：曹永平，河南南陽油田局檔案館;倪玉紅，河南南陽油田第二采油廠檔案室;楊小瑞，河南南陽油田地質(zhì)錄井公司檔案室??來稿日期：2015-04-16）