高校圖書館檔案管理工作研究

何明舉

圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有參考利用價(jià)值并歸檔保存的材料，是圖書館工作在各個(gè)歷史時(shí)期全面系統(tǒng)真實(shí)的記錄，它作為一種文獻(xiàn)資源，包括各種文字、圖表、聲像等多種記錄形式，是圖書館系統(tǒng)的寶貴財(cái)富。高校圖書館的檔案工作是高校圖書館工作的一個(gè)重要的信息組成部分，是圖書館發(fā)展變化的歷史見證，它隨著高校圖書館的產(chǎn)生而產(chǎn)生、發(fā)展而發(fā)展，客觀真實(shí)地記載著高校圖書館各歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息傳播功能。近年來，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高校圖書館的工作也發(fā)生了深刻變化，其檔案管理工作在為全校教學(xué)、科研等服務(wù)過程中所發(fā)揮的作用越來越明顯。因此，我們要進(jìn)一步明晰檔案管理工作的重要意義，正確面對工作中存在的一些不足，積極探求方法、措施，管理和利用好檔案，使之進(jìn)一步為高校圖書事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

1??高校圖書館檔案管理工作的重要意義

1.1??為高校圖書館改革建設(shè)提供第一手資料。圖書館的檔案信息反映了高校圖書館從建館以來的建設(shè)、改革和發(fā)展的綜合情況，它生動(dòng)描述和再現(xiàn)了高校圖書館各個(gè)時(shí)期的變遷、科室設(shè)置、館員結(jié)構(gòu)、科學(xué)研究和服務(wù)全校師生員工等情況，是高校圖書館自身改革、發(fā)展第一手資料。在目前日新月異、突飛猛進(jìn)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校圖書館檔案工作對學(xué)校圖書事業(yè)發(fā)展和圖書館自身建設(shè)的作用都是不可忽視的。

1.2??為高校圖書館的管理提供決策依據(jù)。沒有準(zhǔn)確的信息就等于盲人摸象，館領(lǐng)導(dǎo)在為圖書館的改革和發(fā)展做決策時(shí)就會(huì)無的放矢，容易出現(xiàn)偏差和問題。高校圖書館的檔案信息可以詳細(xì)地提供圖書館重大改革、大事要事、成功經(jīng)驗(yàn)、失敗教訓(xùn)等全景情況，是圖書館發(fā)生的各種事情的客觀記述。領(lǐng)導(dǎo)班子在謀劃高校圖書館建設(shè)和發(fā)展重要事情時(shí)，可以參考館內(nèi)保存的檔案文件資料，做到?jīng)Q策切合實(shí)際，切合群眾利益，切合黨的方針政策。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整時(shí)新履職的館領(lǐng)導(dǎo)可以通過學(xué)習(xí)檔案文件資料，較快地掌握圖書館以前的政策、制度等，為繼往開來，快速地進(jìn)入角色、開展工作提供很好的服務(wù)。

1.3??是對讀者進(jìn)行入館教育的主要素材。高校圖書館既是育人單位，又是科研和服務(wù)單位。因此，圖書館在為學(xué)校教育教學(xué)、科學(xué)研究及管理等提供服務(wù)過程中，產(chǎn)生了非常多有價(jià)值的文件資料，這些資料再現(xiàn)了各種活動(dòng)的真實(shí)情況，有血有肉，生動(dòng)鮮活，是對讀者進(jìn)行入館教育的重要素材，可以激發(fā)廣大讀者熱愛圖書館、愛讀書、多讀書、讀好書的熱情。

1.4??可以為圖書館館史及學(xué)校校史提供史料。高校圖書館檔案真實(shí)地記錄了圖書館前進(jìn)的歷史，實(shí)事求是地記述了圖書館重大改革、大事要事，為圖書館編寫?zhàn)^史以及學(xué)校編撰校史、撰寫年度或者5年和10的大事記等提供重要依據(jù)。

2??高校圖書館檔案管理工作中存在的主要問題

2.1??檔案管理模式落后。在很多高校圖書館中，既沒有單獨(dú)設(shè)置統(tǒng)一管理全館檔案的檔案室，也沒有在辦公室等科室中單獨(dú)設(shè)置檔案管理崗位，配備專職的檔案管理人員，常常將檔案室的功能合并到圖書館辦公室等相關(guān)科室，并且有其他崗位的人員兼著。這種落后的管理模式導(dǎo)致了高校圖書館很多有價(jià)值的檔案文件材料未能及時(shí)得到收集、整理、利用，隨著時(shí)間的推移，很多檔案就慢慢地丟失了，非常可惜。

2.2??兼職檔案員檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)比較匱乏。很多兼職檔案員把精力主要放在圖書館給他設(shè)置崗位的工作上，也就是自己的本職工作，在日常工作中只是兼顧著管理檔案。由于本崗位工作繁忙等原因，沒有能夠?qū)n案知識(shí)進(jìn)行比較系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，甚至根本就談不上具有檔案管理方面的基本知識(shí)，在這種沒有掌握檔案管理知識(shí)的情況下肯定是不可能把圖書館的檔案工作做好的。

2.3??檔案數(shù)字化進(jìn)展緩慢。目前，很多高校圖書館對檔案數(shù)字化信息化的重要性認(rèn)識(shí)不到位，利用數(shù)字化檔案的人也很少。因此，大部分檔案還是以紙質(zhì)文獻(xiàn)為主。檔案管理也還是沿襲傳統(tǒng)的管理模式，在文獻(xiàn)信息交流自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，已無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻(xiàn)資源的需求，特別是在已實(shí)現(xiàn)館藏文獻(xiàn)資源服務(wù)自動(dòng)化的圖書館，其自身的檔案文獻(xiàn)管理和利用手段沒有與圖書文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化開發(fā)同步。

2.4??檔案意識(shí)不強(qiáng)。在很多情況下，人們的檔案觀念很淡薄，對檔案工作的重要意義認(rèn)識(shí)不夠，對檔案和檔案工作的重視程度也不夠，因此，在實(shí)際工作中就會(huì)導(dǎo)致對檔案管理工作投入的力度不夠，如人力配備不夠、不專業(yè)，資金缺乏，硬件建設(shè)跟不上等。同時(shí)，人們對檔案材料積累意識(shí)不強(qiáng)，在日常工作和重大活動(dòng)中沒有及時(shí)收集資料，等到將來用到檔案時(shí)或過了一段時(shí)間想起來時(shí)，到處尋找檔案材料，其結(jié)果是要么沒有，要么內(nèi)容不完整。

2.5??互相配合不夠。學(xué)校檔案館（室）是學(xué)校層面的檔案專業(yè)管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)單位，圖書館檔案工作需要它的專業(yè)指導(dǎo)和幫助。因此，二者之間一定要相互配合，取長補(bǔ)短，齊心協(xié)力完成材料收集、整理、歸檔和利用等任務(wù)。但實(shí)際工作中，由于諸多原因，圖書館和學(xué)校檔案館（室）工作起來實(shí)際上是不夠默契，各干各的活，圖書館在歸檔過程中只是被動(dòng)地提供一些材料;同時(shí)，學(xué)校檔案館（室）在圖書館的檔案收集、歸檔范圍等方面也沒有及時(shí)給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在一定程度上影響了高校圖書館的檔案管理工作。

3??高校圖書館檔案管理工作的改進(jìn)方法

3.1??改進(jìn)檔案管理模式。根據(jù)實(shí)際情況積極采取切實(shí)措施，對目前落后的檔案管理模式進(jìn)行有效的改進(jìn)。一是要完善高校圖書館檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，圖書館也發(fā)展壯大起來，館員隊(duì)伍得到擴(kuò)充，業(yè)務(wù)范圍不斷延伸，建立一個(gè)完整的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，不僅是圖書館自身發(fā)展的要求，也是適應(yīng)高校檔案管理工作的要求。要明確本館檔案管理工作的分管館領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)全面協(xié)調(diào)全館檔案管理工作;設(shè)置一名以圖書館檔案管理工作為主并為學(xué)校檔案館（室）的兼職檔案員的館員，在圖書館的每個(gè)科室都明確一名館內(nèi)兼職檔案員;制定檔案員崗位職責(zé)，集中管理全館的檔案工作。館內(nèi)兼職檔案員，主要負(fù)責(zé)本科室形成材料的日常積累與收集。二是要注重提高檔案工作的全員意識(shí)。包括以下三個(gè)方面：首先，館領(lǐng)導(dǎo)班子要強(qiáng)化檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問、經(jīng)常檢查督促并參與檔案管理工作，要在人力、?物力、財(cái)力方面給予大力支持;其次，負(fù)責(zé)檔案工作的工作人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做好相關(guān)檔案的建設(shè)和管理工作，檔案管理兼職人員要及時(shí)收集檔案材料，進(jìn)行整理、登記、歸檔和編號(hào)造冊;最后，各業(yè)務(wù)部門的工作成員都要積極參與到全館檔案建設(shè)工作中來。

3.2??提高檔案人員素質(zhì)。一方面，要在圖書館檔案員的選配上把好關(guān)。這是搞好檔案工作的基礎(chǔ)和前提，因此，圖書館必須選用優(yōu)秀人員來從事檔案管理工作。檔案人員不僅要有勤奮努力、雷厲風(fēng)行、默默奉獻(xiàn)的精神，同時(shí)要具備較好的檔案管理專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)知識(shí)、圖書文獻(xiàn)知識(shí)等，這樣才能夠高質(zhì)量、高效率地完成現(xiàn)代化檔案管理和利用工作。另一方面，要注重對已有的檔案員加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高，讓他們與時(shí)俱進(jìn)，繼續(xù)跟上新知識(shí)、新技術(shù)的步伐，從而不斷推進(jìn)圖書館檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。如要有計(jì)劃地舉辦一些檔案知識(shí)培訓(xùn)，作為日常業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容和組成部分。對檔案員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，要注重全面系統(tǒng)。首先，要進(jìn)行職業(yè)道德教育，增強(qiáng)其責(zé)任感和歸檔意識(shí);其次，要抓好檔案人員的繼續(xù)教育，不斷提高其業(yè)務(wù)能力和實(shí)際操作水平;最后，要提高檔案管理人員的交流溝通能力，主動(dòng)與本部門及相關(guān)部門溝通交流，及時(shí)獲得有價(jià)值的檔案材料，保證檔案收集的及時(shí)和完整。

3.3??不斷加強(qiáng)檔案意識(shí)。要培養(yǎng)檔案員強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，注重在平時(shí)的工作中對檔案資料的收集和整理，例如，圖書館在加強(qiáng)文獻(xiàn)資源內(nèi)涵建設(shè)及開展的讀書活動(dòng)、學(xué)術(shù)講座、圖書利用培訓(xùn)等各類活動(dòng)中所產(chǎn)生的材料。在收集這些檔案材料時(shí)，一方面，要收集講座、培訓(xùn)的文件等會(huì)務(wù)材料;另一方面，還要加強(qiáng)收集會(huì)務(wù)上所產(chǎn)生的照片、錄音、錄像等材料，這些材料的收集能使當(dāng)時(shí)的情景更加活靈活現(xiàn)、生動(dòng)形象，具有不可替代的作用。同時(shí)，可以參照國家關(guān)于高等學(xué)校檔案實(shí)體分類方法，在收集整理時(shí)注重確定歸檔范圍并建立科學(xué)的分類體系。

3.4??合作共進(jìn)促進(jìn)發(fā)展。高校圖書館要加強(qiáng)與學(xué)校檔案館（室）的交流合作，促進(jìn)檔案管理工作的共同發(fā)展進(jìn)步。一方面，圖書館要按照學(xué)校檔案館（室）的相關(guān)規(guī)定，提前準(zhǔn)備，做細(xì)致、做扎實(shí)每個(gè)環(huán)節(jié)，將檔案及時(shí)完備地移交給學(xué)校檔案館（室）。移交檔案為：上級關(guān)于圖書館工作的文件且針對本校需要長期貫徹執(zhí)行的辦法、規(guī)定等，圖書館工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度及重要會(huì)議記錄，圖書館工作評估材料，圖書館概況及統(tǒng)計(jì)報(bào)表，圖書資源等招標(biāo)材料，重要活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像、光盤等材料，獲得市級及其以上部門表彰的決定、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等材料。另一方面，圖書館與學(xué)校檔案館（室）之間要多溝通、多合作。圖書館在工作中要多請教、多請示檔案管理業(yè)務(wù)方面的問題，獲得學(xué)校檔案館（室）更好的指導(dǎo)和支持，以尋求提高館內(nèi)自存檔案的規(guī)范性和管理的科學(xué)性。如可以利用學(xué)校檔案館（室）的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)來管理圖書館的內(nèi)部檔案，并實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享。

3.5??強(qiáng)化檔案編研工作。檔案編研工作就是檔案部門及其人員根據(jù)館（室）藏檔案和社會(huì)需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上編寫參考資料、匯編檔案文件、編史修志、撰寫論文專著等。它能夠系統(tǒng)地利用檔案來為高校的教育教學(xué)、科學(xué)研究、文化傳承等服務(wù)，對高校圖書館強(qiáng)化檔案管理、提高檔案服務(wù)層次具有重要意義。一方面，我們要進(jìn)一步明確檔案編研工作主要內(nèi)容，如按照規(guī)定編排的匯編材料、檔案文摘以及根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)心編撰的檔案參考資料等。另一方面，要擴(kuò)大編研成果的使用效益。檔案編研成果是經(jīng)過系統(tǒng)的歸納、整理、加工、提升，比較系統(tǒng)，具有很強(qiáng)的實(shí)用性。我們要主動(dòng)地去宣傳、去推廣利用，要采取切實(shí)措施，使全校各部門、單位和廣大師生員工都可共享檔案信息資源。例如，可以把有關(guān)檔案資源目錄、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集等編印成冊，分發(fā)給相關(guān)人員供工作學(xué)習(xí)參考;可以把編研成果放在校園網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享;可以將入館指南、館藏文獻(xiàn)信息資源介紹、優(yōu)秀讀者先進(jìn)事跡材料等匯集起來，舉辦展覽進(jìn)行宣傳。

*本文為基金項(xiàng)目：河南省教育廳人文社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目“高校圖書館科技查新為教學(xué)科研服務(wù)的研究（編號(hào)：2014-gh-580）”資助。

（作者單位：河南中醫(yī)學(xué)院圖書館??來稿日期：2015-04-17）