集成化考勤管理系統設計與開發

□ 濟南 牟香凝

考勤管理系統，通過建立完整的集合職工請假申請、出差申請、打卡考勤的在線申報、管理信息化平臺，實現職工考勤相關信息以集成方式進行關聯，實現信息、流程、用戶、系統統一管理。考勤管理系統為嚴肅企業工作秩序，提高企業工作效率和管理水平，樹立企業形象，起到了良好的提升作用。

一、傳統考勤管理模式的不足之處

傳統考勤管理包括職工考勤統計、病事假、年休假、探親假、婚假、喪假等各種請假管理。職工考勤一直由部門進行管理，每月職工所在部門報送紙介質考勤統計表，上報人力資源部。由于不同部門掌握考勤管理標準不統一，管理過程執行不嚴格，導致職工工作秩序較為松懈，不利于樹立良好的企業形象。職工病事假、年休假等請假需持紙介質請假單，經部門負責人、人力資源部、院分管領導逐級審批，簽批過程長，容易撲空，效率低下，形式落伍。人力資源部根據職工紙介質請假單進行全院職工請假信息匯總，工作量大，效率低。每月進行全員月度考勤匯總時，數據不統一，重復工作較多。職工請假數據分散，統計方式落后，缺乏統一平臺進行查詢，職工請假歷史數據缺失，導致職工請假審批工作缺乏數據支撐，管理效率底下，難以為領導層決策提供有效數據支持。

二、信息系統的開發原則

1.技術成熟性和先進性的結合。系統把先進的管理思想和理念與實際工作相結合，采用網絡和計算機技術領域的主流技術，選用技術成熟的產品。

2.實用性和靈活性。系統具有靈活的可配置性，適應同其它軟件接口的變化，適應精度和有效時限的變化，適應業務流程的變化或改進。

3.可擴展性和可維護性。系統具有良好的兼容性，在未來要易于擴展、修改模塊、增加新的功能以及重組系統。系統建立應遵循易于維護的原則，在設計開發時，充分考慮其維護的難易程度。

4.安全可靠性。系統技術和數據庫設計要保證企業的信息不受損害和系統的穩定運行，特別要關數據保密性，可以采用加密手段。

5.可操作性。在操作方面要界面友好、操作簡單，盡量減少人工處理，錄入數據要實現一次錄入后全系統共用，避免數據重復錄入，查詢數據要方便、快捷。

三、信息系統的設計與開發

1.集成化的考勤系統管理。系統包括職工請假管理系統、出差管理系統、考勤管理系統，并對三個系統進行集成，實現了職工請假、出差等與日常打卡考勤信息的完整流程的一體化管理系統。

2.針對以上的集成化考勤管理全過程分析，根據企業管理需要，設計考勤管理各子系統的功能模塊和實現方式。（1）基礎數據。一是職工請假數據維護。包括職工參加工作時間、加入本單位時間，實現人員信息的增、刪、改、查、批量導入等功能；二是請假時間維護，實現年度內正常工作時間、節、假日休假時間數據的設置及維護功能；三是各級審批權限設置。（2）職工請假系統。涵蓋了病假、事假、婚假、喪假、年休假、探親假、產假、陪產假等各類假期，通過設置各類假期休假時間、休假天數及相應審批人級別，流程完整，界面清晰，方便職工操作，有利于工作效率的提高。同時系統設有休假信息抄送功能，方便相關人員閱知。（3）職工考勤系統。設置G PS自動校時功能，考勤時間自動與北京標準時間校對，保證考勤信息的準確性。考勤系統通過職工考勤卡，設置職工考勤打卡終端設備權限。通過設置職工打卡班次，規定正常考勤時間范圍，進行曠工、遲到、早退、加班信息的判斷。考勤打卡終端采集職工打卡數據，匯總后形成職工考勤數據。（4）出差管理系統。職工填寫出差申請，相關負責人審批后，數據進入考勤系統。出差申請需事前申報，如事前不能及時申報，可事后進行考勤異常補報。（5）考勤數據查詢。考勤一體化系統設在企業內部門戶網站綜合管理平臺上，為部門負責人及考勤管理員開通了部門職工考勤信息查詢、分析功能，為所有職工開通了職工考勤信息自助查詢功能，有助于部門、職工了解相關考勤信息，及時進行考勤信息調整。（6）報表生成功能。考勤管理具有數據匯總和分析功能。針對部門界面及企業界面：實現以部門為統計單位的職工月度考勤統計表、月度加班統計表、帶有具體打卡時間統計表、職工各類請假信息統計表。

四、信息系統的實施效益

1.形象推動。考勤系統實施后，為實現企業考勤管理標準化、嚴格化，對嚴肅工作秩序，規范企業管理，樹立良好的企業形象起到了積極的推動作用。

2.降低成本。考勤系統利用信息化平臺，實現了考勤管理信息化、數字化，由手工操作轉為無紙化辦公，有利于管理成本的降低。

3.提高效率。職工利用網絡管理平臺提交請假申請，各級管理人員利用網絡管理平臺隨時審批，不受工作地點限制，有效提高工作效率。

4.數據支持。考勤系統自動生成職工已經請假信息，為職工再次提出請假申請及各級管理人員審批時提供準確、清晰的數據支持。

5.數據匯總。考勤系統實現考勤數據的自動匯總功能，能夠直接生成考勤報表，涵蓋出勤信息、休假信息、缺勤等異常信息，有效降低管理成本，提高工作效率。

6.數據分析。考勤系統數據分析功能，對企業職工年度加班數據、年度休假數據進行分析，可有效為領導層決策提供數據支持，為協助企業明確經營管理目標、工作戰略的制定提供數據參考和有效支撐。