淺談圖書館期刊簽收工作中的常見問題及對策

王一飛

（內(nèi)蒙古民族大學(xué)圖書館，內(nèi)蒙古 通遼 028000）

淺談圖書館期刊簽收工作中的常見問題及對策

王一飛

（內(nèi)蒙古民族大學(xué)圖書館，內(nèi)蒙古 通遼 028000）

期刊簽收工作是圖書館期刊管理工作的重要內(nèi)容之一。為了進一步改進期刊的簽收乃至整個期刊管理工作，本文以期刊簽收的實際工作為出發(fā)點，從簽刊者角度和期刊本身分別論述了圖書館期刊簽收工作中存在的常見問題，并針對每個問題提出了解決對策,從而更好地促進圖書館期刊資源的有效利用。

期刊；期刊管理；期刊簽收；匯文系統(tǒng)

期刊是定期或不定期的連續(xù)出版物，是圖書館館藏資源的重要組成部分。它因出版周期短、刊載論文速度快、內(nèi)容豐富新穎等獨有的特點，成為高校教學(xué)、科研獲取情報信息的重要文獻基礎(chǔ)。期刊的管理也成為圖書館各項工作中的重要內(nèi)容之一。

1 期刊簽收工作的重要性

一般來說，對期刊的管理要經(jīng)歷從采購征訂，到簽收、上架，以及過刊的下架、裝訂、驗收、典藏等幾個步驟。可見，從期刊到館后，期刊簽收便成為了期刊管理的第一步。

期刊簽收，是對期刊到館情況的最原始記錄，是對期刊進行上架、催缺以及下架、裝訂的前提和基礎(chǔ)，它直接決定了期刊管理工作的順利與否。因此，做好期刊的簽收，是整個期刊管理工作的重中之重。

2 期刊簽收工作常見的問題及對策

筆者所在圖書館利用匯文文獻信息服務(wù)系統(tǒng)Libsys4.5的連續(xù)出版物模塊，對到館期刊進行簽收管理，由固定人員擔(dān)任期刊的簽收工作。一般來說，對于新到館的第一批期刊，首先要進行簽收參數(shù)的設(shè)定。

簽收參數(shù)包括訂購參數(shù)、催缺參數(shù)以及裝訂參數(shù)，如果相應(yīng)的參數(shù)設(shè)定錯誤，就會給期刊的管理工作帶來不必要的麻煩，使以后的簽收、催缺以及裝訂等工作變得復(fù)雜、繁瑣。例如，將月刊錯當(dāng)作雙月刊，設(shè)定每卷期數(shù)為6，那么當(dāng)此刊的第7期到館時，我們就會發(fā)現(xiàn)，在簽收信息中沒有可供簽收的卷期，這個時候就需要我們再重新設(shè)定簽收參數(shù)，或手工新增卷期進行修改后才可以繼續(xù)簽收。為了避免類似問題的發(fā)生，簽刊人員每設(shè)定一本期刊的簽收參數(shù)，都必須認真查閱期刊的相關(guān)基本信息，盡量做到準(zhǔn)確無誤。

但是在實際工作中，期刊本身也會存在一些意想不到的問題，影響簽刊者對期刊基本信息的正確認識和判斷，給期刊的簽收工作帶來困難。在遇到這類問題的情況下，簽刊者若是一味地回避問題，不但不利于問題的解決，更會將期刊的管理工作帶入歧途。相反，我們應(yīng)該接受存在的問題，積極地想辦法解決問題，日益完善我們的期刊簽收乃至整個期刊管理工作。

2.1 刊 名

刊名是我們簽刊時核對期刊信息最直接的依據(jù)，但是期刊在出版發(fā)行的中途發(fā)生更名的情況并不少見，這或多或少會影響簽刊者對期刊信息的判斷。例如，《求醫(yī)問藥》雜志于2014年更名為《當(dāng)代醫(yī)藥論叢》，《文化博覽·看點》雜志從2014年第5期起更名為《明周刊》。一般來說，這類更名刊的原刊名都會在期刊的封面有所標(biāo)注，如上面列舉的《文化博覽·看點》第3、4期的封面都有期刊即將更名的提示，更名后的《明周刊》第5、6、7期又連續(xù)3期在期刊封面標(biāo)注了原刊名，且《當(dāng)代醫(yī)藥論叢》的封面上，原刊名《求醫(yī)問藥》也仍然處于十分醒目的位置。

另外一種情況是，期刊封面的主、副刊名不突出、不醒目導(dǎo)致的簽刊者對刊名的誤解。例如，《時代青年·哲思2.0》雜志，主刊名“時代青年”用半透明的字體印在封面的左上角，而副刊名“哲思2.0”則用大大的紅色字體印在標(biāo)題的位置，因此副刊名過于強化而產(chǎn)生了喧賓奪主的感覺。在這種情況下，我們只要通過查閱期刊目錄頁的相關(guān)信息，就很容易確定期刊的主、副刊名。

此外，我們還可以通過期刊的郵發(fā)代號、刊號等信息對這類刊名信息模糊的期刊進行判斷?？傊?，只要簽刊者稍加留意，就會避免將這類期刊誤判為錯發(fā)刊。

2.2 郵發(fā)代號

郵發(fā)代號是簽刊時對相關(guān)期刊進行查詢的主要依據(jù)，但是期刊郵發(fā)代號的標(biāo)注位置無法統(tǒng)一，許多期刊的郵發(fā)代號標(biāo)注也并不醒目，需要簽刊者認真查找目錄頁才能找到。還有一些期刊存在刊名相同而郵發(fā)代號不同的現(xiàn)象，例如2013年的《格言》雜志，上半月版的郵發(fā)代號為14-229，下半月版的郵發(fā)代號則為14-230，還有《教育理論與實踐》雜志的理論版與學(xué)科版的郵發(fā)代號分別為22-31和22-162。遇到這類期刊，如果單單根據(jù)刊名判斷，很容易將這種同期刊的不同版混為一談，造成錯簽或漏簽的情況。

對此，只要簽刊者以期刊的郵發(fā)代號為依據(jù)，對其進行查詢和簽收，或是仔細查找期刊的基本信息，就可以很好地避免將同刊不同號的期刊相混淆，保證期刊的簽收質(zhì)量。

2.3 期 號

期刊簽收時主要以期號為標(biāo)準(zhǔn)，每次簽收對應(yīng)一個期號。而使用匯文Libsys4.5設(shè)定簽收參數(shù)時，系統(tǒng)默認的期數(shù)排序方式為雙月刊1~6、月刊1~12，以此類推。這時，如果各種期刊期號的排序方式不一致，就會給期刊的簽收帶來一些麻煩。例如，旬刊《醫(yī)藥前沿》期號排序為1A、1B、1C至12A、12B、12C，《知音》上半月版、下半月版和月末版期號排列分別為1、4、7……，2、5、8……和3、6、9……。這樣一來，在期刊簽收列表中就無法找到與期刊封面上相一致的期號。

針對這種情況，我們可以手動修改簽收信息中的期號，使之與期刊的排序方式相一致，但是這種方法比較繁瑣，需要逐條進行修改。另外一種方法，是根據(jù)簽刊者的工作經(jīng)驗和對期刊的了解程度，推算出期刊實際期號在簽收列表中所對應(yīng)的期數(shù)，直接進行簽收。例如《醫(yī)藥前沿》的1A對應(yīng)簽收列表中的期1，1B對應(yīng)簽收列表中的期2，1C對應(yīng)期3，2A則對應(yīng)期4等，以此類推。

2.4 合 刊

期刊在出版發(fā)行的過程中，將某兩期或某幾期合并在一起，這種情況非常常見。例如2014年《科技導(dǎo)報》4~5期、《中國奶?！?~4期、《CAD/CAM與制造業(yè)信息化》1~2期都是兩期合并的合刊。

這類合刊在簽收時如果還是按照常規(guī)的簽收方式對兩期分別進行簽收，則會給年底期刊的下架裝訂工作帶來麻煩，因此我們需要先手工合并卷期信息再進行簽收。具體操作是在簽收列表中同時選中需要合并的兩期，點擊合并卷期將兩期合并為一期，然后對這一期加以簽收。

2.5 非正刊

這里的非正刊指增刊、副刊、索引刊等，并沒有標(biāo)明期數(shù)、無正常出版周期的除正刊以外的刊物，這類刊物在期刊簽收工作中也會經(jīng)常遇見。如2014年《中華骨科雜志》第3期附帶一本副刊，《工程力學(xué)》第6期附帶增刊。

由于這類期刊不是正刊，沒有固定的出版時間，因此在簽收列表中找不到與之相對應(yīng)的簽收信息，需要簽刊者手動添加簽收信息。具體操作方法是，在簽收信息中點擊新增卷期，填寫卷期信息并選擇相應(yīng)的期刊類型，生成新的簽收信息并進行簽收。

2.6 停 刊

期刊在出版發(fā)行的中途，也存在由于某些特殊原因而停止出版發(fā)行的情況。例如，筆者所在圖書館2014年《當(dāng)代醫(yī)藥論叢》第3期簽收后，直到6月底仍然不見第4期，進行了催缺之后，才從郵局送刊人員處了解到此刊已?？?/p>

可見，簽刊者定期對期刊進行催缺，及時了解期刊的缺刊及?？闆r是十分必要的。

2.7 附件資源

附件是隨正刊贈送的包括光盤、別冊、海報、廣告單等在內(nèi)的各種形式的資源，一些附件資源也具有重要的館藏價值。例如，《名作欣賞》會定期隨刊贈送一本別冊，每本別冊介紹一位名家的作品，再有《海外英語》每期也都隨刊贈送一張光盤。

在簽刊過程中，海報、廣告單這類無收藏價值的附件，可以直接清理丟棄，但是對于有價值的附件資源，如光盤、別冊等，就必須全部保留，做進一步的登記處理，并放于特定位置，供讀者檢索和閱覽。

3 做好期刊簽收工作的必要性

期刊簽收工作雖然只是所有期刊管理工作中的一個環(huán)節(jié)，但也是最重要、最基礎(chǔ)的一個環(huán)節(jié)，是做好其他期刊管理工作、確保圖書館期刊資源得到最充分利用的前提。期刊簽收過程中的一時疏忽，就有可能對期刊的催缺造成影響，使年底的下架裝訂工作出現(xiàn)差錯，給圖書館的館藏資源帶來損失。

因此，簽刊者在工作中必須具備高度的責(zé)任感，在保證期刊簽收質(zhì)量的同時，要不斷增強自身業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，提高自身解決問題的能力，把好期刊到館的第一關(guān)，從基礎(chǔ)上改進圖書館的整個期刊管理工作，使圖書館的期刊資源更好地為廣大讀者提供最有價值的信息。

[1]俞以勤,郭旭,閔燕.匯文圖書館集成管理系統(tǒng)在現(xiàn)刊簽到中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代情報,2003(8):132-133.

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[3]胡蓉.期刊簽收工作芻議[J].科技廣場,2009(10):64-65.

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.114

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