O A系統(tǒng)在國企中的應(yīng)用

王慶洲

（遼陽石油化纖公司 信息技術(shù)部，遼寧 遼陽 111003）

O A系統(tǒng)在國企中的應(yīng)用

王慶洲

（遼陽石油化纖公司 信息技術(shù)部，遼寧 遼陽 111003）

21世紀(jì)已經(jīng)邁入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，同時(shí)也是信息化與數(shù)字化革命的時(shí)代，國有企業(yè)要在當(dāng)前這樣一個(gè)日益激烈的競爭環(huán)境中占據(jù)一席之地，不僅要擁有較強(qiáng)的科研生產(chǎn)能力，先進(jìn)的內(nèi)部管理理念，同時(shí)還必須具備信息建設(shè)與應(yīng)用的能力。要增強(qiáng)國有企業(yè)的核心競爭力，其重點(diǎn)在于更新管理層的管理理念，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，其中建設(shè)和應(yīng)用OA系統(tǒng)是提升國企管理水平的有效途徑。

OA系統(tǒng)；國有企業(yè)；應(yīng)用

1 OA系統(tǒng)及其功能

OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)主要是基于數(shù)據(jù)庫、E-mail、遠(yuǎn)程通訊和Internet技術(shù)來實(shí)現(xiàn)國企內(nèi)部業(yè)務(wù)的信息流轉(zhuǎn)、信息資源交流以及信息共享，快速地收發(fā)各種公文資料，接收上級(jí)機(jī)關(guān)文件，組織協(xié)調(diào)OA系統(tǒng)中的不同信息，讓國企管理者和普通職工能夠及時(shí)準(zhǔn)確地獲取相關(guān)信息。OA系統(tǒng)在國企管理工作中的實(shí)際功能主要有下面幾方面：

（1）構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部通信平臺(tái)。為確保企業(yè)內(nèi)部職工信息交流的及時(shí)快捷，OA系統(tǒng)提供了企業(yè)內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)。

（2）構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部信息發(fā)布平臺(tái)。建立一套電子公告類的信息發(fā)布平臺(tái)，讓企業(yè)管理者和廣大職工能夠第一時(shí)間掌握企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

（3）實(shí)現(xiàn)辦公信息數(shù)據(jù)化、電子化。OA系統(tǒng)的應(yīng)用轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式，企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)、報(bào)表傳遞、通知通告都采用了電子起草、傳閱、審批的方式[1]，最終匯入電子檔案庫管理。

（4）實(shí)現(xiàn)流程管理標(biāo)準(zhǔn)化。主要用于日常辦公審批流程的處理，它可通過申請(qǐng)、上報(bào)、審批、發(fā)放等流程動(dòng)作來設(shè)置工作流程并對(duì)其進(jìn)行查詢和監(jiān)管等。

2 OA系統(tǒng)在國企中的應(yīng)用

（1）公文管理。國有企業(yè)在OA系統(tǒng)工作流中實(shí)施公文起草、流轉(zhuǎn)、編輯、簽發(fā)以及登記等操作，有效地實(shí)現(xiàn)了公文管理工作的自動(dòng)化；收文與發(fā)文管理能夠協(xié)同運(yùn)作，促使公文檔案一體化管理模式的形成。

（2）流程管理。利用OA系統(tǒng)來進(jìn)行流程設(shè)置、表單維護(hù)、流程維護(hù)以及角色管理來實(shí)現(xiàn)企業(yè)日常工作過程中的電子化審批處理。

（3）整合管理。OA系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)、人力資源、工作流以及知識(shí)文檔模塊的有機(jī)結(jié)合，提供了出差、借款到報(bào)銷、費(fèi)用合計(jì)的一體化解決方案。應(yīng)用OA系統(tǒng)能夠快速進(jìn)行電子郵件收發(fā)以及個(gè)人信息修改，提供了個(gè)人事務(wù)安排以及出差授權(quán)等實(shí)際功能。

（4）檔案管理。對(duì)文件檔案進(jìn)行登記、打印、統(tǒng)計(jì)、歸檔以及借閱登記等操作。檔案管理功能通常是企業(yè)檔案工作者所使用，其他職工一般使用其檢索查閱功能。

（5）信息發(fā)布。建立企業(yè)內(nèi)部信息發(fā)布平臺(tái)，通過該平臺(tái)，將企業(yè)辦公管理、經(jīng)營活動(dòng)、企業(yè)文化、市場動(dòng)態(tài)等信息及時(shí)傳達(dá)企業(yè)的員工，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息統(tǒng)一化管理。

3 OA系統(tǒng)的管理優(yōu)勢

對(duì)國企高層管理人員來說，OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠使其更加快捷地獲取企業(yè)在實(shí)際管理運(yùn)營中的各類記錄信息，通過過這些記錄信息以及相關(guān)反饋信息進(jìn)行分析，能夠?yàn)楦邔庸芾砣藛T決策提供更加準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。OA系統(tǒng)屬于企業(yè)除實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營管理工作之外的信息管理平臺(tái)，在OA系統(tǒng)中集成了企業(yè)日常管理工作的詳細(xì)信息，這些信息也是國有企業(yè)內(nèi)部管理的真實(shí)記錄，能夠幫助企業(yè)管理者對(duì)過去的經(jīng)營管理工作進(jìn)行分析和總結(jié)，從而不斷提升企業(yè)管理水平。對(duì)國企中層管理人員來說，OA系統(tǒng)屬于完整全面的信息管理系統(tǒng)，它可以幫助中層管理人員更清晰地掌握企業(yè)基層職工的工作情況，在日常的辦公過程中第一時(shí)間掌握具體業(yè)務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度等，另外還能夠在有需求時(shí)作出信息發(fā)布等動(dòng)作，確保信息快速準(zhǔn)確地下達(dá)。通過對(duì)OA系統(tǒng)中辦公與業(yè)務(wù)等不同環(huán)節(jié)的監(jiān)管與分析，企業(yè)中層管理人員能夠獲取到真實(shí)準(zhǔn)確的記錄數(shù)據(jù)，進(jìn)而從中歸納出對(duì)管理工作有價(jià)值的信息，更好地掌控工作進(jìn)度，監(jiān)督執(zhí)行效果，極大地減少發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的可能性，增強(qiáng)管理水平，優(yōu)化管理結(jié)果。

4 OA系統(tǒng)的發(fā)展方向

第一是門戶導(dǎo)向，未來的OA系統(tǒng)更偏向于人性化，注重易用性、開放性、溝通與協(xié)作的快捷性，注重信息來源的整合，注重可擴(kuò)展管理支撐平臺(tái)框架的建設(shè)，讓“系統(tǒng)找人”的理念代替過去“人找系統(tǒng)”的情況；第二是業(yè)務(wù)導(dǎo)向，未來的OA系統(tǒng)強(qiáng)化了和業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系，基于企業(yè)戰(zhàn)略的基礎(chǔ)上，利用類似“門戶”的技術(shù)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，讓ERP、CRM等系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)通過門戶體現(xiàn)在管理支撐系統(tǒng)之內(nèi)，讓業(yè)務(wù)流程和管理流程實(shí)現(xiàn)有機(jī)融合；第三是知識(shí)驅(qū)動(dòng)，將知識(shí)管理作為核心理念，構(gòu)建知識(shí)和角色相互聯(lián)系的通道，讓合適的角色在合理的場景空間內(nèi)獲得相關(guān)知識(shí)，最大限度地發(fā)掘出人的潛能，從而讓企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)與信息真正成為一種引導(dǎo)人的有效工具[2]。

總之，OA系統(tǒng)在國企中的應(yīng)用，能夠讓企業(yè)公文、企業(yè)新聞、企業(yè)生產(chǎn)報(bào)表、管理規(guī)章制度等內(nèi)容直接體現(xiàn)其中，在很大程度上提升了辦公效率，降低了辦公經(jīng)費(fèi)。OA系統(tǒng)在國有企業(yè)中的應(yīng)用還有助于信息的交流與共享，為國有企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展建立了一個(gè)高效的信息平臺(tái)。

[1]傅杰華.辦公OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的實(shí)踐與探索[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014（2）：58.

[2]張穎石.OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2014（2）：12.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.062

F270.7

A

1673-0194（2015）05-0124-02

2014-12-22