淺談如何做好總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理工作

孫艷華

（唐山職業(yè)技術學院 財經系，河北 唐山 063000）

淺談如何做好總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理工作

孫艷華

（唐山職業(yè)技術學院 財經系，河北 唐山 063000）

本文結合高職高專學生特點和用友財務軟件的實際操作情況，從如何進行總賬系統(tǒng)日常業(yè)務處理工作、日常業(yè)務處理工作中出現(xiàn)的問題及解決辦法等方面進行探討，以便提高學生分析問題和解決問題的能力，為學生可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。

總賬系統(tǒng)；日常業(yè)務處理；解決辦法

總賬系統(tǒng)日常業(yè)務處理工作是會計電算化工作的核心，它直接關系到整個會計電算化系統(tǒng)會計數(shù)據輸出的準確與完整。因此，我們必須做好這項工作。

1 總賬系統(tǒng)日常業(yè)務處理工作的程序和步驟

總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理工作主要包括：填制憑證、審核憑證、記賬。

1.1 填制憑證

記賬憑證是登記賬簿的依據，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據源。在實現(xiàn)運用計算機進行賬務處理后，電子賬簿的準確與完整完全依賴于記賬憑證，因而必須確保準確完整地輸入記賬憑證。

（1）增加憑證。記賬憑證一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、科目、借貸方向和金額等。憑證正文部分是填制憑證的重要環(huán)節(jié)，應根據具體經濟業(yè)務內容，正確填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。

（2）修改憑證。記賬憑證的錯誤必然影響系統(tǒng)的核算結果，因此必須對錯誤憑證進行修改。

（3）作廢及刪除憑證。日常操作過程中若遇到非法憑證需要作廢時，可以使用“作廢/恢復”功能，將這些憑證作廢，再通過“整理憑證”功能將其刪除。

1.2 審核憑證

審核憑證包括出納簽字、主管簽字和審核憑證3個方面。

（1）出納簽字。為加強企業(yè)現(xiàn)金收入與支出的管理，出納人員要通過“出納簽字”功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金或銀行科目的憑證進行檢查核對。

（2）主管簽字。為了加強對會計人員制單的管理，填制的憑證應經主管簽字后才能記賬。

（3）審核憑證。審核人員可直接根據原始憑證，對屏幕上顯示的記賬憑證進行審核，對正確的記賬憑證發(fā)出簽字命令，計算機在憑證上填入審核人的名字。

1.3 記賬

記賬憑證經出納簽字及審核無誤后，即可登記總賬、明細賬、日記賬及往來賬等賬簿。

2 出現(xiàn)的問題及解決辦法

高職高專學生雖然對會計電算化課程有濃厚的學習興趣，對問題的理解能力和分析能力較強，但由于會計知識和計算機有關知識掌握得不夠牢固，經常遇到操作方面的問題，對此筆者提出了以下解決方法。

2.1 填制憑證過程中出現(xiàn)的問題及解決辦法

（1）填制記賬憑證時，填制月初日期系統(tǒng)顯示“日期不能超前建賬日期”。原因是系統(tǒng)啟用日期沒有設為啟用會計期間的1日，應該將系統(tǒng)啟用日期設為啟用會計期間的1日。

（2）填制記賬憑證時，填制憑證日期后系統(tǒng)顯示“日期不能滯后系統(tǒng)日期”。原因是系統(tǒng)日期不是當前日期，雙擊屏幕右下角的系統(tǒng)日期，按照正確的日期更正即可。

（3）填制憑證過程中，錄入“庫存商品”“主營業(yè)務收入”等具有數(shù)量核算的明細科目金額時，系統(tǒng)提示“借方金額和貸方金額不能同時為0或不為0”。原因是錄入具有數(shù)量核算的明細科目金額時，錄入數(shù)量和單價后系統(tǒng)會自動計算金額，如果方向不對，按空格鍵換方向。而不能刪除金額再在正確的方向處輸入金額。

2.2 審核憑證過程中出現(xiàn)的問題及解決辦法

（1）出納簽字時，系統(tǒng)提示“沒有符合條件的憑證”。出現(xiàn)這個問題有兩種情況：一是沒有指定科目；二是沒有涉及現(xiàn)金或銀行存款的會計科目，不用出納簽字。如果是沒有指定科目，到“會計科目”窗口打開“編輯”菜單下的“指定科目”子菜單，將“庫存現(xiàn)金”科目指定為“現(xiàn)金科目”，將“銀行存款”科目指定為“銀行科目”。

（2）審核憑證時，系統(tǒng)出現(xiàn)“制單人與審核人不能同為一人！”。這種情況需要重新注冊，更換為另一個具有審核權限的操作員進行審核即可。

2.3 記賬過程中出現(xiàn)的問題及解決辦法

（1）單擊了“記賬”選項，但不能記賬。有以下幾種情況：①期初余額試算不平衡。②上月未結賬。③未審核、未經出納簽字的憑證不能記賬。

（2）記賬后不能直接修改憑證。這是因為已做“記賬”“審核”“主管簽字”“出納簽字”的憑證，是不能直接修改的，必須取消記賬、審核、主管簽字、出納簽字后才能交由制單人進行修改。具體解決辦法：更正錯賬是正常記賬順序的逆序，即：取消記賬→取消審核→取消主管簽字→取消出納簽字→制單人修改憑證。具體操作步驟如下：

①取消記賬。先用賬套主管注冊，進入總賬系統(tǒng)，打開“期末——對賬”界面，按下“Ctrl+H”復合鍵，松手后出現(xiàn)“恢復記賬前狀態(tài)功能被激活”對話框，單擊“確定”按鈕，關閉對賬界面。再雙擊“憑證——恢復記賬前狀態(tài)”菜單，根據情況選擇“月初狀態(tài)”或“最近一次狀態(tài)”選項，單擊“確定”按鈕，輸入主管口令，單擊“確定”按鈕。即取消“記賬”簽字。②取消審核簽字。用審核人重新注冊，進入“審核憑證”界面，單擊“取消”按鈕，即取消了審核簽字。③取消主管簽字。用賬套主管重新注冊，進入“主管簽字”界面，單擊“取消”按鈕，即取消了主管簽字。④取消出納簽字。用出納重新注冊，進入“出納簽字”界面，單擊“取消”按鈕，即取消了出納簽字。⑤制單人修改憑證。用制單人重新注冊，進入“填制憑證”界面，直接修改憑證，修改完畢單擊“保存”按鈕。若要刪除憑證，單擊“制單——作廢/恢復”按鈕，先蓋上“作廢”戳記，再單擊“制單——整理憑證”按鈕，按提示進行操作，即刪除了憑證。

總之，為了保證會計電算化系統(tǒng)會計數(shù)據的準確與完整，必須做好總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理工作。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.047

F232

A

1673-0194（2015）05-0087-02

2014-12-21

孫艷華（1964-），女，唐山職業(yè)技術學院財經系教授，主要研究方向：會計電算化。