當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境及改善建議

余文

（四川省自貢市婦幼保健院,四川 自貢 643000）

當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境及改善建議

余文

（四川省自貢市婦幼保健院,四川 自貢 643000）

作為記錄醫(yī)院經(jīng)濟(jì)情況的最佳方式，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案在醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理工作中起到了關(guān)鍵性的作用。但就目前的情況來看，由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的記錄過程當(dāng)中不斷出現(xiàn)了一些新的問題。本文首先簡(jiǎn)要地介紹了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的重要作用，其次系統(tǒng)的闡述了當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境并提出了一些改善的建議。

醫(yī)院；財(cái)務(wù)檔案；管理；困境；改善

在我國(guó)科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，醫(yī)院各方面工作也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。隨著醫(yī)院各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展，所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也越來越多，傳統(tǒng)的“紙張”式財(cái)務(wù)檔案管理逐漸被淘汰，財(cái)務(wù)檔案的管理工作進(jìn)入到了一個(gè)信息化的時(shí)代（計(jì)算機(jī)應(yīng)用）。但是，隨著財(cái)務(wù)檔案管理工作的不斷改革，相應(yīng)也出現(xiàn)了一系列問題，我們必須切實(shí)地解決好這些問題，才能夠真正地保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量。

1 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的重要作用

首先，它是檔案管理的立身之本。由于檔案是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的主要對(duì)象，因此只有做好了財(cái)務(wù)檔案管理工作，才能讓財(cái)務(wù)管理走上更加寬闊的發(fā)展之路。其次，它是醫(yī)院的成長(zhǎng)日記。醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案能夠真實(shí)地記載醫(yī)院從成立到現(xiàn)在的成長(zhǎng)過程，能夠?qū)⒁慌忠慌鷥?yōu)秀的醫(yī)務(wù)工作者的勞動(dòng)成果記錄下來。我們不難看出，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理工作就是圍繞著整個(gè)醫(yī)院為核心來進(jìn)行的，它的發(fā)展不但為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供了必要的服務(wù)，也為整個(gè)醫(yī)院的成長(zhǎng)起到了關(guān)鍵性的作用。

2 當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境

2.1 信息收集不規(guī)范，難以實(shí)現(xiàn)綜合利用

就當(dāng)前的情況來看，我國(guó)很多醫(yī)院在財(cái)務(wù)檔案的收集環(huán)節(jié)中并沒有建立起一套相對(duì)便捷、相對(duì)規(guī)范的手段。在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，應(yīng)該根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的不同性質(zhì)來由不同職能的部門進(jìn)行收集管理。但是，目前很多醫(yī)院在財(cái)務(wù)檔案的收集上并不規(guī)范，具體表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：①一部分財(cái)務(wù)檔案存在著收集不全的現(xiàn)象，有的部門并沒有嚴(yán)格的按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行移交；②很多醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門在日常的工作中并沒有對(duì)收集的財(cái)務(wù)檔案認(rèn)真仔細(xì)地進(jìn)行鑒別、細(xì)化，將所有內(nèi)容都進(jìn)行了歸檔，而歸檔之后又不進(jìn)行篩選、分類。同時(shí)，所收集的檔案內(nèi)容在價(jià)值性上極為混淆，這導(dǎo)致使用者根本無法正確判斷和選擇，極大地削減了檔案的利用價(jià)值[1]。這些現(xiàn)象必然會(huì)影響整個(gè)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 管理制度不健全

目前，很多醫(yī)院由于財(cái)務(wù)檔案管理的制度還不夠健全，導(dǎo)致檔案收集率較低，且信息共享性也得不到充分的發(fā)揮。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院都具有比較健全的管理制度，各級(jí)人員之間的權(quán)責(zé)也非常的明確。但是，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作而言，還缺乏必要的管理制度。考核、職責(zé)等制度都處于一種混亂的狀況。在這樣的環(huán)境下，那些具有較高價(jià)值的財(cái)務(wù)資料與文件就會(huì)因?yàn)闆]有得到及時(shí)的收集而出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，同時(shí)財(cái)務(wù)檔案本身應(yīng)有的共享性也得不到充分的體現(xiàn)，這就致使其不能夠真正地服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作。

2.3 缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員

目前，很多醫(yī)院在對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理的過程中并沒有有組織的專業(yè)人員。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院從事財(cái)務(wù)檔案管理工作的人員基本都是醫(yī)院的會(huì)計(jì)人員，或者是一些從臨床一線退下來的護(hù)理人員。這些人員顯然不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并不能較好地完成財(cái)務(wù)檔案的整理、存放工作，不符合檔案管理工作的基本要求。另外，由于處在如今這個(gè)信息化的時(shí)代，財(cái)務(wù)檔案的管理工作已經(jīng)發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化，財(cái)務(wù)檔案管理工作中的若干環(huán)節(jié)都會(huì)利用到計(jì)算機(jī)來開展，而這些人員嚴(yán)重地缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，很難較好地利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案的管理，這嚴(yán)重地阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的改善意見

3.1 檔案收集必須規(guī)范化

要想真正地讓財(cái)務(wù)檔案管理工作得到有效的加強(qiáng)，做好財(cái)務(wù)檔案的收集工作必然是前提基礎(chǔ)。因此，我們必須將醫(yī)院的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)當(dāng)作是主線來展開醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的收集工作。同時(shí)，各個(gè)崗位的財(cái)務(wù)人員必須明確自身的管理責(zé)任與內(nèi)容。制定出科學(xué)有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價(jià)值的核算資料、會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄等進(jìn)行全面地收集并裝訂成冊(cè)、立卷編號(hào)。在這其中盡量避免缺少與遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。另外，在整理立卷的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)缺少了資料，作為管理人員，應(yīng)該第一時(shí)間向相關(guān)當(dāng)事人追回或者是采取一些必要的措施來進(jìn)行補(bǔ)救。只有這樣，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的收集工作才能夠得到規(guī)范化的開展。

3.2 建立完善的管理制度

管理制度的建立與完善是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作能否有序進(jìn)行的必要前提。因此，在日常的財(cái)務(wù)檔案管理工作中，我們必須讓相應(yīng)的管理人員有章可循，以此來減少將檔案隨處丟放的現(xiàn)象。在建立管理制度時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合自身的實(shí)際情況來制定。只有在這樣的環(huán)境下，每一位管理人員在工作中才能夠有法可依，才能夠明確每一個(gè)管理人員的權(quán)利與職責(zé)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的目標(biāo)才能夠得到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。

3.3 強(qiáng)化培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

作為財(cái)務(wù)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對(duì)于財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的熟練程度將直接影響到整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。因此，應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員的相關(guān)培訓(xùn)。首先，加強(qiáng)檔案管理、操作技能方面的培訓(xùn)，使其對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、操作技能等能夠熟練地掌握。其次，定期或不定期地進(jìn)行監(jiān)督、考核、評(píng)比等工作，并且讓財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化內(nèi)容納入到醫(yī)院的日常管理工作當(dāng)中，從而讓整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量得到實(shí)質(zhì)性的提高。

3.4 加強(qiáng)硬件建設(shè)

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)逐漸地由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)展到了如今的電子檔案、磁介質(zhì)檔案等。但是，在應(yīng)用過程中我們發(fā)現(xiàn)，電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)很容易被修改，因此我們必須加強(qiáng)電子系統(tǒng)的安全保密措施。首先，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)的授權(quán)與審批制度，建立起會(huì)計(jì)軟件多用戶、分權(quán)限的管理手段。其次，應(yīng)該及時(shí)地對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、維護(hù)，以此來防范病毒侵害、惡意修改的現(xiàn)象，讓信息損失、失真的問題得到改善。再次，應(yīng)該充分利用磁盤、光盤、微縮交卷等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿，并且對(duì)這些存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行科學(xué)有效的編號(hào)，通過時(shí)間與內(nèi)容的標(biāo)注來進(jìn)行分門別類的管理，從而讓儲(chǔ)存的空間得到充分的壓縮，致使儲(chǔ)存的成本得到減少[2]。通過加強(qiáng)硬件建設(shè)，切實(shí)地保障整個(gè)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)行、資產(chǎn)的安全完整。

4 結(jié)語

總之，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，財(cái)務(wù)檔案的管理工作發(fā)揮著極其重要的作用。因此，醫(yī)院必須正視如今財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問題與漏洞，并積極地尋找，通過科學(xué)有效的措施來進(jìn)行改善。只有這樣，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平才能夠得到實(shí)質(zhì)性的提高。

[1]迪力努爾·吐爾遜.淺談醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境及措施[J].東方企業(yè)文化，2014（3）:302.

[2]黃美姣.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].科技信息，2010（16）:349.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.031

R197.32

A

1673-0194（2015）05-0061-02

2014-12-22