企業檔案管理系統的研究

梁振文

摘 要：隨著計算機和網絡技術的飛速發展，企業檔案管理工作從過去以紙質檔案為核心向檔案管理系統轉變，運用檔案管理系統逐步演變成企業提高檔案工作效率的重要手段。首先描述企業檔案管理系統需具備系統管理、業務管理、資料檢索和系統對接功能；其次闡述檔案管理系統“一庫三平臺”的架構方式，包括數據資源庫、數據采集交換平臺、檔案業務管理平臺和檔案信息服務平臺，并對數據庫和各平臺的作用進行描述；最后介紹了實現檔案管理系統所需的計算機技術，對典型模塊的實現方法進行了詳細說明；最后對檔案管理系統的重要性和意義進行總結。

關鍵詞：檔案管理系統 數據資源庫 數據錄入 資料檢索

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）12（c）-0186-02

隨著企業的運營和發展，紙質檔案逐年增加，面臨著增加存儲空間和查找困難的問題。此外檔案實體的保存對庫房環境有一定要求，若保存不當或發生火災、地震等非人為災害，將會給企業帶來無法挽回的損失。隨著辦公自動化系統的應用，檔案管理系統隨之出現，使檔案信息的保存方式發生了質的改變，大大降低檔案存儲和維護難度，具有易檢索、維護成本低和使用便利等優勢，大大提高檔案工作效率和水平。

1 檔案管理系統功能

檔案管理系統是企業用來高效處理檔案的工具，通過在檔案管理系統中嵌入企業工作流程，可以建立起業務檔案的數據庫，實現對各種檔案的數字化管理和便捷、高效利用，需具備以下功能。

1.1 系統管理

系統管理模塊主要是保障系統的穩定運行和維護檔案的信息安全。企業檔案管理系統的用戶眾多且工作和職責不同，為保障檔案安全和有效利用，必須進行用戶權限設定。普通用戶僅可進行文檔查閱和下載；審批用戶可查閱檔案并對普通用戶的申請進行審批；檔案管理員負責檔案業務工作，鑒定檔案是否規范并進行歸檔、修改檔案條目、檔案銷毀等；系統管理員對整個系統進行維護，可設定用戶權限和進行下載監控、日志查詢等。

1.2 業務管理

管理檔案業務是企業檔案管理系統最基本也是最重要的功能，可進行檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、利用和銷毀。兼職檔案員可對未提交的文檔進行編輯整理，檔案管理員對已歸檔的文檔或其他業務系統傳送的檔案進行統一管理。此外，可按年、月統計個人、部門推送文檔數據和檔案借閱瀏覽數量，并可以柱狀圖的方式顯示。

1.3 資料檢索

為便于用戶快捷、高效的檢索到檔案資料，應可進行數據檢索、全文檢索和OCR檢索。數據檢索為根據檔案屬性或文件屬性進行檢索，其中檔案屬性為：檔案題目、內容描述、關鍵詞等；文件屬性為：文檔類、音頻類、視頻類等。全文檢索主要為用戶對所需檔案的關鍵字進行檢索，同時支持全文索引、整字段索引、增量索引、擴展索引和標引索引等。OCR檢索是雙層文檔掃描檢索，第一層為用戶可看到的掃描PDF文件，第二層為OCR檢索的文件，將掃描中識別的文字以WORD文件存儲，便于快速檢索出所需的信息。

1.4 系統對接

為便于企業內部數據的共享和充分利用，最大程度發揮檔案管理系統的作用，檔案管理系統應能與業務系統對接，如：OA、財務管控系統等。通過設計通用接口，實現業務系統與檔案管理系統數據共享傳輸，檔案管理系統既可采集業務系統數據，又可向業務系統提供有效的歸檔數據。

2 檔案管理系統設計

根據檔案管理標準規范和業務的需求，將檔案管理系統設計為“一庫三平臺”的結構，即，數據資源庫、數據采集交換平臺、檔案業務管理平臺和檔案信息服務平臺。數據資源庫是基礎，三大平臺系統是核心，包含檔案業務所需的全部功能。

2.1 數據資源庫

數據資源庫為業務管理平臺提供基礎支撐和服務，由數據庫、格式轉換系統、元數據管理系統、信息包封裝系統、工作流系統、多媒體服務系統、數字簽名系統和安全管理系統等組成。

2.2 數據采集交換平臺

滿足檔案業務“收”的要求，支持其他業務系統和數據轉換中心的數據請求。

2.3 檔案業務管理平臺

根據檔案工作中“存、管”不分家的特點，滿足不同用戶對檔案業務“管、存”的要求，實現檔案接收、分類編目、編研利用、鑒定銷毀和統計整個業務周期的全過程管理。

2.4 檔案信息服務平臺

滿足檔案業務“用”的要求，通過多種檢索方式快速檢索檔案目錄，并對通過的借閱請求，提供全文查閱或下載服務。

3 檔案管理系統實現

檔案管理系統一般選用Windows作為服務器操作系統，基于J2EE多層應用模型將系統劃分多層，使用Oracle作為數據庫，采用JAVA、JSP等編程技術進行開發，以下介紹典型模塊的實現。

3.1 登錄模塊實現

檔案管理系統登錄模塊的設計原則是：登錄用戶名和密碼驗證成功后可查詢相應權限范圍的檔案，操作日志記錄用戶登錄信息和查詢信息。登錄程序驗證用戶的合法身份，通過string userID將用戶的登錄名保存到數據庫，通過查詢用戶權限數據庫來判斷當前用戶是否是合法的用戶。

3.2 數據錄入實現

用戶成功登錄系統后發出數據錄入請求，根據系統彈出的錄入對話框填寫有關內容并提交，頁面上顯示輸入的檔案信息，確認無誤后提交至數據庫。錄入方式有表格和分頁兩種，表格方式：在表格界面中，列標題為字段的名稱，行代表記錄；分頁方式：窗口僅顯示一條記錄，翻頁可切換至不同記錄。

3.3 檢索查詢實現

通過查詢檔案元數據，實現模糊檢索、全文檢索和高級檢索功能，符合查找條件的檔案以頁面、列表、縮略圖或圖標等方式顯示。

3.4 借閱管理實現

結合借閱實際情況，借閱管理流程有三類：檔案實體歸還流程、電子/實體檔案的借閱登記和管理流程、檔案實體催還流程。具有權限的用戶就擬借閱的文件發起借閱申請，經系統流程設計的有關人員審批同意后，檔案管理員授予申請人查閱、下載權限。檔案管理系統自動記錄借閱信息并到期提醒、催還。

4 結語

檔案管理系統是計算機時代檔案工作的創新。運用先進、成熟的數據庫、網絡技術、web服務技術、高性能的架構平臺和高效的編程語言，開發出界面友好、操作簡單、運行穩定、安全保密的系統，實現檔案管理工作的現代化與自動化。此外，檔案管理系統為檔案工作人員和用戶提供更加高效的交互平臺，有助于檔案信息的高效利用和有益共享。

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