人事檔案在人事管理中的重要性

閆蘭梅

河北軌道運(yùn)輸職業(yè)技術(shù)學(xué)院

人事檔案在人事管理中的重要性

閆蘭梅

河北軌道運(yùn)輸職業(yè)技術(shù)學(xué)院

本文圍繞人事檔案在人事管理中的重要性展開論述，首先對(duì)人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值做了解讀，之后對(duì)人事檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行剖析，最后以加強(qiáng)人事檔案工作的主要措施結(jié)尾。條析縷陳，細(xì)致入微，提出了一些個(gè)人淺見。

人事檔案；人事管理；社會(huì)價(jià)值；職工檔案

人事檔案和一個(gè)人的生活和工作息息相關(guān)，極其重要。它是一個(gè)人的人生軌跡，是一個(gè)人的歷史記錄；它認(rèn)定一個(gè)人的身份、功績(jī)、婚姻狀況，涉及到政審手續(xù)、職稱申報(bào)調(diào)整工資養(yǎng)老保險(xiǎn)等多方面的具體事務(wù)。下面逐做例舉。

一、人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值

人事檔案的社會(huì)價(jià)值巨大，在我國(guó)人事管理制度中頗具特點(diǎn)，它不僅僅具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，還具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。無論什么情況，只要進(jìn)行人事管理活動(dòng)，就會(huì)形成相關(guān)的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會(huì)價(jià)值。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，信息已成為重要的社會(huì)資源，信息的收集和利用也是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的社會(huì)工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。市場(chǎng)人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、我國(guó)人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案是對(duì)一個(gè)職工的個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績(jī)的原始記錄，是職工享受各種社會(huì)待遇的憑據(jù)以及解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù)。它關(guān)系到職工的切身利益。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和社會(huì)的發(fā)展，原有的企事業(yè)人事檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)的需求，在工作中遇到了很多問題。

1.人事檔案管理政出多門。

現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)制時(shí)期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢(shì)。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動(dòng)的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個(gè)別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

2.部分企事業(yè)的職工檔案存在著客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差的問題。

沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出。職工檔案中記載的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營(yíng)企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用，不給新招用的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。

3.檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，特別是檔案管理人員素質(zhì)急需提高。

檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子里。

三、加強(qiáng)人事檔案工作的主要措施

建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來，將國(guó)有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新收回來，歸政府所有。

1.嚴(yán)肅檔案管理。

當(dāng)年人事檔案是極為神圣的，單是“檔案”這個(gè)詞匯就有著極大的威懾力，記得小的時(shí)候，老師就經(jīng)常嚇唬我們說，如果表現(xiàn)不好，你的劣跡會(huì)記入檔案。而到了今天，人事檔案管理卻出現(xiàn)了混亂，如有“工齡越來越早，年齡越來越小，文憑越來越高，資格越來越老”等現(xiàn)象，檔案中甚至還出現(xiàn)了假身份、假學(xué)歷，極大地破壞了檔案的嚴(yán)肅性。為此，人事檔案管理要以制度化、規(guī)范化為基礎(chǔ)，提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量，為人事工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)。

2.改善人事檔案管理設(shè)施，提高檔案管理人員素質(zhì)。

現(xiàn)階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護(hù)還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，對(duì)所需的設(shè)施都提出了更高的要求。現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)手段是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。

人事檔案管理部門要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，改善檔案管理設(shè)施和設(shè)備。首先是要建立堅(jiān)固的防火、防潮專用庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)配置鐵質(zhì)的檔案柜、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器等設(shè)備，定期對(duì)庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的設(shè)施和安全措施進(jìn)行檢查。其次是根據(jù)單位資金實(shí)力，合理配置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)，用新的人事工作知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)人事檔案管理的新要求；同時(shí)教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)。

綜上所述，人事檔案可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄。是組織、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。對(duì)于我們每一個(gè)人來說，都十分重要，我們一定要重視它。